各機關管理檔案，應依本法第四條規定，並參照檔案中央主管機關訂定之機關檔案管理單位及人員配置基準，設置或指定專責單位或人員。
根據檔案法施行細則第3條的規定，各機關在管理檔案時，應遵照檔案中央主管機關所制定的機關檔案管理單位及人員配置基準，來設置或指定專責單位或人員。這項條文的目的是為了確保機關對於檔案管理的有效性與統一性。例如，在行政院所訂的檔案中央主管機關訂定的基準中，根據中央行政機關組織基準法的規定，各機關應以處務規程或辦事細則來明確規定檔案管理的專責單位或人員。
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