공공기록물 관리에 관한 법률 시행령

• 법령번호: 대통령령 제35506호
• 공포일: 2025년 5월 19일
• 조문 수: 97

제1조 목적

제1조(목적) 이 영은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조 정의

제2조(정의) 이 영에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 삭제

2. "전자기록물"이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.

2의2. "처리과"란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제4호에 따른 처리과(이 영 제3조 각 호의 기관의 경우에는 이에 준하는 부서를 말한다)를 말한다.

3. "비치기록물"이란 카드ㆍ도면ㆍ대장 등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리과에서 계속 비치ㆍ활용해야 할 필요성이 있는 기록물로서 제31조제2항에 따라 지정된 기록물을 말한다.

4. "기록물철"이란 단위과제의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.

5. "정부기능분류체계"라 함은 정부가 수행하는 기능을 범정부적으로 표준화한 기능분류체계와 각 부처의 과제관리를 위한 목적별 분류체계로 구성된 분류체계를 말한다.

6. "단위과제"라 함은 정부기능분류체계의 소기능(小機能)을 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별로 세분한 업무를 말한다.

7. "전자기록생산시스템"이라 함은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템(제3조 각 호의 기관에서 사용하는 이에 준하는 정보시스템을 포함한다. 이하 같다)을 말한다.

8. "기록관리시스템"이라 함은 기록관 또는 특수기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

9. "영구기록관리시스템"이란 영구기록물관리기관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

10. "웹기록물"이란 공공기관에서 운영ㆍ활용하는 웹사이트ㆍ블로그ㆍ소셜네트워크서비스(SNS) 등 웹을 기반으로 생산된 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보를 말한다.

11. "행정정보 데이터세트"란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

12. "기록관리 메타데이터"란 기록물의 내용, 맥락, 구조 및 기록물관리 이력과 관련된 사항을 기술하는 데이터를 말한다.

13. "장기보존패키지"란 다음 각 목의 자료를 함께 묶은 것을 말한다.

가. 전자기록물

나. 기록관리 메타데이터

다. 보존포맷(기록물 보존을 위한 파일형식을 말한다. 이하 같다)

라. 행정전자서명(행정전자서명이 아닌 전자서명을 사용하는 기관의 경우에는 전자서명을 말한다. 이하 같다) 등 진본확인 정보

마. 그 밖에 전자기록물 관리에 필요하다고 중앙기록물관리기관의 장이 인정하는 정보

제3조 공공기관의 범위

제3조(공공기관의 범위) 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제3조제1호에서 "대통령령으로 정하는 기관" 이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기관을 말한다.

1. 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 기관

2. 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단

3. 「지방자치단체 출자ㆍ출연 기관의 운영에 관한 법률」 제2조제1항에 따른 출자ㆍ출연기관 중 해당 지방자치단체의 조례로 정하는 기관

4. 특별법에 의하여 설립한 법인(다만, 「지방문화원진흥법」에 의한 문화원 및 특별법에 의하여 설립된 조합ㆍ협회를 제외한다)

5. 「유아교육법」, 「초ㆍ중등교육법」 및 「고등교육법」, 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교

제4조 기록물 관리의 원칙

제4조(기록물 관리의 원칙)

①기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性)ㆍ무결성(無缺性)ㆍ신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 영이 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 하며, 「산업표준화법」 제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다.

②공공기관 및 기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

③공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 또는 영구기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물 전자화계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

④ 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물 관리를 위해 기록물 생산ㆍ관리의 전 과정에 걸쳐 발생한 기록관리 메타데이터를 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템을 통해 생산ㆍ관리해야 한다.

제5조 전자기록물의 보안관리

제5조(전자기록물의 보안관리) 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 「전자정부법」 제56조제3항에 따라 국가정보원장이 안전성을 확인한 보안조치를 취하여 전자기록물의 생산ㆍ이관ㆍ보존 및 폐기 등 기록물관리 과정에서 전자기록물을 안전하게 관리하여야 하며, 국가정보원장은 그 이행여부를 확인할 수 있다.

제6조 중앙기록물관리기관

제6조(중앙기록물관리기관)

①법 제9조제1항에 따른 중앙기록물관리기관은 국가기록원으로 한다.

②중앙기록물관리기관의 장은 다음 각 호의 업무를 수행하기 위하여 법 제9조제3항에 따른 중간 관리시설을 설치ㆍ운영할 수 있다.

1. 공공기관으로부터 이관받은 기록물중 보존기간이 30년 이하인 기록물의 관리

2. 폐지기관으로부터 이관받은 기록물중 보존기간이 30년 이하인 기록물의 관리

③ 중앙기록물관리기관의 장은 국가적으로 보존할 가치가 있는 기록물의 관리를 강화하고 기록의 관리에 관한 국제 교류 및 협력을 증진하기 위하여 국내외 기록물의 보존 및 복원을 지원할 수 있다.

제7조 헌법기관 기록물의 위탁관리

제7조(헌법기관 기록물의 위탁관리)

①국회ㆍ대법원ㆍ헌법재판소ㆍ중앙선거관리위원회가 법 제10조제1항에 따른 영구기록물관리기관을 설치하지 아니한 경우에는 보존기간이 30년 이상인 기록물을 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 중앙기록물관리기관에 위탁하여 관리하여야 한다.

②중앙기록물관리기관은 기록물의 공개ㆍ활용, 보존처리, 보존비용 등 기록물의 위탁관리에 필요한 사항을 위탁기관과 협의하여 정할 수 있다.

제8조 지방기록물관리기관 미설치기관의 기록물 이관

제8조(지방기록물관리기관 미설치기관의 기록물 이관) 특별시ㆍ광역시ㆍ도교육감 또는 특별자치도교육감, 시장ㆍ군수ㆍ구청장(자치구의 구청장을 말한다)이 지방기록물관리기관을 설치하지 아니한 경우에는 법 제11조제2항 후단 및 제3항 후단에 따라 보존기간이 30년 이상인 기록물을 보존기간의 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 관할 특별시ㆍ광역시ㆍ도 또는 특별자치도(이하 "시ㆍ도"라 한다) 지방기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

제9조 지방기록물관리기관의 공동설치

제9조(지방기록물관리기관의 공동설치)

①법 제11조제5항에 따른 지방기록물관리기관의 공동설치는 시ㆍ도 또는 시ㆍ군ㆍ구(지방자치단체인 구를 말한다) 단위로 한다. 이 경우 지방기록물관리기관은 「지방자치법」 제176조에 따라 설립된 지방자치단체조합으로 보며, 같은 법 제177조부터 제181조까지의 규정을 적용한다.

