本條例用詞，定義如下： 一、文件證明：指文書驗證及出具證明。 二、文書驗證：指主管機關或駐外館處依有關文書之當事人或其他關係人之申請，以比對簽章式樣或其他適當方法查驗後，證明文書製作人、有權簽字人或公證人之簽章為真正，或文書形式上存在之程序。 三、出具證明：指主管機關或駐外館處依有關文書之當事人或其他關係人之申請，比對文書影本與原本或正本相符，或就中華民國（以下簡稱我國）法律所定或外國機關要求事項，於審查佐證文件所載內容與申請事項相符後，出具相關事項證明之程序。 四、領務人員：指具備外交領事人員資格或經主管機關指定辦理領事事務之人員。
根據外交部及駐外館處文件證明條例第3條的規定，該條例對於文件證明的定義包括文書驗證和出具證明兩種情形。文書驗證指的是主管機關或駐外館處依照當事人或其他關係人的申請，進行簽章比對等方法來驗證文書製作人、有權簽字人或公證人的簽章的真正性，或者驗證文書在形式上的程序的存在性。而出具證明則是指主管機關或駐外館處根據相關文書的申請人或其他關係人的申請，在審查佐證文件的內容與申請事項相符後，根據我國法律或外國機關的要求，提供相關事項的證明文件。 根據這一法規的參考資料，可以看到它的立法理由是為了維護文書驗證或出具證明的公信力，同時保障國家利益或避免損害他人或公眾利益。主管機關或駐外館處在受理文書驗證申請時，應先審查是否存在不應受理的事由。例如，申請目的或文書內容是否明顯違反我國法令、國家利益，或者背於公共秩序、善良風俗或其他不當情形。同時，在進行文書驗證時，如果經驗證發現其中的內容不實，則應當駁回該申請。 此外，在簽證申請過程中，外交部及駐外館處也有權根據國家利益、申請人的個別情況以及其國家與我國的關係來決定准駁申請。他們可以拒絕發放簽證的情況包括：在我國境內或境外有犯罪紀錄或曾遭拒絕入境、限令出境或驅逐出境者；曾非法入境我國者；患有足以妨害公共衛生或社會安寧之傳染病、精神病或其他疾病者；對申請來我國之目的作虛偽之陳述或隱瞞者；曾在我國境內逾期停留、逾期居留或非法工作者；在我國境內無力維持生活，或有非法工作之虞者；所持護照或其外國人身分不為我國承認或接受者；所持外國護照逾期或遺失後，將無法獲得換發、延期或補發者；所持外國護照係不法取得、偽造或經變造者；有事實足認意圖規避法令，以達來我國目的者；有從事恐怖活動之虞者；以及其他有危害我國利益、公共安全、公共秩序或善良風俗之虞者。 值得注意的是，根據外國護照簽證條例的相關條款和規定，申請人需要填寫簽證申請書表，並提供有效外國護照和最近六個月內的照片，並且根據需要還可能被要求提供旅行計畫、親屬關係證明、健康檢查合格證明等其他證明文件。外交部及駐外館處在受理簽證申請時，應該衡量國家利益、申請人的個人情況以及與我國的關係，來決定是否准駁該申請。 總結而言，這些法規的目的是維護文書驗證和出具證明的公信力，保護國家利益和公眾利益。主管機關或駐外館處在文書驗證和簽證申請過程中，應該根據相關法律和規定，對申請人的文件內容進行審查，確保其真實性和合法性，並做出相應的判斷。
本條例用詞，定義如下： 一、文件證明：指文書驗證及出具證明。 二、文書驗證：指主管機關或駐外館處依有關文書之當事人或其他關係人之申請，以比對簽章式樣或其他適當方法查驗後，證明文書製作人、有權簽字人或公證人之簽章為真正，或文書形式上存在之程序。 三、出具證明：指主管機關或駐外館處依有關文書之當事人或其他關係人之申請，比對文書影本與原本或正本相符，或就中華民國（以下簡稱我國）法律所定或外國機關要求事項，於審查佐證文件所載內容與申請事項相符後，出具相關事項證明之程序。 四、領務人員：指具備外交領事人員資格或經主管機關指定辦理領事事務之人員。
