檔案電子儲存管理實施辦法 第 19 條

白話解讀

根據檔案電子儲存管理實施辦法第19條的規定，電子媒體應依照其種類分別存放。而在存放時，應按照電子媒體的編號進行排列，并且還需要製作登錄簿，以便查詢和應用。 這項規定的目的是為了確保檔案的電子儲存得到有效管理。通過將電子媒體按照種類進行區分，可以更容易地找到所需的資料。同時，通過給電子媒體編號並製作登錄簿，可以更好地追蹤和管理這些電子檔案。 舉個舉例來說，假設一個機關使用硬碟、光碟片和記憶卡等不同種類的電子媒體來儲存檔案。根據這項規定，機關應該將硬碟放在一個區域，光碟片放在另一個區域，而記憶卡則放在另一個區域。在每個區域內，應按照電子媒體的編號進行排列，以便更容易地找到所需的檔案。同時，機關還應製作登錄簿，記錄每個電子媒體的詳細資訊，包括編號、種類、存放位置等等。這樣，當需要查詢或應用某個檔案時，可以通過查詢登錄簿，快速找到所需的電子媒體，節省時間和精力。