法院電子卷證歸檔及管理作業要點

一、為統一各法院案件電子卷證歸檔作業流程，增進法院檔案庫房運用之效能，並使電子卷證之管理法制化，特訂定本要點。

二、依機關檔案保存年限及銷毀辦法第七條規定調整保存年限辦理檔案銷毀者，其電子卷證歸檔及後續之檔案管理依本要點之規定；本要點未規定者，依其他相關規定辦理。

三、各法院電子卷證之歸檔，應依下列流程辦理： （一）案件承辦書記官： 1.案件承辦書記官整卷歸檔時，應檢視紙本卷證是否均已掃描為電子卷證。 2.電子卷證之內容及卷宗數，應與紙本卷證一致。但如因調閱之紙本已檢還致無法對應至紙本卷證者，應於審判資訊系統中註記「紙本已檢還」。 3.涉及依法令得不予許可或限制聲請閱覽、抄錄或攝影之紙本卷證，應另以不同卷面裝訂為獨立卷宗或其他適當方式保存，掃描後之電子卷證應於檔名前加註「限閱無遮隱」，且不得與其他電子卷證檔案合併儲存。 4.法院就前目所述卷證，如認有同意聲請人為電子卷證之閱覽時，應遮隱後再另行獨立掃描，並於該電子卷證檔名加註「限閱有遮隱」。 5.電子卷證與紙本卷證應依法院類檔案保存年限基準表及機關檔案保存年限區分表所示，於審判系統詳實登載。 6.列印註明電子卷證歸檔之歸檔清單並經法官及單位主管核章後，連同紙本卷證送交檔案管理人員辦理歸檔。 （二）檔案管理人員： 1.檔案管理人員於收受紙本卷證後，應與歸檔清單詳加核對，並登入審判系統，且檢視是否完成電子卷證之封存。經點收無誤者，應即予立案及編目，並於歸檔清單上加蓋點收章後交還承辦書記官。 2.經核如有不符或未依規定填載者，應退請補正。

四、經歸檔之電子卷證，不得新增、刪除或異動。 前項電子卷證以永久保存為原則，且應建立備份機制，以利資料復原作業。

五、各法院電子卷證歸檔之紙本卷證，符合機關檔案保存年限及銷毀辦法第七條第一項規定者，得調整檔案保存年限。 依前項規定調整後之保存年限，不得低於原定保存年限二分之一，並採整數進位。 紙本卷證經檔案中央主管機關核准銷毀後，該電子卷證仍應提供應用，且至少保存至該檔案之原定保存年限；於保存年限屆滿後，電子卷證得經檔案中央主管機關備查後銷毀。

六、各法院每年至少應辦理一次電子卷證清查作業，作業項目如下： （一）確認檔案數量，並檢視檔案版本及清查歷程紀錄。 （二）抽樣讀取檔案，檢視檔案保存狀況。 （三）抽驗其電子簽章及簽體等驗證資訊。 前項清查作業由機關指定相關人員辦理，資訊人員應配合清查需求，提供資訊技術及問題排除；清查結果如發現有新增、毀損、遺失、竄改等異常情形或應銷毀、轉置及更新作業等需求時，應陳報司法院處置。

七、依本要點辦理歸檔之電子卷證，其聲請調閱、複製或檔案借調等，適用法院卷證電子化作業要點、機關檔案檢調作業要點及其他相關規定辦理。