徵求人應編製徵得之委託書明細表乙份，於股東會開會五日前，送達公司或其股務代理機構；公司或其股務代理機構應於股東會開會當日，將徵求人徵得之股數彙總編造統計表，以電子檔案傳送至證基會，並於股東會開會場所為明確之揭示。
根據公開發行公司出席股東會使用委託書規則第12條，徵求人應在股東會開會前五天送達公司或其股務代理機構徵得的委託書明細表。而公司或其股務代理機構則應於股東會開會當天以電子檔案將徵求人徵得的股數彙總編造統計表傳送至證券基金會，並在股東會開會場所明確揭示該表格。
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