Les fonctionnaires régis par les dispositions de la loi du 13 juillet 1983 susvisée désireux de bénéficier du congé de représentation mentionné au 10° de l'article 34 de la loi du 11 janvier 1984, au 11° de l'article 57 de la loi du 26 janvier 1984 et au 10° de l'article 41 de la loi du 9 janvier 1986 susvisées doivent, au moins quinze jours avant la date de début du congé sollicité, présenter à l'autorité dont ils relèvent une demande écrite, précisant la date et la durée de l'absence envisagée et accompagnée de tous les éléments et documents justifiant qu'ils ont reçu mandat d'une association ou d'une mutuelle, au sens des dispositions législatives susmentionnées, pour la représenter à l'occasion d'une réunion organisée par une des instances de l'Etat ou d'une collectivité territoriale remplissant les conditions posées par ces mêmes dispositions législatives.
A son retour de congé, le fonctionnaire remet à l'autorité dont il relève une attestation, établie par le service responsable de la convocation des membres de l'instance au titre de laquelle a été accordé le congé pour représentation, constatant sa présence effective à la réunion de cette instance.