Arrêté du 25 mars 2025

• Date du texte: 25 mars 2025
• Articles: 7

Article 1

Il est créé un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « base de données nationale des signatures publiques », placé sous la responsabilité du Conseil supérieur du notariat.

La constitution et la gestion de cette base a pour finalité de permettre la vérification de la véracité de la signature, de la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi, et, le cas échéant, de l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu, par les autorités compétentes visées aux articles 4 et 5 du décret du 17 septembre 2021 susvisé pour leur permettre d'accomplir les formalités d'apostille et de légalisation des actes publics.

Article 2

Sont enregistrées dans le traitement mentionné à l'article 1er, dans la mesure où elles sont nécessaires à la poursuite de ses finalités, les données à caractère personnel et les informations suivantes relatives aux signataires des actes publics :

- le nom, le(s) prénom(s) et la qualité du signataire ;

- l'adresse électronique professionnelle ;

- l'autorité publique de rattachement ;

- la date à laquelle le signataire a obtenu la qualité lui permettant d'apposer sa signature ;

- la date à laquelle le signataire a cessé d'avoir la qualité lui permettant d'apposer sa signature ;

- la signature manuscrite ;

- le timbre ou le sceau accompagnant cette signature ;

- s'agissant des commissaires de justice signataires d'actes publics, l'identifiant professionnel.

Article 3

Seuls ont accès au traitement, à raison de leurs attributions et dans la limite du besoin d'en connaître :

- les agents des autorités publiques délivrant les actes publics énumérés à l'article 2 du décret du 17 septembre 2021 susvisé pour l'alimentation et l'actualisation des données figurant dans la base ;

- les autorités compétentes pour la délivrance des apostilles et légalisations mentionnées dans l'arrêté du 7 avril 2023 modifié susvisé et les agents affectés au traitement des demandes d'apostille ou de légalisation des actes publics et habilités par ces autorités compétentes.

Article 4

Les données à caractère personnel et les informations mentionnées à l'article 2 sont conservées en base active pendant une durée de cinq ans à compter de la date à laquelle le signataire a cessé d'avoir la qualité lui permettant d'apposer sa signature.

A l'issue de cette durée de conservation, les données sont conservées en base d'archive intermédiaire pendant une durée de cinq ans, puis sont supprimées.

Par exception à l'alinéa précédent, les données concernant les signataires de diplômes sont conservées en base d'archive intermédiaire pendant quarante-cinq ans et les données concernant les signataires d'actes authentiques pendant soixante-dix ans, puis sont supprimées.

Article 5

Les droits d'accès et de rectification, prévus aux articles 15 et 16 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé, s'exercent auprès du Conseil supérieur du notariat.

Le droit à l'effacement ne s'applique pas au présent traitement, en application des dispositions du b du 3° de l'article 17 du même règlement.

Le droit à la limitation du traitement ne s'applique pas en application du j du 1° de l'article 23 du même règlement.

Le droit d'opposition ne s'applique pas au présent traitement.

Article 6

Les opérations de création, modification, suppression et consultation font l'objet d'un enregistrement dans le traitement précisant la qualité de la personne ou de l'autorité y ayant procédé ainsi que la date, l'heure et l'objet de l'opération. Ces données sont conservées pendant une durée de six mois.

Article 7

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.