L'administration convoque les représentants de l'administration et les représentants du personnel titulaires de la commission administrative mixte concernée, huit jours calendaires au moins avant la date de la séance.
L'acte portant convocation fixe l'ordre du jour de la séance. Il indique également la date, l'heure et le lieu de la réunion.
L'acte portant convocation peut être adressé par voie électronique.
Tout représentant titulaire qui ne peut pas répondre à la convocation en informe immédiatement l'administration qui convoque alors le représentant du personnel suppléant.
Lorsque la commission administrative mixte est appelée à examiner la situation d'un représentant du personnel élu au titre de ladite commission, ce dernier ne peut ni y participer ni y siéger.
L'administration informe, par tout moyen, les représentants du personnel suppléants non convoqués, de la tenue de chaque réunion de la commission administrative mixte.
L'information des représentants du personnel suppléants prévue à l'alinéa précédent comporte l'indication de l'ordre du jour, de la date, de l'heure, du lieu de la réunion. Elle est accompagnée de tous les documents communiqués aux membres de la commission administrative mixte convoqués pour siéger avec voix délibérative.
Les représentants du personnel suppléants, lorsqu'ils ne remplacent pas un représentant titulaire, peuvent assister à la réunion sans toutefois pouvoir prendre part aux débats. Ils informent de leur présence l'administration quarante-huit heures au moins avant la date de la réunion.
Les experts mentionnés à l'article 26 du décret du 3 avril 2015 susvisé sont convoqués quarante-huit heures au moins avant la tenue de la réunion de la commission administrative mixte.
Ils n'assistent qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles ils ont été convoqués. Ils ne peuvent prendre la parole que sur invitation du président.
Après avoir vérifié que le quorum défini à l'article 26 du décret du 3 avril 2015 susvisé est réuni, le président de la commission administrative mixte ouvre la séance en rappelant les points inscrits à l'ordre du jour et en désignant le secrétaire de séance.
Le secrétariat est assuré par un fonctionnaire ou un agent contractuel du service de gestion des ressources humaines.
Les séances des commissions administratives mixtes ne sont pas publiques.
Le président de la commission administrative mixte dirige les débats et fait procéder aux votes.
Dans le cadre des questions inscrites à son ordre du jour, la commission administrative mixte vote non seulement sur les propositions formulées par l'administration mais aussi sur les propositions émanant d'un ou plusieurs représentants du personnel ayant voix délibérative.
En cas de partage des voix, l'avis de la commission administrative mixte sera réputé avoir été donné ou la proposition avoir été formulée. Le président n'a pas voix prépondérante.
Le secrétaire de séance est garant de la régularité des débats et des votes. Il intervient à ce titre, en tant que de besoin.
Le procès-verbal de chaque réunion de la commission administrative mixte est établi par l'administration. Il comprend, pour chaque point inscrit à l'ordre du jour, le compte rendu des débats ainsi que la répartition des votes à l'exclusion de toute indication nominative.
Il est soumis à la signature de la personne ayant présidé la réunion, après accord du ou des représentants du personnel ayant participé à la réunion avec voix délibérative, dans le délai de quinze jours ouvrés après la date de transmission du projet de procès-verbal.
Si aucun accord n'est donné au terme de ce délai, le procès-verbal est soumis en l'état au président de la commission et l'absence d'accord est consignée au procès-verbal.
I. - En cas d'urgence ou de circonstances particulières, et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président de la commission peut décider qu'une réunion sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve qu'il soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que :
1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;
2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats. Sous réserve de l'accord exprès du fonctionnaire concerné, la tenue d'une commission en matière disciplinaire peut être exceptionnellement autorisée selon les modalités prévues aux alinéas précédents et dans le respect des dispositions applicables à la procédure disciplinaire des fonctionnaires et agents contractuels de la direction générale de la sécurité extérieure ;
3° Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le secret du vote est garanti par tout moyen.
II. - En cas d'impossibilité de tenir ces réunions selon les modalités fixées au I, à l'exception des commissions qui se réunissent en matière disciplinaire, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent répondre dans le délai prévu pour la réunion.
III. - Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats et échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission sont précisées en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.
Source : Légifrance (DILA), Licence Ouverte / Open Licence 2.0.
