ประกาศสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์
เรื่อง
การจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล ตามพระราชบัญญัติ
ข้อมูลข่าวสารของราชการ
พ.ศ. ๒๕๔๐
ของสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์[๑]
ตามที่มีกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการสำนักงานปลัดกระทรวง
กระทรวงพาณิชย์ พ.ศ. ๒๕๖๐ เพื่อปรับปรุงการแบ่งส่วนราชการ
และหน้าที่และอำนาจของสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์เพื่อให้สอดคล้องกับภารกิจที่เพิ่มขึ้นและเหมาะสมกับสภาพของงานที่เปลี่ยนแปลงไป
อันจะทำให้การปฏิบัติภารกิจตามหน้าที่และอำนาจมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลยิ่งขึ้น
นั้น
สำนักงานปลัดกระทรวง
กระทรวงพาณิชย์ เป็นส่วนราชการระดับกรมในสังกัดกระทรวงพาณิชย์ มีกองบริหารทรัพยากรบุคคล
เป็นหน่วยงานในสังกัดระดับกองที่จัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ
พ.ศ. ๒๕๔๐ ได้พิจารณาปรับปรุงระบบการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล
เพื่อให้สอดคล้องกับกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการสำนักงานปลัดกระทรวง กระทรวงพาณิชย์ พ.ศ.
๒๕๖๐ และปฏิบัติให้เป็นไปตามมาตรา ๒๓ แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ
พ.ศ. ๒๕๔๐ จึงยกเลิกประกาศสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์ เรื่อง
การจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล ตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.
๒๕๔๐ ของสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์ ลงวันที่ ๔ มิถุนายน ๒๕๔๖
และกำหนดการปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของสำนักงานปลัดกระทรวง
กระทรวงพาณิชย์ เป็นดังนี้
๑. ประเภทข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลที่มีการจัดเก็บไว้ดังนี้
๑.๑ ข้าราชการประเภทบริหาร
ประเภทอำนวยการระดับสูง และประเภทวิชาการ ระดับเชี่ยวชาญขึ้นไป
สังกัดกระทรวงพาณิชย์
๑.๒
ข้าราชการประเภทอำนวยการระดับต้น ประเภทวิชาการระดับชำนาญการพิเศษลงมา
และประเภททั่วไประดับอาวุโสลงมา สังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์
๑.๓ ลูกจ้างประจำ สังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์
๑.๔ พนักงานราชการ
สังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์
๒. ประเภทของระบบข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลดังนี้
๒.๑ ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล
(ระบบ DPIS)
๒.๒ สมุดประวัติ / ก.พ. ๗ /
บัตรประวัติ
๓. ลักษณะการใช้ข้อมูลปกติดังนี้
ใช้ในการบริหารงานบุคคลของกระทรวงพาณิชย์
และสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์
๔.
วิธีการขอใช้ข้อมูลข่าวสารของเจ้าของข้อมูลดังนี้
๔.๑
กรอกแบบการขอใช้บริการข้อมูลข่าวสารของสำนักงานปลัดกระทรวงพาณิชย์ เพื่อตรวจสอบ
ก.พ. ๗ หรือสมุดประวัติ
๔.๒
เจ้าของข้อมูลขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของตนเองได้
๔.๓
การขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลของผู้อื่น
ต้องได้รับความยินยอมเป็นหนังสือจากเจ้าของข้อมูล ทั้งนี้ ให้เป็นไปตามมาตรา ๒๔
แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐
๔.๔ ผู้อำนวยการกองบริหารทรัพยากรบุคคล
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เป็นผู้อนุญาตให้ตรวจดูได้
ทั้งนี้ ให้เป็นไปตามข้อ ๔.๓
๕. วิธีการขอให้แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลดังนี้
๕.๑
การขอแก้ไขวัน เดือน ปีเกิด ให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการขอแก้ไข
วัน เดือน ปีเกิด ในทะเบียนประวัติข้าราชการ พ.ศ. ๒๕๒๗
๕.๒
รายการแก้ไขเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมที่จะต้องแจ้งให้กองบริหารทรัพยากรบุคคลทราบเพื่อบันทึกใน
ก.พ. ๗ ดังนี้
(๑)
การผ่านการอบรม ดูงาน และการได้รับเครื่องราชอิสริยาภรณ์
แจ้งการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มรายการดังกล่าว
โดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องให้กองบริหารทรัพยากรบุคคลจำนวน ๑ ชุด
(๒)
การเพิ่มวุฒิบัตรการศึกษา
ใช้หลักฐานสำเนาประกาศนียบัตรปริญญาบัตรและสำเนาใบแสดงผลการศึกษา (Transcript)
จำนวน ๓ ชุด
(๓)
การเปลี่ยนชื่อตัว - ชื่อสกุล
ให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงโดยแนบสำเนาเอกสารหลักฐานการเปลี่ยนชื่อตัว - ชื่อสกุล
พร้อมแนบ แบบ ทร. ๑๔ (สำเนาทะเบียนบ้าน)
จำนวน ๓ ชุด
(๔)
การเพิ่มเติมรายการอื่น ๆ เช่นการได้รับการคัดเลือกให้เป็นข้าราชการดีเด่นเป็นต้น
ให้ส่งสำเนาใบประกาศ หรือหลักฐานอื่น ๆ จำนวน ๑ ชุด
๕.๓
เอกสารหลักฐานที่ส่งให้กองบริหารทรัพยากรบุคคล ผู้ยื่นต้องรับรองสำเนาถูกต้อง ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ ๓๑ ทุกครั้ง
๕.๔ ข้าราชการที่เคยรับราชการทหารและได้รับยศทางทหาร
ซึ่งต่อมาไม่ประสงค์ใช้ชื่อยศนำหน้าชื่อตัว กรณีเช่นนี้
สามารถกระทำได้ตามคำชี้แจงของกระทรวงกลาโหม ลงวันที่ ๓๐ มิถุนายน
๒๕๑๗
๖.
แหล่งที่มาของข้อมูล
๖.๑
เจ้าของประวัติ
๖.๒
คำสั่งบรรจุแต่งตั้ง รับโอน ย้าย เลื่อนเงินเดือน/ ค่าจ้าง
จึงประกาศให้ทราบโดยทั่วกัน
ประกาศ
ณ วันที่ ๑๙ เมษายน พ.ศ. ๒๕๖๑
นันทวัลย์
ศกุนตนาค
ปลัดกระทรวงพาณิชย์
พิมพ์มาดา/จัดทำ
๑๔
มิถุนายน ๒๕๖๑
[๑]
ราชกิจจานุเบกษา เล่ม ๑๓๕/ตอนพิเศษ ๑๐๕ ง/หน้า ๙/๘ พฤษภาคม ๒๕๖๑