立法理由為使主管機關及駐外館處辦理文件證明之範圍明確化，並避免與公證法上之公證、認證事務或護照之簽證等用語相混淆，爰明定本條例相關用詞之定義： 一、第一款界定本條例所規範之文件證明，係指文書驗證與出具證明。 二、文書驗證係為便利有跨國使用需要之文件，可透過文書製作國及文書使用國之驗證程序，產生跨國使用之「形式效力」。依照國際慣例，一國文書持往他國使用時，通常須先完成文書製作國規定之國內驗證程序，再經文書使用國派駐文書製作國之使領館或代表機構驗證。亦有於完成文書製作國之國內驗證程序後，送經文書製作國派駐文書使用國之使領館或代表機構驗證者。各國主管驗證機關及其駐外機構辦理跨國文書驗證，均係以查驗或比對文書上簽章之方式，或以其他適當方法查證後，證明申請驗證之文書形式上是否存在之程序，以證明其「形式效力」。至文件之內容則不在證明之列，此與國內依公證法辦理之公證、認證，除查證文書形式上是否真正外，並應就其內容為相當之審查，二者顯有不同，爰於第二款明定文書驗證之定義。 三、主管機關及駐外館處為服務國人並保護其權益，配合國內法令規定為旅外國人辦理出具證明業務（如：出具我國護照影本與正本相符證明），旅外國人依當地法令規定亦有須由我駐外館處出具證明者（如：婚姻狀況證明），爰於第三款明定出具證明之定義。至於所需審查之佐證文件，則因申請事項而異（如：申請事項為臨時船舶國籍證書、出生證明或婚姻狀況證明等，駐外館處應分別審查船舶所有人取得所有權之證明文件或申請人之我國護照等佐證文件）。 四、第四款明定本條例所稱領務人員，係指主管機關及駐外館處辦理領事事務之人員，不包括主管機關及駐外館處辦理其他事務之人員。領務人員原則上應具備外交領事人員資格，方能妥善辦理有關業務，惟因應各領務轄區之特殊情形與實際需要，經主管機關外交部指定之人員，亦可辦理本條例所定文件證明等領事事務。
為使主管機關及駐外館處辦理文件證明之範圍明確化，並避免與公證法上之公證、認證事務或護照之簽證等用語相混淆，爰明定本條例相關用詞之定義： 一、第一款界定本條例所規範之文件證明，係指文書驗證與出具證明。 二、文書驗證係為便利有跨國使用需要之文件，可透過文書製作國及文書使用國之驗證程序，產生跨國使用之「形式效力」。依照國際慣例，一國文書持往他國使用時，通常須先完成文書製作國規定之國內驗證程序，再經文書使用國派駐文書製作國之使領館或代表機構驗證。亦有於完成文書製作國之國內驗證程序後，送經文書製作國派駐文書使用國之使領館或代表機構驗證者。各國主管驗證機關及其駐外機構辦理跨國文書驗證，均係以查驗或比對文書上簽章之方式，或以其他適當方法查證後，證明申請驗證之文書形式上是否存在之程序，以證明其「形式效力」。至文件之內容則不在證明之列，此與國內依公證法辦理之公證、認證，除查證文書形式上是否真正外，並應就其內容為相當之審查，二者顯有不同，爰於第二款明定文書驗證之定義。 三、主管機關及駐外館處為服務國人並保護其權益，配合國內法令規定為旅外國人辦理出具證明業務（如：出具我國護照影本與正本相符證明），旅外國人依當地法令規定亦有須由我駐外館處出具證明者（如：婚姻狀況證明），爰於第三款明定出具證明之定義。至於所需審查之佐證文件，則因申請事項而異（如：申請事項為臨時船舶國籍證書、出生證明或婚姻狀況證明等，駐外館處應分別審查船舶所有人取得所有權之證明文件或申請人之我國護照等佐證文件）。 四、第四款明定本條例所稱領務人員，係指主管機關及駐外館處辦理領事事務之人員，不包括主管機關及駐外館處辦理其他事務之人員。領務人員原則上應具備外交領事人員資格，方能妥善辦理有關業務，惟因應各領務轄區之特殊情形與實際需要，經主管機關外交部指定之人員，亦可辦理本條例所定文件證明等領事事務。
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