En vue de faciliter l'accomplissement des formalités préalables à la mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel, la commission définit des modèles de déclaration, de demande d'avis, de consultation et de demande d'autorisation et fixe la liste des annexes qui, le cas échéant, doivent être jointes.
Les déclarations, demandes d'avis, consultations et demandes d'autorisation sont présentées par le responsable du traitement ou par la personne ayant qualité pour le représenter. Lorsque le responsable du traitement est une personne physique ou un service, la personne morale ou l'autorité publique dont il relève doit être mentionnée. Les déclarations, consultations et demandes sont adressées à la commission par voie électronique. La décision par laquelle le président renouvelle ou prolonge les délais dont dispose la commission pour notifier ses avis et autorisations est notifiée au responsable du traitement par lettre remise contre signature ou par voie électronique dans les conditions fixées au deuxième alinéa de l'article L. 112-15 du code des relations entre le public et l'administration.
Lorsqu'une demande d'avis, d'autorisation ou une consultation est présentée pour le compte de l'Etat, d'une personne morale de droit public ou d'une personne morale de droit privé gérant un service public ou qu'elle fait l'objet d'un examen en séance plénière de la commission ou en bureau, une copie de la demande est transmise préalablement à toute délibération au commissaire du Gouvernement. Celui-ci peut disposer à sa demande de la copie de toute déclaration, demande d'avis, demande d'autorisation ou toute consultation. Les communications prévues aux deux premiers alinéas peuvent être accomplies, le cas échéant, par voie électronique.
Lorsqu'une déclaration, une demande d'avis, une demande d'autorisation ou une consultation fait l'objet d'un examen en séance plénière ou en bureau, le commissaire du Gouvernement présente ses observations. Le responsable du traitement ou toute personne dont l'audition est demandée par la commission ou le commissaire du Gouvernement peut être entendu.
Pour l'application de l'article 33 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée par le responsable du traitement, la commission est informée sans délai dans les conditions prévues à l'article 62 du présent décret.
La délibération portant avis, autorisation ou refus d'autorisation de la commission est notifiée par lettre remise contre signature ou par voie électronique dans les conditions fixées au deuxième alinéa de l'article L. 112-15 du code des relations entre le public et l'administration, dans un délai de huit jours, au responsable du traitement qui a présenté la demande. Elle est transmise au commissaire du Gouvernement.
I. - Le dossier produit à l'appui d'une demande d'avis présentée en application des articles 31 ou 32 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée comporte, outre les mentions prévues à l'article 33 de cette même loi, en annexe le projet d'acte autorisant le traitement, mentionné à l'article 35 de la même loi. II. - Les demandes d'avis portant sur les traitements dont la liste est fixée en application du dernier alinéa du I de l'article 33 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée comportent, au minimum, les mentions suivantes : 1° L'identité et l'adresse du responsable du traitement ; 2° La ou les finalités du traitement, s'il y a lieu, la dénomination du traitement ; 3° Le ou les services chargés de la mise en œuvre du traitement ; 4° Le service auprès duquel s'exerce le droit d'accès prévu aux articles 49, 105 et 119 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ainsi que les mesures prises pour faciliter l'exercice de ce droit ; 5° Les catégories de personnes qui, à raison de leurs fonctions ou pour les besoins du service, ont directement accès aux données enregistrées ; 6° Les destinataires ou catégories de destinataires habilités à recevoir communication des données ; 7° Le cas échéant, les interconnexions, les rapprochements ou toute autre forme de mise en relation avec d'autres traitements.
L'engagement de conformité à un acte réglementaire unique pris en application du IV de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée est adressé à la commission dans les conditions prévues à l'article 62 du présent décret.
Les avis motivés de la commission émis en application des articles 31 et 32 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée et les actes sur lesquels ils portent sont publiés à la même date par le responsable du traitement.
Lorsqu'un traitement fait l'objet d'un décret autorisant la dispense de publication de l'acte l'autorisant en application du III de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, le sens de l'avis émis par la commission ne peut porter que la mention « favorable », « favorable avec réserve » ou « défavorable ». Dans les cas visés au premier alinéa et pour l'application du II de l'article 36 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, la commission ne peut mettre à la disposition du public que le sens de son avis.
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