十四、檔案管理人員接受歸檔文件，應與歸檔清單詳加核對，經點收無誤，應於歸檔清單上簽章後交還承辦人。如有下列情形之一者，應退還承辦人補正： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。 （二）案件污損、內容不明或無法讀取。 （三）案件未經陳核或陳核不完備。 （四）案件分類號有誤。 （五）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤。 （六）案件未依規定蓋職名章。 （七）案件與歸檔清單登載不符。 （八）案件未能以原件歸檔且未經簽奉機關長官核准。 （九）案件未依第七點規定載明。 （十）附件未依第八點規定辦理。 （十一）案件內含機密文書未經解密或未依第十點規定辦理。
根據懲戒法院檔案管理要點第14條，檔案管理人員在接收歸檔文件時，應詳細核對文件與歸檔清單，確保無誤。如出現以下情況之一，應退還給承辦人補正： 1. 案件或其附件不完整，或附件未經簽准而抽取。 範例：如果案件應有五份文件，但只有三份被提交到檔案，這種情況需要退還給承辦人來補充其他兩份文件。 2. 案件被污損，內容不清楚或無法閱讀。 範例：如果案件文件被弄髒或損壞，以至於無法閱讀或理解內容，應退還給承辦人進行修復或提供清晰的文件副本。 3. 案件未經陳核或陳核不完整。 範例：如果案件的文件未按照要求進行審核，或者審核缺失某些必要的文件，應退還給承辦人進行陳核補全。 4. 案件分類號碼有誤。 範例：如果案件的分類號碼被錯誤地標記，應退還給承辦人修正號碼以符合正確的分類。 5. 案件未按規定編寫頁碼或頁碼錯誤。 範例：如果案件的文件未按規定進行頁碼編寫，或者編寫的頁碼有錯誤，應退還給承辦人進行頁碼的修正。 6. 案件未按規定蓋上職名章。 範例：如果案件的文件未按規定蓋上相應的職名章，應退還給承辦人進行補充。 7. 案件與歸檔清單登載不符。 範例：如果案件的文件與歸檔清單上所載的資訊不一致，應退還給承辦人進行調整以使其一致。 8. 案件未能以原件歸檔且未經簽奉機關長官核准。 範例：如果案件的文件未按照規定以原件進行歸檔，且未經機關長官的簽奉核准，應退還給承辦人進行修正或獲得核准。 9. 案件未按照第七點的規定記載相關資訊。 範例：如果案件的文件未按照規定載明相關資訊（例如日期、來源、標題等），應退還給承辦人進行補充。 10. 附件未按照第八點的規定處理。 範例：如果案件的附件未按照規定進行處理（例如分類、標記、編號等），應退還給承辦人進行處理。 11. 案件內含機密文件未經解密或未按照第十點的規定處理。 範例：如果案件的文件中包含機密信息，但未按照規定進行解密或處理，應退還給承辦人進行解密或按照規定處理。 這些規定的目的是確保案件的文件管理正確無誤，以維護檔案的完整性和可靠性。
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