Toute opération de transport, d'importation, d'exportation, d'offre, de cession ou d'acquisition de micro-organismes et toxines (MOT) inscrits sur la liste prévue à l'article L. 5139-1 du code de la santé publique est inscrit sur un registre spécial, paginé et paraphé par le maire ou le commissaire de police. La date d'ouverture du registre et le nom du titulaire des autorisations sont mentionnés à la première page du registre.
L'inscription de chaque opération est faite au moment de l'opération, en prenant toutes les dispositions nécessaires pour s'assurer que les inscriptions ne sont pas falsifiables. Les corrections apportées aux données sont datées et signées et laissent lisibles les données d'origine.
L'inscription sur le registre indique, pour chaque opération :
- le numéro d'ordre de l'opération ;
- le type d'opération réalisée ;
- la date de l'opération ;
- le numéro de l'autorisation correspondant à l'opération ;
- la désignation du MOT ;
- la nature du MOT ;
- le nombre de contenants concernés par l'opération ;
- l'expéditeur (acquisition, importation et offre) ou le destinataire (cession, exportation et offre) ;
- le nom de la personne ayant réalisé le retrait ou l'entrée dans le lieu de stockage.
Lorsque le registre est dématérialisé, le système d'informations utilisé répond aux conditions suivantes :
a) Aucune modification des données ne doit être possible après validation de leur enregistrement ;
b) Une édition immédiate des mentions prévues au présent arrêté doit être effectuée à la demande de toute autorité de contrôle ;
c) Chaque page éditée comporte le nom, l'adresse de l'établissement et la date d'impression ;
d) Les données doivent figurer sur un support garantissant leur pérennité et leur intégrité ;
e) Leur duplication est obligatoire sur deux supports distincts, le premier servant à la consultation habituelle, le second étant gardé en réserve ;
f) Les données doivent être accessibles, consultées et exploitées pendant la durée de leur conservation.