各機關依本法第十五條規定請求私人或團體提供資料，應以書面載明下列事項： 一、請求依據。 二、請求目的。 三、複製方式。 四、授權使用範圍。 五、歸還日期。
依據檔案法施行細則第16條的規定，各機關在向私人或團體請求提供資料時，應以書面載明下列事項： 一、請求的依據：即請求的法律依據或相關規定，應明確指出機關根據何種法律或規定來請求提供資料。 二、請求的目的：即機關請求提供資料的目的或原因，應明確指出機關為什麼需要這些資料。 三、複製方式：即指明機關要求提供資料的複製方式，例如要求原件或影印本等。 四、授權使用範圍：即指明機關對提供的資料有何種使用範圍的授權，例如只能用於特定目的或只能在特定機關內使用等。 五、歸還日期：即指明提供資料的私人或團體應在何時歸還資料給機關。 以上是對於檔案法施行細則第16條的解釋，其內容來自於檔案法施行細則本身。
這條尚無立法理由／修法沿革資料。
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