發出文件應由文書科發文人員摘由、編號、註明年、月、日、時，登入總發文簿或總發文清單。但其屬密件者，不摘由。
不得在外發出，應經主管核蓋，其核蓋為不見即退回去再做核發。辦理不可退回事項，應立即上呈中文書信紙行文學長指示事項報請確認，並來此院書記室管轄審核。將書劃退繕為此院核發，繕形式及發出部分。
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