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Les pièces justificatives des opérations de l'Etat prévues par les nomenclatures mentionnées à l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé et les documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'Etat prévus par l'arrêté du 25 juillet 2013 susvisé peuvent être dématérialisés dans les conditions prévues au présent arrêté.
La liste des pièces justificatives dématérialisées des opérations de l'Etat et les conditions dans lesquelles ces pièces sont jointes aux opérations exécutées dans l'application Chorus sont fixées par les nomenclatures mentionnées à l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.
Au sens du présent arrêté, la dématérialisation des pièces justificatives des opérations de l'Etat et des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'Etat comprend :
1° La dématérialisation dite native, qui consiste à produire ou à recevoir une pièce ou un document sous forme de données ou informations numériques permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitées automatiquement et de manière univoque ;
2° La dématérialisation dite duplicative, qui consiste à reproduire et à transférer une pièce ou un document de son support papier initial à un support informatique. Elle consiste à numériser le support initial et peut comprendre la reconnaissance, totale ou partielle, de ses caractères.
La dématérialisation des pièces justificatives des opérations de l'Etat et des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'Etat, réalisée dans les conditions définies à l'article 3, est subordonnée à l'autorisation préalable du directeur général des finances publiques et du directeur du service à compétence nationale dénommé « Agence pour l'informatique financière de l'Etat ».
Cette autorisation peut prendre la forme d'une mention dans les nomenclatures mentionnées à l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.
Le directeur général des finances publiques informe la Cour des comptes des autorisations ainsi délivrées.
Les modalités de mise à disposition par voie dématérialisée des pièces justificatives des opérations de l'Etat et des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'Etat sont définies par un protocole conclu entre le directeur général des finances publiques, le directeur de l'Agence pour l'informatique financière de l'Etat et le premier président de la Cour des comptes.
Le service fait est certifié par l'ordonnateur dans l'application Chorus par la validation de la transaction dédiée à cet effet ou, à défaut, par la validation de la demande de paiement.
Le service fait peut également être certifié par la validation d'une transaction dédiée dans une application, autre que Chorus, dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques.
La certification du service fait par voie dématérialisée dispense l'ordonnateur de toute attestation manuscrite à cette fin sur la pièce justificative de la dépense.
La certification du service fait qui ne relève pas de l'une des transactions mentionnées aux premier ou deuxième alinéas de l'article précédent prend la forme d'une mention sur la pièce justificative ou d'un certificat administratif, quel qu'en soit le support, transmis au comptable public.
Lorsque la transmission prévue à l'alinéa précédent est opérée de façon dématérialisée, le processus utilisé garantit l'authentification des différents acteurs de la chaîne de la dépense et la traçabilité des opérations qu'ils effectuent.
L'ordre de recouvrer est donné par la validation de la transaction dédiée à cet effet dans l'application Chorus. Il peut être émis dans une autre application dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques.
L'ordre de payer est donné par la validation de la demande de paiement par l'ordonnateur dans l'application Chorus.
Il peut être émis dans une autre application dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques notamment par l'envoi d'une fiche communication au service facturier ou au centre de gestion financière. Il vaut alors certification du service fait.
Lorsqu'un service facturier ou un centre de gestion financière est mis en place, la certification du service fait dans les conditions prévues à l'article 6 constitue l'ordre de payer.
Lorsque la transmission de l'ordre de payer est opérée de façon dématérialisée, le processus utilisé garantit l'authentification des différents acteurs de la chaîne de la dépense et la traçabilité des opérations qu'ils effectuent.
Les ordres de recouvrer et de payer donnés au comptable public par l'ordonnateur, dématérialisés dans les conditions prévues aux articles 8 et 9, valent attestation par l'ordonnateur du caractère exécutoire des pièces justificatives des opérations
Les pièces justificatives des opérations de l'Etat dématérialisées dans les conditions prévues au titre premier sont conservées par la direction générale des finances publiques. Elles sont mises à la disposition de la Cour des comptes selon les modalités définies à l'article 5.
Les pièces justificatives qui ont fait l'objet d'une dématérialisation duplicative ont valeur probante.
La conservation du document original est assurée par l'ordonnateur ou le comptable public à l'origine de la dématérialisation duplicative. Elle peut également être confiée à un tiers dans les conditions définies par le directeur général des finances publiques et le directeur de l'Agence pour l'informatique financière de l'Etat.
Lorsqu'une copie numérique fiable a été réalisée, les documents originaux peuvent faire l'objet d'une destruction anticipée dans les conditions prévues à l'article R. 212-14 du code du patrimoine.
Les modalités de transmission au comptable public des pièces prévues par la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'Etat peuvent faire l'objet d'aménagements dans les conditions définies par l'arrêté du 25 juillet 2013 relatif au contrôle allégé en partenariat de la dépense de l'Etat. L'ordonnateur met alors à la disposition des missions d'audit interne ministérielles, de la Cour des comptes et des autorités de contrôle des ordonnateurs de l'Etat les pièces justificatives qu'il conserve.
Les pièces justificatives des dépenses conservées par l'ordonnateur en application de l'article 12 peuvent faire l'objet du droit d'évocation prévu à l'article 52 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.
Les pièces justificatives et documents de comptabilité concourant à la constitution d'une écriture comptable ou à la justification d'une opération, non mentionnés aux articles 50, 52, premier alinéa, et 147 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, sont conservés :
1° Par l'ordonnateur, lorsque celui-ci établit ou reçoit ces pièces et documents ;
2° Par le comptable public, lorsque celui-ci établit ou reçoit ces pièces et documents.
Lorsqu'une copie numérique fiable a été réalisée, les documents originaux peuvent faire l'objet d'une destruction anticipée dans les conditions prévues à l'article R. 212-14 du code du patrimoine.
Le directeur général des finances publiques fixe les conditions dans lesquelles ces pièces justificatives et documents de comptabilité sont transmis par l'ordonnateur au comptable aux fins de tenue et d'établissement des comptes de l'Etat et pour les contrôles mentionnés à l'article 77 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.
Sans préjudice des conditions d'archivage propres à certaines catégories de pièces et de documents, les pièces et documents mentionnés au présent titre sont conservés au moins jusqu'à la promulgation de la loi relative aux résultats de la gestion et portant approbation des comptes de l'année de l'année de leur fait générateur comptable.
L'ordonnateur ou le comptable responsable de leur conservation met ces pièces à disposition des missions d'audit interne ministérielles, de la Cour des comptes et des autorités de contrôle des ordonnateurs et des comptables publics de l'Etat.
Sauf difficulté technique, toute pièce justificative, document de comptabilité ou autre document communiqué par l'ordonnateur au contrôleur budgétaire pour l'exercice de ses missions mentionnées à l'article 99 du décret du 7 novembre 2012 susvisé est dématérialisé.
Sauf difficulté technique, le visa ou l'avis du contrôleur budgétaire est émis par voie dématérialisée.
Les dispositions des titres premier à III s'appliquent aux opérations de recettes, de dépenses et de trésorerie réalisées par les ordonnateurs de l'Etat et les comptables assignataires, à l'exception des opérations :
1° de dépenses de personnel payées sans ordonnancement préalable ;
2° de pensions de l'Etat et émoluments assimilés qui ne relèvent pas des téléservices définis aux articles L. 112-9 et R. 112-9-2 du code des relations entre le public et l'administration.
Le directeur général des finances publiques, la directrice du budget et la directrice de l'Agence pour l'informatique financière de l'Etat sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
du Arrêté du 22 mars 2018 (Légifrance). Consulté via LawPlayer, https://lawplayer.com/fr/act/LEGITEXT000036771161
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