②제1항에 따라 지방자치단체가 지방기록물관리기관을 공동으로 설치ㆍ운영하고자 하는 경우에는 중앙기록물관리기관과 다음 각 호의 사항에 대하여 협의하여야 한다.

1. 설치 위치 및 시설ㆍ장비

2. 조직 구성 및 직원의 선임 방법

3. 설치 및 운영에 필요한 예산 확보 방안

4. 그 밖에 지방기록물관리기관의 공동 설치ㆍ운영에 필요한 사항

③중앙기록물관리기관의 장은 지방기록물관리기관의 공동 설치ㆍ운영과 관련하여 필요한 사항을 지방자치단체에 요청할 수 있으며, 지방자치단체는 특별한 사정이 없는 한 이에 따라야 한다.

제10조 기록관의 설치

제10조(기록관의 설치)

①법 제13조제1항 본문에서 "대통령령으로 정하는 공공기관"이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관으로서 그 기관 및 소속 기관의 연간 기록물 생산량이 1천권 이상이거나 보존대상 기록물이 5천권 이상인 공공기관을 말한다. 다만, 제6호에 해당하는 공공기관(「제주특별자치도 설치 및 국제자유도시 조성을 위한 특별법」 제10조제2항에 따른 행정시는 제외한다)이 법 제11조제3항에 따라 영구기록물관리기관을 설치ㆍ운영하는 경우(공동 설치한 경우는 제외한다)에는 기록관을 따로 두지 않고 그 영구기록물관리기관이 기록관의 업무를 수행한다.

1. 감사원, 국가인권위원회 및 중앙행정기관(대통령 소속 기관과 국무총리 소속 기관을 포함한다)

2. 삭제

3. 삭제

4. 삭제

5. 시ㆍ도

6. 시ㆍ군ㆍ구(지방자치단체인 구를 말한다) 및 「제주특별자치도 설치 및 국제자유도시 조성을 위한 특별법」 제10조제2항에 따라 제주자치도에 두는 행정시

7. 시ㆍ도 교육청 및 「지방교육자치에 관한 법률」 제34조에 따른 교육지원청

8. 국방부장관이 정하는 직할 군 기관

9. 육군ㆍ해군ㆍ공군본부 및 육군ㆍ해군ㆍ공군 참모총장이 정하는 군 기관

10. 제3조제1호부터 제4호까지의 기관

11. 「고등교육법」 제2조에 따른 학교 중 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 학교

가. 국가가 설립ㆍ경영하거나 국가가 국립대학 법인으로 설립하는 국립학교

나. 학교법인이 설립ㆍ경영하는 사립학교

12. 그 밖에 영구기록물관리기관의 장이 기록관 설치가 필요하다고 인정되어 지정한 공공기관

② 제1항에 따른 기록관의 설치ㆍ운영 대상이 아닌 공공기관은 해당 공공기관의 장이 지정하는 부서에서 기록관의 업무를 수행한다. 이 경우 공공기관의 장은 필요하면 관할 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받아 기록관을 설치할 수 있다.

③제1항에 따라 기록관을 설치ㆍ운영하여야 하는 공공기관이 법 제14조제1항에 따라 특수기록관을 설치ㆍ운영하는 경우에는 기록관을 따로 두지 아니하고 그 특수기록관이 기록관의 업무를 수행한다.

④ 제1항 각 호 외의 부분 본문에 따른 공공기관은 필요하면 2개 이상의 기록관을 설치ㆍ운영할 수 있다.

⑤ 제1항제7호에 따라 기록관을 설치한 공공기관은 기록관의 효율적인 운영을 위해 필요한 경우 관할 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받아 관할 지역 내에서 기록관을 통합하여 운영할 수 있다.

⑥ 제2항에도 불구하고 제3조제5호에 따른 학교 중 「유아교육법」, 「초ㆍ중등교육법」 및 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교는 다음 각 호의 구분에 따라 기록관의 업무를 수행한다.

1. 「유아교육법」 및 「초ㆍ중등교육법」에 따라 설립된 학교

가. 국립학교: 관할 중앙행정기관의 기록관(대학ㆍ교육대학부설학교의 경우에는 소속 대학ㆍ교육대학의 기록관을 말한다)

나. 공ㆍ사립학교: 관할 교육청 또는 교육지원청의 기록관

2. 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 학교: 중앙기록물관리기관의 장이 지정하는 기관의 기록관

⑦ 영구기록물관리기관의 장은 관할 공공기관이 기록관을 새로 설치하거나 변경하는 경우에는 이를 매년 관보(지방기록물관리기관의 경우에는 공보를 말한다) 또는 영구기록물관리기관의 인터넷 홈페이지 등 정보통신망에 고시해야 한다.

제11조 특수기록관의 설치

제11조(특수기록관의 설치)

① 법 제14조제1항에 따른 특수기록관은 통일부, 외교부, 국방부 및 국방부장관이 정하는 직할 군 기관, 고위공직자범죄수사처, 대검찰청ㆍ고등검찰청ㆍ지방검찰청, 방위사업청, 경찰청 및 시ㆍ도경찰청, 해양경찰청 및 지방해양경찰청, 국가정보원, 육군ㆍ해군ㆍ공군본부 및 육군ㆍ해군ㆍ공군 참모총장이 정하는 군 기관에 각각 설치할 수 있다.

② 제1항에 따라 특수기록관을 설치하려는 공공기관의 장은 특수기록관의 설치 목적, 관리대상 기록물 현황, 시설ㆍ장비 및 전문인력의 배치 등을 포함한 운영계획을 작성하여 중앙기록물관리기관의 장에게 협의를 요청해야 한다.

