根據機關檔案保存年限及銷毀辦法第5條的規定，各機關應根據該辦法、機關共通性檔案保存年限基準和其他相關法規的規定，編訂檔案保存年限區分表。這表格應區分文件的保存年限和清理處置方式。清理處置方式應區分為列為國家檔案、機關永久保存、屆期後鑑定以及根據規定程序銷毀。第一項檔案保存年限區分表的制定，應按照機關檔案保存年限及銷毀辦法施行細則第十條第一項各款的程序，經函送檔案中央主管機關審核後實施。如果需要修改這些年限，也需要按照相同程序進行。但如果根據機關共通性檔案保存年限基準進行修改，則不受此限制。 (參考資料: 機關檔案保存年限及銷毀辦法，國家發展委員會，修正日期2020年11月17日)
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