各機關發見有本法第二十四條所定非法銷毀檔案者，應即將其原因及已銷毀檔案之檔號、案名、數量、銷毀時間、地點及方法等情事，函送檔案中央主管機關備查。
根據機關檔案保存年限及銷毀辦法第 16 條，各機關如發現非法銷毀檔案的情況，應立即將相關資訊（包括銷毀原因、已銷毀檔案的檔號、案名、數量、銷毀時間、地點和方法等）函報檔案中央主管機關備查。 參考資料： 中華民國行政院公報網站。 https://www.president.gov.tw/Page/294
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