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Le présent arrêté, pris en application de l'article 9 du décret n° 2011-675 susvisé, détermine les modalités de création et de passage à la gestion sur support électronique du dossier individuel de l'agent.
La gestion et l'accès sur support électronique des dossiers individuels sont effectués via l'application GAUDDI, intégrée au système d'information en ressources humaines SIRHIUS, dans les conditions prévues par le décret n° 2011-675 susvisé.
Le dossier individuel de l'agent sur support électronique concerne les agents publics affectés, gérés ou rémunérés par le ministère des affaires étrangères.
La gestion des dossiers sur support électronique est effective à compter du 27 février 2023.
Le versement des documents est échelonné en fonction des possibilités techniques, et intervient au plus tard le 31 décembre 2025. Après cette date, toute nouvelle pièce versée au dossier ne peut l'être que sous format électronique.
Les documents pouvant être gérés dans le dossier dématérialisé de l'agent sont ceux énumérés en annexe de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé.
L'agent dépose tout document requis par l'administration directement dans l'application GAUDDI au format numérique. Si ce dépôt lui est impossible techniquement, il envoie le document par courriel ou par courrier.
Les documents intéressant la situation de l'agent :
1° Constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur support électronique ;
2° Ou qui seraient fournis ou constitués sous forme papier après cette date,
sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique, dans les conditions prévues par l'article 3 du décret du 15 juin 2011 susvisé. Si ces conditions ne sont pas réunies, ils demeurent sous forme papier.
La durée de conservation des documents versés dans GAUDDI est déterminée conformément aux dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé.
La nomenclature interne « procédure de numérisation des documents constitutifs du dossier agent » précise :
- les différents acteurs du processus de numérisation, leurs rôles et responsabilités respectives ;
- les documents concernés par la numérisation ;
- la description des outils, logiciels et matériels utilisés pour la numérisation et l'archivage ainsi que leur paramétrage ;
- les modalités concrètes des opérations de numérisation, depuis la collecte des documents sur support papier jusqu'à leur intégration dans le dossier numérique ;
- les opérations de contrôles effectuées aux différents stades du processus de numérisation avant leur élimination et les mesures correctives mises en place.
Cette procédure est validée par la direction des archives.
La direction des ressources humaines délivre des habilitations permettant la consultation et la réalisation d'opérations sur des documents dans GAUDDI aux agents chargés de la gestion des dossiers.
L'habilitation est strictement liée à la durée d'affectation de l'agent.
L'agent accède via GAUDDI à tout document classé dans son dossier individuel sur support électronique pendant sa durée de conservation définie à l'article 7.
Les modalités de consultation des documents constitutifs du dossier individuel sur support papier, que ces derniers soient en attente de numérisation, ou qu'ils demeurent sous forme papier, restent inchangées.
Les agents sont tenus informés des modalités pratiques de consultation des documents, quel que soit leur support, d'obtention d'une copie et de l'exercice des droits mentionnés dans la loi du 6 janvier 1978.
Les tiers, notamment les représentants des personnels, sont tenus informés des modalités de consultation, dans les limites de leur domaine d'intervention, des documents contenus dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique.
Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.
du Arrêté du 22 février 2023 (Légifrance). Consulté via LawPlayer, https://lawplayer.com/fr/act/LEGITEXT000047265103
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