③ 제2항에 따른 요청을 받은 중앙기록물관리기관의 장은 운영계획의 적정성을 검토하고, 협의를 요청한 공공기관의 장에게 검토 결과를 통보해야 한다.

제12조 국가기록관리위원회 운영

제12조(국가기록관리위원회 운영)

①법 제15조에 따른 국가기록관리위원회(이하 "국가기록관리위원회"라 한다)의 위원장(이하 "위원장"이라 한다)은 위원회의 업무를 총괄하며 회의의 의장이 된다.

② 국가기록관리위원회의 부위원장은 위원장을 보좌하고, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 그 직무를 대행한다.

③ 법 제15조제2항제1호부터 제4호까지의 위원이 부득이한 사유로 회의에 참석하지 못할 때에는 해당 위원이 지정하는 공무원이 대리로 출석하여 그 직무를 대행할 수 있다.

④국가기록관리위원회의 회의는 분기별로 개최한다. 다만, 위원장이 필요하다고 인정하는 때에는 임시회를 소집할 수 있다.

⑤국가기록관리위원회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

⑥위원장은 회의 운영에 필요하다고 인정하는 때에는 법 제15조제1항 각 호의 사항을 심의하기 위하여 관련 공공기관 및 기록물관리기관에 관련 자료의 제출을 요청할 수 있다.

⑦중앙기록물관리기관의 장은 국가기록관리위원회의 위촉위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

⑧그 밖에 국가기록관리위원회의 운영에 관하여 필요한 사항은 국가기록관리위원회의 의결을 거쳐 위원장이 정한다.

제13조 전문위원회의 구성ㆍ운영

제13조(전문위원회의 구성ㆍ운영)

①법 제15조제1항 각 호의 사항을 전문적으로 조사ㆍ심의하기 위하여 법 제15조제8항에 따라 해당 분야별로 전문위원회를 구성ㆍ운영한다.

②전문위원회는 전문위원회의 위원장(이하 "전문위원회위원장"이라 한다) 1명을 포함하여 15명 이내의 위원으로 구성하며, 공무원이 아닌 위원의 임기는 3년으로 한다.

③전문위원회위원장은 국가기록관리위원회의 위원 중에서 위원장이 임명하며, 전문위원회를 주관한다.

④위원은 소관 분야 전문가 및 관계기관 공무원 중 중앙기록물관리기관의 장의 추천으로 위원장이 임명 또는 위촉한다.

⑤회의는 위원장 또는 전문위원회위원장이 필요하다고 인정할 경우 개최하며, 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

⑥전문위원회위원장은 개최된 회의 결과를 국가기록관리위원회에 보고하여야 한다.

제14조 특별위원회의 구성ㆍ운영

제14조(특별위원회의 구성ㆍ운영)

①법 제15조제8항에 따라 특별위원회는 여러 개의 전문위원회 소관과 관련되거나 특별한 사안에 대하여 심의가 필요할 경우 국가기록관리위원회의 의결로 구성ㆍ운영한다.

②제1항에 따른 특별위원회의 운영기간 및 기간연장은 국가기록관리위원회의 의결로 정한다.

③특별위원회의 위원은 특별위원회의 위원장(이하 "특별위원회위원장"이라 한다) 1명을 포함하여 9명 이내의 위원으로 하고, 국가기록관리위원회 및 전문위원회 위원 중에서 위원장이 선임한다.

④ 특별위원회위원장은 특별위원회의 위원 중에서 위원장이 임명하며, 특별위원회를 주관한다.

⑤특별위원회는 활동기간이 종료되기 전까지 결과보고서를 국가기록관리위원회에 제출하여야 한다.

제15조 국가기록관리위원회 등의 운영지원

제15조(국가기록관리위원회 등의 운영지원) 중앙기록물관리기관의 장은 국가기록관리위원회, 전문위원회 및 특별위원회(이하 이 조에서 "위원회등"이라 한다)를 효율적으로 운영하기 위하여 다음 각 호의 사항을 지원하여야 한다.

1. 위원회등의 운영에 필요한 예산, 인력, 사무에 관한 사항

2. 위원회등의 회의 준비, 안건작성에 관한 사항

3. 위원회등의 기능과 관련된 조사 및 연구에 관한 사항

4. 그 밖에 위원회등의 업무지원과 관련하여 위원장이 요청하는 사항

제16조 기록화 및 기록관리 대상

제16조(기록화 및 기록관리 대상) 공공기관은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

제17조 조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산

제17조(조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산)

①공공기관은 법 제17조제1항에 따라 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산ㆍ관리해야 한다.

1. 법령의 제정 또는 개정 관련 사항

2. 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경

3. 「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항

4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등

5. 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업

6. 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항

②제1항에 따라 생산ㆍ관리하는 기록물에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.

1. 조사ㆍ연구 또는 검토 배경

2. 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명

3. 기관장 또는 관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견

4. 관련 현황과 검토 내용

5. 각종 대안과 조치 의견

6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

제18조 회의록의 작성ㆍ관리

제18조(회의록의 작성ㆍ관리)

①법 제17조제2항에 따라 공공기관이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.

1. 대통령이 참석하는 회의

2. 국무총리가 참석하는 회의

3. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의

4. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의

5. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

6. 지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률」 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의

7. 제3조제1호부터 제4호까지의 기관의 장 및 같은 조 제5호 중 「고등교육법」에 따라 설립된 학교의 장이 참석하는 회의

8. 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의

9. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

②제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리해야 한다. 이 경우 제1항제1호부터 제3호까지, 제5호 또는 제6호에 해당하는 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의(이하 "지정회의"라 한다)는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산해야 하며, 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산해야 한다.

③제2항에 따라 속기록 또는 녹음기록(녹취록을 포함한다)을 생산한 공공기관은 법 제17조제2항에 따라 그 기록물의 전부 또는 일부를 보존기간의 기산일부터 10년을 초과하지 아니하는 범위 내에서 공개하지 아니할 수 있다. 다만, 제1항제1호에 해당하는 경우에는 보존기간의 기산일부터 15년을 초과하지 아니하는 범위 내에서 공개하지 아니할 수 있다.

