會員大會召開時，應函請直轄市、縣（市）主管機關派員列席；議事錄並應送請備查。
根據都市更新會設立管理及解散辦法第11條，當會員大會召開時，應邀請直轄市或縣（市）主管機關的官員列席。此外，會議的議事錄也應該送交主管機關進行備查。 依據內政部的解釋意見，備查的目的是為了讓主管機關了解已發生的事實，備查本身並不具有任何公法上的法律效果。然而，如果主管機關認為報告的事項違法或不當，他們仍然可以行使一般的指揮監督權限或基於他們的立場行使職權。 因此，根據這個法規，主管機關在會員大會召開時應被邀請列席，並且議事錄應該被送交給主管機關備查，但備查本身並不具有法律效果，只是讓主管機關了解已發生的事實。
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