機密檔案管理辦法 第 9 條

白話解讀

機密檔案管理辦法第9條共有三項規定： 1. 機關內部單位借調機密檔案，需填具調案單，並經業務承辦單位主管核准。然而，若機密檔案屬於國家機密，除了辦理該機密事項業務的人員外，還必須經過原核定機關或其上級機關有核定權責的人員的書面授權或核准。這意味著借調國家機密的機關內部單位，需要事先經過特定程序的核准方能進行。 舉例來說，如果內政部擁有一個機密檔案，被外交部的某個部門借調使用，該部門需填寫調案單，並經內政部業務承辦單位主管核准。但如果該機密檔案屬於國家機密，則該部門在內政部的核准後，還需要獲得外交部原核定機關或其上級機關有核定權責人員的書面授權或核准。 2. 如果借調的機密檔案屬於極機密以上等級，則必須由調案人親自至檔案管理單位簽收。這意味著極機密以上等級的機密檔案，不允許他人代簽收，必須由借調人親自到檔案管理單位取得。 舉例來說，如果內政部的一個極機密檔案被外交部某個部門借調，該部門的調案人必須親自前往內政部的檔案管理單位，將檔案簽收。不可以委託他人代為簽收。 3. 當機密檔案借出時，應注意其安全維護，必要時可採取外加封套或機密檔案傳遞專用箱盒（袋）等防護措施。這表示在借用機密檔案時，必須注意保護其安全。如果需要，可采取加強封套或使用專用箱盒（袋）等特殊防護措施。 舉例來說，如果某個機關將一個機密檔案借給另一個機關，借出機關應該確保該檔案的安全，如果有需要，可以使用特殊的封套或專用箱盒（袋）來保護機密檔案。 以上解釋參考《檔案管理法》及《機密檔案管理辦法》最新修訂版本。