④회의록(제2항 후단에 따른 회의의 경우에는 속기록 또는 녹음기록을 포함한다)은 그 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관이 작성하여야 하며, 주관기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 대상 회의의 참석자 중 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 공공기관을 정하고, 해당 공공기관이 작성하도록 한다.

⑤ 영구기록물관리기관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 지정회의의 지정을 해제할 수 있다.

1. 지정회의가 폐지된 경우

2. 지정회의가 제1항제1호부터 제3호까지, 제5호 또는 제6호에 해당하지 않게 된 경우

3. 더 이상 속기록 및 녹음기록을 생산할 필요가 없다고 인정되는 경우

⑥ 영구기록물관리기관의 장은 제2항에 따라 지정회의를 지정하거나 제5항에 따라 지정회의의 지정을 해제하는 경우에는 해당 회의의 명칭, 소관부서, 지정 사유 또는 해제 사유 등을 관보(지방기록물관리기관의 경우에는 공보를 말한다) 또는 인터넷 홈페이지 등 정보통신망에 공고해야 한다.

제19조 시청각기록물의 생산

제19조(시청각기록물의 생산)

①법 제17조제3항에 따라 공공기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전ㆍ시행 과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.

1. 대통령ㆍ국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체의 장, 교육감, 교육장, 제3조제1호부터 제4호까지의 기관의 장 및 같은 조 제5호 중 「고등교육법」에 따라 설립된 학교의 장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진

2. 외국의 원수ㆍ수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항

3. 국가 및 지방자치단체의 주요 행사

4. 국제기구 또는 외국과의 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서ㆍ교류 등의 추진과 관련된 주요 활동

5. 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업

6. 대규모의 토목ㆍ건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항

7. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

8. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정하는 사항

9. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

10. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

11. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

② 공공기관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대해서는 동영상기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 촬영 개요 및 시간별 촬영 세부사항 등을 포함한 설명문을 별도로 작성하여야 한다.

1. 제1항제1호 중 대통령 취임식

2. 제1항제3호 중 「국가장법」에 따른 장의행사(葬儀行事)와 국가적 차원에서 추진이 필요하다고 인정되어 특별법으로 정한 국제행사 또는 체육행사

3. 제1항제4호 중 다수의 외국 국가원수 또는 행정수반이 참석하는 국제회의

4. 제1항제5호 중 공공기관의 장과 중앙기록물관리기관의 장이 협의하여 정한 대규모 사업ㆍ공사

5. 그 밖에 동영상기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제20조 기록물의 등록

제20조(기록물의 등록)

①공공기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제11호에 따른 업무관리시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 해당 업무관리시스템으로 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다.

②공공기관은 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다.

③제1항에 따른 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리과 기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다. 다만, 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관이 생산ㆍ접수하는 기록물의 등록번호 표기방식과 구성은 그 기관의 장이 정한다.

④공공기관은 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.

제21조 공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리

제21조(공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리)

①법 제18조에 따라 공공기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 기록물을 등록하여 관리하여야 한다.

1. 대통령ㆍ국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장, 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 메모ㆍ일정표ㆍ방문객명단 및 대화록

2. 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항과 관련된 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용을 수정하기 위하여 재작성된 경우에는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서

3. 그 밖에 영구기록물관리기관의 장이 정하는 기록물

②제1항에 따른 기록물의 등록은 그 기록물을 생산한 공공기관에서 전자기록생산시스템으로 등록하여야 하며, 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템으로 등록할 수 있다.

제22조 기록물의 분류

제22조(기록물의 분류) 법 제18조에 따라 공공기관은 제25조에 따른 기록관리기준표에 따라 처리과별ㆍ단위과제별로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 한다.

제23조 편철 및 관리

제23조(편철 및 관리)

①법 제18조에 따라 공공기관은 업무수행과정이 반영되도록 단위과제의 범위 안에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며, 처리과의 장은 단위과제별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철ㆍ관리되게 하여야 한다.

②공공기관이 제1항에 따라 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철의 분류번호 중 기록물철 식별번호 다음에 괄호를 하고 괄호 안에 권 호수를 기입한다.

③기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 처리과 기관코드, 단위과제 식별번호 및 기록물철 식별번호로 구성한다.

④공공기관은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 행정안전부령이 정하는 방식에 따라 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다.

제24조 기록물의 정리

제24조(기록물의 정리)

①법 제18조에 따라 공공기관은 매년 2월말까지 전년도에 생산 또는 접수를 완결한 기록물에 대하여 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 해야 한다.

②제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제20조제1항 및 제23조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여야 한다.

제25조 기록관리기준표 등

제25조(기록관리기준표 등)

①법 제19조제1항에 따라 공공기관은 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성ㆍ운영하여야 하며, 기록관리기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록관리기준표는 제2조제8호에 따른 기록관리시스템으로 생성ㆍ관리하여야 한다.

②제1항에 따른 기록관리기준표는 행정안전부장관이 정하는 정부기능분류체계의 단위과제별로 작성하는 것을 원칙으로 하되, 공개여부 및 접근권한 등은 공공기관별로 달리 정할 수 있다. 다만, 공공기관의 장은 정부기능분류체계를 적용할 수 없는 경우 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 기능분류방식을 사용할 수 있다.

③단위과제별 보존기간은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 보존기간 준칙에 따라 공공기관에서 정하여 시행하되, 행정안전부령으로 정하는 절차에 따라 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 확정한다. 다만, 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 행정안전부령으로 정한 기관을 제외하고는 그 공공기관의 장이 정하여 시행한다.

④제3항에 따른 협의과정에서 영구기록물관리기관의 장이 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 판단하여 단위과제별 보존기간의 변경을 요구한 경우에는 그 공공기관의 장은 이를 반영하여 기록관리기준표의 해당 사항을 수정하여야 한다.

