外交部及駐外館處文件證明條例 第 5 條

申請文件證明者，應檢具身分證明文件，並提出申請書載明下列各款事項： 　　一、申請人之姓名、性別、出生年月日、身分證明文件號碼及住、居所；申請人為法人、機關或其他團體者，其名稱及公務所、事務所或營業所，及有關證照之字號。 　　二、有法定代理人或委任代理人者，其姓名、性別、出生年月日、身分證明文件號碼、住、居所。 　　三、申請之意旨及用途。 　　四、有關文書名稱、件數及其佐證文件。 　　五、申請日期。 　　申請人或其代理人，應於申請書內簽名或蓋章；其以指印代簽名者，應由他人代書姓名，記明其事由並簽名。 　　申請由委任代理人為之者，應提出委任書。

立法理由一、申請文件證明時，申請人或其代理人應提出身分證明文件，以避免發生假冒他人名義申請之情形。尤以驗證未經簽章完成之文書，係為證明該文書上之簽字確為有權簽字人所親簽，更有必要確認申請人之身分，至申請人及代理人應提具之身分證明文件範圍，因屬細節性規定將於施行細則中定之。另為便於審查文件證明之申請應否准許，爰於第一項規定應以書面為之，其應記載之事項如下： 　　　(一)為使主管機關及駐外館處據以審認申請人或其代理人之身分或資格，並得為聯絡之依據，爰為第一款及第二款規定。 　　　(二)申請書應表明申請驗證何種文書之簽章或需申請出具證明之種類，以及申請文件證明之使用目的，以供主管機關及駐外館處審查，爰為第三款規定。 　　　(三)第四款明定申請書應記載有關文書之名稱、件數及其佐證文件，以便釐清交付及保管之責任。 　　　(四)第五款明定申請書應載明申請日期，俾作為主管機關及駐外館處認定其處理期間之依據。 　　二、參照民事訴訟法第一百十七條有關當事人或代理人應於書狀內簽名或蓋章，其以指印代簽名者，應由他人代書姓名，記明其事由並簽名之規定，訂定第二項規定。至申請書之格式，得由主管機關本於職權訂定。 　　三、由於文書驗證僅係證明文書之形式真正，出具證明亦僅針對特定文書為之，原則上無需申請人親自提出申請，而得委任代理人為之。由委任代理人提出申請者，應提出委任書，以證明其有合法代理權，始得將申請之效力歸屬於申請人本人，爰為第三項規定。