I. – La collection est présentée et conservée dans des conditions garantissant la sécurité et l'intégrité des œuvres. II. – La personne morale propriétaire de la collection ou qui en a la garde établit et tient régulièrement à jour un inventaire des biens acquis, prêtés ou déposés. Elle procède à l'inscription des œuvres sur une base de données commune à l'ensemble des structures bénéficiant du label et accessible aux services de l'Etat.
Les prêts et les dépôts des œuvres et objets d'art constituant la collection “ FRAC ” donnent lieu à l'établissement d'une convention entre le directeur de la structure bénéficiant du label et l'emprunteur ou le dépositaire. Cette convention précise notamment la durée du prêt ou du dépôt, la valeur d'assurance de l'œuvre, les conditions de présentation, ainsi que les engagements de l'emprunteur ou du dépositaire.
Le prêt ou le dépôt donne lieu, préalablement à sa mise en œuvre, à la souscription par le bénéficiaire d'une assurance pour le transport et le séjour de l'œuvre ou de l'objet d'art couvrant les risques de vol, de disparition, de détérioration ou de destruction, pour un montant défini dans la convention de prêt ou de dépôt. La convention de dépôt peut être conclue pour une période maximale de cinq ans renouvelable. Les dépôts donnent lieu à un récolement tous les cinq ans.
La décision par laquelle la personne privée propriétaire cède un bien intégré aux collections d'un fonds régional d'art contemporain est prise après avis du ministre chargé de la culture qui consulte préalablement la commission d'acquisition et de commande du Centre national des arts plastiques. Le ministre se prononce dans un délai de six mois à compter de sa saisine par la personne propriétaire. A défaut, l'avis est réputé rendu.
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