⑤공공기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 단위과제별 보존기간 등을 관보(지방자치단체의 경우에는 공보를 말한다) 또는 그 기관의 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다. 다만, 국가정보원장은 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 국가정보원의 고시범위를 달리 정할 수 있다.

⑥ 제1항부터 제5항까지의 규정에도 불구하고 공공기관의 장은 행정정보 데이터세트에 대해서는 관할 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표는 관리기관정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다.

제26조 보존기간

제26조(보존기간)

①기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다. 다만, 수사ㆍ재판ㆍ정보ㆍ보안 관련 기록물은 소관 중앙행정기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 보존기간의 구분 및 그 책정기준을 달리 정할 수 있다.

②기록물의 보존기간은 단위과제별로 책정한다. 다만, 영구기록물관리기관의 장은 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 인정되는 단위과제에 대하여는 보존기간을 직접 정할 수 있다.

③보존기간의 기산일은 단위과제별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위과제의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

제27조 공개여부의 구분관리

제27조(공개여부의 구분관리) 기록물은 건 단위로 공개여부를 구분하고 제20조제1항에 따른 기록물 등록정보로 관리되도록 하여야 한다.

제28조 접근권한 관리

제28조(접근권한 관리)

①법 제19조제1항에 따라 공공기관은 생산ㆍ접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립ㆍ시행하여야 한다.

②접근권한은 기록물 및 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로 구분하여 접근범위를 설정하여야 한다.

③공공기관 및 기록물관리기관의 장은 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템에서 생산ㆍ보존하고 있는 기록물에 대한 접근ㆍ접근시도에 관한 사항, 이력정보 등을 관리하여야 한다. 이 경우 접근이력, 처리상황 등의 관리정보는 해당 시스템으로 자동 생성되도록 하여야 하며, 임의로 수정ㆍ삭제할 수 없어야 한다.

제29조 보존방법

제29조(보존방법)

①기록물관리기관이 보존중인 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물은 다음 각 호의 어느 하나의 방법으로 보존하여야 하며, 기록물의 보존방법별 구분기준은 별표 2와 같다.

1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법

2. 원본을 그대로 보존하는 방법

3. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법

② 제1항제3호의 방법으로 기록물을 보존하려는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 보존매체에 수록해야 한다.

1. 전자매체(기록물관리 관련 정보시스템 또는 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 구동되거나 해당 시스템 또는 장치에 연결되는 저장장치를 말한다. 이하 같다)

2. 마이크로필름

③기록물관리기관의 장은 보존가치가 매우 높은 전자기록물에 대하여는 마이크로필름 등 맨눈으로 식별이 가능한 보존매체에 수록하여 관리해야 한다.

④ 제2항에 따른 보존매체의 종류ㆍ규격 및 전자매체의 수록 기준ㆍ절차는 행정안전부령으로 정한다.

제30조 보존장소

제30조(보존장소)

①보존기간이 30년 미만인 기록물은 보존기간 종료 시까지 관할 기록관 또는 특수기록관에서 보존한다.

②보존기간이 30년 이상인 기록물은 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 기록관 또는 특수기록관에서 보존할 수 있다.

1. 영구기록물관리기관의 장이 사료적 가치가 높지 아니하다고 지정한 기록물

2. 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관의 기록물. 다만, 국가적 보존가치가 높아 관할 영구기록물관리기관의 장이 수집ㆍ보존이 필요하다고 인정하여 지정한 기록물을 제외한다.

③공공기관이 보존중인 기록물이 제2항제1호에 해당하여 그 기관의 기록관 또는 특수기록관에서 계속 관리하고자 하는 경우에는 관할 영구기록물관리기관과 협의하여야 한다.

제31조 비치기록물의 지정 등

제31조(비치기록물의 지정 등)

① 공공기관의 장은 소관 기록물을 비치기록물로 비치ㆍ활용하려는 경우에는 관할 영구기록물관리기관의 장에게 해당 기록물의 활용도 등을 바탕으로 지정의 필요성을 밝혀 비치기록물의 지정 신청을 해야 한다.

② 제1항에 따른 신청을 받은 영구기록물관리기관의 장은 지정의 필요성이 있다고 판단되는 경우 5년의 범위에서 비치기간을 정하여 비치기록물로 지정할 수 있다.

③ 공공기관의 장은 제2항에 따라 지정된 비치기록물의 비치기간을 연장하려는 경우에는 비치기간이 끝나기 60일 전까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 해당 비치기록물의 활용실적 등을 첨부하여 비치기간의 연장 신청을 해야 한다.

④ 제3항에 따른 연장 신청을 받은 영구기록물관리기관의 장은 연장의 필요성이 있다고 판단되는 경우 비치기간을 직전 비치기간의 범위에서 연장할 수 있다.

⑤ 제2항에 따라 비치기록물을 지정하거나 제4항에 따라 비치기록물의 비치기간을 연장한 영구기록물관리기관의 장은 비치기록물을 지정한 날 또는 비치기록물의 비치기간을 연장한 날부터 10일 이내에 비치기록물의 지정 사실 또는 비치기간 연장 사실을 인터넷 홈페이지 등 정보통신망에 게시해야 한다.

⑥비치기록물을 보유하고 있는 처리과의 장은 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 기록관 또는 특수기록관으로 이관해야 한다.

⑦기록관 또는 특수기록관의 장은 제6항에 따라 인수한 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 기록물로서 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음 연도 중으로 영구기록물관리기관으로 이관해야 한다.

⑧제7항에도 불구하고 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관의 기록물은 그 공공기관에서 보존한다. 다만, 영구기록물관리기관이 국가적 보존가치가 높아 수집ㆍ보존이 필요하다고 지정한 기록물은 관할 영구기록물관리기관으로 이관해야 한다.

제31조의2 관리권한만을 이전하는 방법으로 이관할 수 있는 전자기록물

제31조의2(관리권한만을 이전하는 방법으로 이관할 수 있는 전자기록물) 법 제19조제4항에서 "대통령령으로 정하는 기록물"이란 다음 각 호의 기록물을 말한다.

1. 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템 간에 공유되는 저장 공간에 저장된 전자기록물

2. 행정정보 데이터세트

제32조 기록물의 이관

제32조(기록물의 이관)

① 법 제19조제2항에 따라 공공기관은 매 1년 단위로 전년도에 생산ㆍ접수된 기록물을 처리과에서 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관해야 한다. 다만, 전자기록물이 아닌 기록물은 처리과에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 이관할 수 있다.

②제1항에 불구하고 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 제10조제1항제10호 및 제11호에 의해 기록관을 설치하여야 하는 공공기관을 제외하고는 해당 공공기관의 장이 지정한 부서로 기록물을 이관한다.

③제1항 및 제2항에 불구하고 기록관 또는 특수기록관이 설치되지 아니하거나 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다.

④공공기관이 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수(檢收)하고, 오류가 없는 기록물에 대하여 행정전자서명을 포함하는 등 진본확인 절차를 거쳐 이관해야 한다. 이 경우 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 장이 정한다.

⑤공공기관이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 행정안전부령이 정하는 바에 따라 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

제33조 처리과의 기록물생산현황 통보

제33조(처리과의 기록물생산현황 통보) 법 제19조제7항에 따라 공공기관은 매년 5월 31일까지 관할 기록관 또는 특수기록관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보해야 한다. 이 경우 기록물 생산현황의 통보는 관할 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 제20조제1항 및 제23조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다.

제34조 전자기록생산시스템의 등록정보 관리

제34조(전자기록생산시스템의 등록정보 관리) 전자기록생산시스템은 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ분류정보에 대한 검색ㆍ활용 기능을 제공하여야 하며, 제32조 및 제33조에 따른 기록물 이관 및 생산현황 보고시 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 목록 및 전자기록물 파일에 대한 전송정보 파일 생성 및 전송 기능을 갖추어야 한다.

제34조의2 전자기록생산시스템의 구축ㆍ개선 시 사전협의 등

제34조의2(전자기록생산시스템의 구축ㆍ개선 시 사전협의 등)

① 중앙행정기관(대통령 소속 기관과 국무총리 소속 기관을 포함한다. 이하 같다)과 그 소속 기관, 지방자치단체(이하 이 조에서 "행정기관"이라 한다)의 장은 전자기록생산시스템을 구축하거나 전자기록생산시스템의 기록물관리 기능을 개선하려는 때에는 미리 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여야 한다.

② 중앙기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 행정기관의 장이 협의를 요청한 전자기록생산시스템의 구축 또는 기능개선에 대하여 법 제20조제1항 각 호에 따른 기록물관리 사항 등을 검토하여 행정기관의 장에게 통보하여야 한다. 이 경우 행정기관의 장은 중앙기록물관리기관의 장의 검토 결과를 반영하여야 한다.

③ 중앙기록물관리기관의 장은 행정기관이 운영하는 전자기록생산시스템의 기록물관리 기능 등을 점검하고, 전자기록생산시스템을 보완할 필요가 있다고 판단되는 경우 행정기관의 장에게 시정을 요구할 수 있다. 이 경우 시정 요구를 받은 행정기관의 장은 특별한 사유가 없으면 시정 요구에 따라야 한다.

제34조의3 행정정보 데이터세트의 관리

제34조의3(행정정보 데이터세트의 관리)

① 공공기관의 장은 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리해야 한다.

② 행정정보 데이터세트의 관리대상 선정, 보존방법 등 행정정보 데이터세트의 관리를 위해 필요한 사항은 공공기관의 장이 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 정한다.

제35조 처리과 기록물 인수

제35조(처리과 기록물 인수)

①기록관 또는 특수기록관은 그 공공기관 및 소속기관의 이관 대상 기록물을 인수ㆍ관리하여야 한다.

②기록관 또는 특수기록관이 전자기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 그 전자기록물의 진본확인 절차를 거쳐야 하며, 메타데이터(metadata) 오류, 전자파일 오류 등 품질검사를 실시해야 한다. 다만, 제31조의2제1호에 따른 전자기록물은 진본확인 절차 및 품질검사를 생략할 수 있다.

③기록관 또는 특수기록관이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거쳐야 한다.

④기록관 또는 특수기록관의 장은 제2항 또는 제3항에 따른 기록물의 진본확인 절차, 품질검사 및 검수절차 과정에서 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 이관을 요청한 처리과로 즉시 통보해야 하며, 해당 처리과는 미비사항 또는 오류사항을 수정ㆍ보완한 후에 재이관해야 한다.

⑤기록관 또는 특수기록관의 장은 인수절차 종료시 그 결과를 해당 처리과에 통보하여야 하며, 그 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다.

⑥ 처리과의 장은 제5항에 따라 전자기록물의 인수완료 결과를 통보받은 경우에는 그 전자기록물(법 제19조제4항에 따라 관리권한만을 이전하는 방법으로 이관한 전자기록물은 제외한다)을 삭제하거나 파기해야 하며, 삭제한 전자기록물을 복구해서는 안 된다.

⑦ 처리과의 장은 제6항에도 불구하고 업무상 참고할 필요가 있는 전자기록물의 경우에는 그 전자기록물이 사본임을 확인할 수 있도록 조치한 후 이를 삭제하거나 파기하지 않고 활용할 수 있다.

⑧제1항부터 제7항까지의 규정에도 불구하고 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 기록물의 인수 및 검수 절차를 따로 정하여 시행할 수 있다.

제36조 기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존

제36조(기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존)

①기록관 또는 특수기록관의 장은 필요한 경우에는 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인 전자기록물을 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 보존포맷으로 변환하여 관리할 수 있다.

② 기록관 또는 특수기록관의 장은 보존기간이 30년 이상인 전자기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하여 이를 보존기간의 기산일부터 10년 이상 보존하게 되는 경우에는 11년이 경과하기 전에 진본확인 절차를 거쳐 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 장기보존패키지로 변환하여 관리해야 한다.

1. 법 제19조제5항에 따라 특수기록관이 소관 비공개 기록물의 이관시기를 연장하는 경우

2. 법 제19조제6항에 따라 국가정보원장이 소관 비공개 기록물의 이관시기를 연장하거나 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 따로 정하는 경우

3. 제30조제2항 각 호 외의 부분 단서에 따라 기록관 또는 특수기록관에서 보존하는 경우

4. 제40조제1항 단서에 따라 관할 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받아 기록물 이관을 연기하는 경우

③ 삭제

④전자기록물을 저장하는 설비ㆍ장비 등의 종류 및 규격은 행정안전부령으로 정한다.

⑤기록관 또는 특수기록관의 장은 전자기록물을 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 저장하여야 하며, 승인받지 아니한 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립ㆍ시행하여야 한다.

⑥기록관 또는 특수기록관의 장은 전자기록물의 손실을 방지하기 위하여 백업(backup)과 복원 기능을 구비하여야 한다.

⑦제1항 내지 제6항의 규정에도 불구하고 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 전자기록물의 보존 방식을 달리 정할 수 있다. 이 경우 당해 공공기관의 장은 전자기록물의 진본성ㆍ이용가능성이 보장될 수 있는 조치를 취하여야 한다.

제36조의2 전자기록물 기술정보의 관리

제36조의2(전자기록물 기술정보의 관리)

① 공공기관의 장은 법 제20조의2제1항에 따라 법 제20조제1항제6호에 따른 전자기록물 기술정보로서 전자기록물의 생산포맷 확장자, 소프트웨어명 등의 기술정보를 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 관리해야 한다.

② 제1항에 따라 관리하는 전자기록물의 기술정보를 중앙기록물관리기관에 제출하는 시기 및 방법 등에 대해서는 중앙기록물관리기관의 장이 공공기관의 장과 협의하여 정한다.

제37조 기록관 및 특수기록관의 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리

제37조(기록관 및 특수기록관의 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리) 기록관 또는 특수기록관의 장은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리 및 기록정보서비스 확대를 위한 전자화 계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.

제38조 기록관 및 특수기록관의 서고관리

제38조(기록관 및 특수기록관의 서고관리)

①법 제30조에 따라 기록관 또는 특수기록관의 장은 기록물을 안전하게 보존관리하기 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획 수립ㆍ시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

②기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 기록관 또는 특수기록관의 장이 정한다.

③기록관 또는 특수기록관의 장은 보존중인 기록물에 대하여 행정안전부령이 정하는 주기에 따라 정수점검(整數點檢)과 상태검사를 실시하여야 한다. 이 경우 기록물의 상태검사 기준은 별표 3과 같다.

제39조 기록관 및 특수기록관의 기록물 보존매체 수록

제39조(기록관 및 특수기록관의 기록물 보존매체 수록)

① 기록관 또는 특수기록관의 장은 보존 중인 기록물(제30조제2항 본문에 따라 보존장소가 영구기록물관리기관인 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하기 전에 기록관 또는 특수기록관에서 보존하고 있는 경우는 제외한다)을 보존매체에 수록하려는 경우에는 제29조(같은 조 제1항제2호의 경우는 제외한다)의 방법에 따라야 한다.

②제1항에 따라 기록물을 수록하는 보존매체의 종류와 규격은 행정안전부령으로 정한다.

③기록관 및 특수기록관이 기록물을 보존매체에 수록하여 관리하는 경우에는 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 기록관 및 특수기록관은 보존매체별로 관리번호를 부여하여야 한다.

제40조 기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 이관

제40조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 이관)

①법 제19조에 따라 기록관 또는 특수기록관의 장은 보존기간 30년 이상의 기록물을 보존기간의 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 관할 영구기록물관리기관이 제시한 일정에 따라 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 일정기간 동안 이관을 연기하고자 하는 경우에는 이관예정일 1개월 전까지 관할 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받아야 한다.

②제1항에 불구하고 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관의 기록물은 그 공공기관에서 보존한다. 다만, 국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 지정한 기록물의 경우에는 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

③기록관 또는 특수기록관의 장은 제1항에 따라 전자기록물을 이관하려는 경우에는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 이관 포맷, 방식, 데이터 규격 등에 따라 진본성ㆍ무결성ㆍ신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 이관 대상 기록물을 검수하고 오류가 없는 전자기록물에 대하여 행정전자서명을 포함하는 등 진본확인 절차를 거쳐 이관해야 한다. 다만, 제31조의2제1호에 따른 전자기록물은 검수 및 진본확인 절차를 생략할 수 있다.

④제1항에 따라 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하고자 하는 경우에는 행정안전부령이 정하는 바에 따라 기록물을 보존상자에 넣어 이관목록과 함께 이관하여야 한다.

제41조 특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관시기 연장

제41조(특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관시기 연장)

①법 제19조제5항 및 제6항에 따라 특수기록관의 장이 소관 비공개기록물의 이관시기를 연장하려는 경우에는 이관연장기간, 사유 등을 중앙기록물관리기관의 장에게 통보해야 한다.

②법 제19조제5항 및 제6항에 따라 특수기록관에서 보존중인 비공개 기록물이 법 제35조제2항에 따라 공개기록물로 변경되는 경우에는 특수기록관의 장은 공개기록물로 변경된 날부터 3개월 이내에 중앙기록물관리기관의 장에게 대상목록을 통보해야 하며, 그 기록물은 중앙기록물관리기관의 장이 지정한 날짜에 이관해야 한다.

③법 제19조제5항에 따라 특수기록관의 장이 보존기간 기산일부터 30년 경과 후에 이관시기를 연장하려는 경우에는 이관예정연도 6개월 전까지 대상기록물, 연장시기 및 구체적 연장 사유를 기재하고, 연장사유에 대한 증명자료를 첨부하여 중앙기록물관리기관의 장에게 이관시기 연장을 요청해야 한다.

④법 제19조제6항에 따라 국가정보원장이 정보업무 관련 기록물의 이관시기를 따로 정하려는 경우에는 대상 기록물, 사유 및 이관시기 등을 중앙기록물관리기관의 장과 협의해야 한다.

제42조 기록물 생산현황 통보

제42조(기록물 생산현황 통보)

①법 제19조제7항에 따라 기록관 또는 특수기록관의 장은 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보해야 한다. 다만, 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 행정안전부령으로 정하는 기관을 제외하고는 관할 영구기록물관리기관으로 생산현황을 통보하지 아니하고 자체적으로 관리한다.

②제1항에 따른 기록물생산현황의 통보는 관할 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 제20조제1항 및 제23조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보를 기록관리시스템을 통하여 제출하여야 한다. 다만, 안보ㆍ정보 분야 기록물은 비밀누설의 우려가 있는 경우 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 등록정보중 일부항목을 제외하고 제출할 수 있다.

③ 제2항에도 불구하고 기록관리시스템으로 기록물생산현황을 통보할 수 없는 경우에는 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 통보방식을 달리할 수 있다.

제43조 기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기

제43조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기)

①기록관 또는 특수기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 법 제27조제1항에 따라 생산부서 의견조회, 법 제41조제1항에 따른 기록물관리 전문요원(해당 기록관 또는 특수기록관 소속 기록물관리 전문요원을 말한다)의 심사 및 제5항에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

② 기록관 또는 특수기록관의 장은 제30조제2항 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물의 보존기간이 경과한 경우에는 제1항에 따른 의견조회, 심사 및 심의와 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 거쳐 해당 기록물의 보존가치를 평가하여 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. 다만, 보존기간이 준영구인 기록물은 보존기간 기산일부터 70년[동종(同種)ㆍ대량 기록물로서 보존가치가 낮은 기록물은 50년]이 경과한 후에 평가해야 한다.

③ 기록관 또는 특수기록관의 장은 제29조제1항제3호에 따라 기록물 원본을 폐기하고 보존매체만 보존하는 경우에는 제1항에 따른 생산부서의 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 기록물 원본을 폐기할 수 있다. 다만, 보존기간 30년 이상의 기록물은 원본을 보존매체에 수록한 때부터 3년이 지난 후 제1항에 따른 생산부서의 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의 및 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 기록물 원본을 폐기할 수 있다.

④ 영구기록물관리기관의 장은 기록관 또는 특수기록관의 장과 협의하여 제3항에 따라 폐기되는 기록물 원본 중 보존가치가 있는 원본은 선별ㆍ보존할 수 있다.

⑤공공기관의 장은 관할 기록관 또는 특수기록관의 기록물 평가 및 폐기를 위하여 기록물평가심의회를 구성ㆍ운영하되, 기록물평가심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간 전문가 및 소속 직원으로 구성하고, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다. 다만, 통일, 외교, 안보, 수사, 정보 등의 기록물을 생산하는 기관의 경우에는 민간 전문가 참여를 1명 이상으로 할 수 있다.

제44조 기록관 및 특수기록관의 기록물 인수

제44조(기록관 및 특수기록관의 기록물 인수)

①영구기록물관리기관의 장은 매년 공공기관별 이관일정 및 이관대상 등이 포함된 다음 연도의 기록물 수집계획을 수립해야 한다.

②영구기록물관리기관이 전자기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 진본확인 절차를 수행해야 하며, 메타데이터 오류, 전자파일 오류 등 품질검사를 실시해야 한다. 다만, 제31조의2제1호에 따른 전자기록물은 진본확인 절차 및 품질검사를 생략할 수 있다.

③영구기록물관리기관의 장이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록 일치여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 수행하여야 한다.

④영구기록물관리기관의 장은 제2항 또는 제3항에 따른 기록물 진본확인 절차, 품질검사 및 검수과정에서 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 이관 요청 공공기관의 장에게 즉시 통보하여야 하며, 해당 공공기관의 장은 미비사항 또는 오류사항을 수정ㆍ보완한 후 재이관하여야 한다.

⑤영구기록물관리기관의 장은 인수절차 종료시에 그 결과를 해당 공공기관에 통보하여야 하며, 그 공공기관은 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다.

⑥ 공공기관은 제5항에 따라 전자기록물의 인수완료 결과를 통보받은 경우에는 그 전자기록물(법 제19조제4항에 따라 관리권한만을 이전하는 방법으로 이관한 전자기록물은 제외한다)을 삭제하거나 파기해야 하며, 삭제한 기록물을 복구해서는 안 된다.

제45조 특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관시기 연장 협의 및 이관

제45조(특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관시기 연장 협의 및 이관)

①중앙기록물관리기관의 장은 제41조제3항 또는 제4항에 따라 특수기록관으로부터 이관시기 연장을 요청받았거나 이관시기를 협의하는 경우에는 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 이관시기 연장 여부 및 이관시기 등을 정하여야 한다.

②중앙기록물관리기관의 장은 특수기록관 소관 비공개기록물 중 제1항에 따른 이관시기 경과 및 법 제35조제2항에 따른 공개 재분류 등 이관 사유가 발생한 기록물에 대하여는 이관계획을 수립하여 해당 기관에 통보하여야 한다.

제46조 영구기록물관리기관의 전자기록물 보존 및 관리

제46조(영구기록물관리기관의 전자기록물 보존 및 관리)

①영구기록물관리기관의 장은 공공기관이 생산한 전자기록물의 효율적인 이관과 보존 중인 전자기록물의 안전한 보존관리를 위하여 필요한 대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.

②영구기록물관리기관은 전자기록물의 진본성ㆍ무결성ㆍ신뢰성 및 이용가능성이 보장되도록 기록관리 메타데이터와 행정전자서명 등에 대한 검증을 실시하고, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 장기보존패키지로 변환하여 관리해야 한다.

③전자기록물의 저장은 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 처리하여야 하며, 승인받지 아니한 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립ㆍ시행하여야 한다.

④ 영구기록물관리기관은 각종 재난 등에 의한 전자기록물의 손실을 방지하기 위하여 데이터, 기록매체, 시스템 등에 대한 전자적 복구 체계를 수립ㆍ시행하여야 한다.

⑤ 중앙기록물관리기관의 장은 전자기록물을 장기간 보존할 수 있도록 기록물관리기관이 보존 중인 전자기록물의 행정전자서명을 장기적으로 검증하기 위한 관리방안을 수립ㆍ시행하여야 한다.