Arrêté du 5 septembre 2025

• Date du texte: 5 septembre 2025
• Articles: 8

Article 1

Il est créé au ministère de la défense un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « SOLEIL SMV » dont le responsable est le directeur du service national et de la jeunesse.

Ce traitement a pour finalités :

1° La gestion du recrutement des volontaires stagiaires et des volontaires experts sous statut de volontaire des armées ;

2° La gestion administrative, financière et opérationnelle des volontaires stagiaires ;

3° La gestion administrative et opérationnelle des volontaires experts sous statut de volontaire dans les armées ;

4° La gestion de la formation et de l'insertion des volontaires stagiaires et des volontaires experts sous statut de volontaire dans les armées ;

5° La réalisation d'études statistiques.

Article 2

Les catégories d'informations et de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :

1° A l'identification des personnes ;

2° A la vie personnelle ;

3° A la vie professionnelle ;

4° Aux informations d'ordre économique et financier ;

5° Aux données médico-administratives.

Elles sont précisées dans l'annexe au présent arrêté.

Article 3

I. - Les données relatives aux volontaires stagiaires et experts sont conservées en base active cinq ans à compter de la rupture de tout lien avec le service militaire volontaire, puis versées en archivage intermédiaire pour une durée de quatre-vingt-dix ans à compter de la naissance de l'agent ou de cinq ans à compter de son décès, avant archivage définitif.

II. - Les données relatives aux candidats non recrutés sont conservées deux ans à compter de la date de la décision de refus. En cas de contentieux, les données sont conservées jusqu'à l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive.

III. - La donnée relative à l'identification des personnes au 8° du I de l'annexe du présent arrêté est conservée six mois à compter de la rupture de tout lien avec le service militaire volontaire.

IV. - La donnée relative à l'identification des personnes au 15° du I ainsi que les données relatives à la vie personnelle du 2° au 7° du II, de l'annexe du présent arrêté sont conservées jusqu'à la rupture de tout lien avec le service militaire volontaire.

Article 4

I. - Peuvent accéder, aux fins de consultation et de modification, aux données à caractère personnel et aux informations strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaitre, les agents du service militaire volontaire chargés du recrutement, de l'administration des ressources humaines, de la gestion financière et opérationnelle, de la formation, de l'insertion et de la réalisation d'études statistiques.

II. - Peuvent accéder, aux seules fins de consultation, aux données à caractère personnel et aux informations strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître les agents de la direction du renseignement et de la sécurité de la défense individuellement désignés et spécialement habilités par le directeur du renseignement et de la sécurité de la défense à des fins de défense des intérêts fondamentaux de la Nation.

III. - Peuvent être destinataires des données à caractère personnel et informations strictement nécessaires à leur mission, mentionnées au 1° et au 4° de l'article 2 du présent arrêté, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître les agents des bureaux de trésoreries militaires des groupements de soutien des bases de défense des lieux d'implantation des formations du service militaire volontaire dans le cadre du paiement des éléments de rémunération et des prestations familiales et sociales.

IV. - Peuvent être destinataires des données à caractère personnel et informations strictement nécessaires à leur mission, mentionnées au 1° de l'article 2 du présent arrêté, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître :

1° Les départements ministériels, les collectivités territoriales ou leurs groupements, les établissements publics, les organismes chargés d'insertion professionnelle dans le cadre de conventions ou partenariats pour améliorer le suivi et la prise en charge des parcours d'insertion des volontaires en vue d'organiser et de financer des formations à caractère professionnel, civique et scolaire ;

2° Les agents habilités par l'autorité administrative responsable du traitement de France Travail dans le cadre du recrutement et de l'incorporation des candidats, pendant l'exécution du contrat du volontaire stagiaire et expert et à l'issue du contrat pendant une période de six mois au titre de son suivi ;

3° Les agents de la caisse nationale militaire de sécurité sociale, dans le cadre de l'affiliation des volontaires stagiaires et experts ;

4° Les opérateurs économiques fournissant, pour le compte du service militaire volontaire, une solution applicative pour l'instruction à la conduite ainsi qu'une solution de remédiation scolaire et d'aide à l'orientation professionnelle assistée par ordinateur, pour l'acquisition des savoirs de base et des compétences clés.

V. - Peuvent être destinataires des données à caractère personnel et informations strictement nécessaires à leur mission, mentionnées du 1° au 4°, 6° et 13° du I de l'annexe du présent arrêté, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître les agents de la délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle dans le cadre l'octroi de la subvention du fonds social européen plus.

Article 5

Toute opération relative au traitement créé par le présent arrêté fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'opération.

Ces informations sont conservées pendant une durée d'un an maximum.

Article 6

L'information des personnes concernées est assurée, dans les conditions prévues à l'article 13 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé, par le commandement du service militaire volontaire, à l'aide d'une mention écrite dans le formulaire d'engagement, le dossier de candidature et le contrat d'engagement des volontaires. Cette mention est également disponible sur le site internet du service militaire volontaire ( https://www.le-smv.gouv.fr).

Les droits d'accès, de rectification et de limitation prévus aux articles 15, 16 et 18 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé s'exercent auprès du commandement du service militaire volontaire :

- par courriel à l'adresse suivante : [email protected] ;

- par voie postale, M. le commandant du service militaire volontaire, 16 bis, avenue Prieur-de-la-Côte-d'Or, Fort de Montrouge, Arcueil Cedex, 94114 France.

Les droits d'effacement, de portabilité et d'opposition prévus aux articles 17, 20 et 21 du même règlement ne s'appliquent pas dans le cadre de la mise en œuvre de ce traitement.

Article 7

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.

Annexes

Article annexe-8

ANNEXE

LISTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET INFORMATIONS ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT DÉNOMMÉ « SOLEIL SMV »

I. - Données relatives à l'identification des personnes

1° Nom(s) et prénom(s) ;

2° Date de naissance ;

3° Lieu de naissance ;

4° Sexe ;

5° Numéro identifiant défense ;

6° Adresse privée ;

7° Numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ;

8° Identifiant interne France Travail ;

9° Nationalité ;

10° Date et lieu de décès éventuel ;

11° Photographie d'identité ;

12° Adresse électronique personnelle ;

13° Numéro de téléphone ;

14° Numéro, type et date d'obtention du permis de conduire ;

15° Coordonnées des personnes à prévenir en cas d'urgence.

II. - Données relatives à la vie personnelle

1° Situation matrimoniale ou autre union ;

2° Nom(s) et prénom(s) du conjoint ;

3° Date et lieu de naissance du conjoint ;

4° Conjoint présent sur le territoire (oui/non) ;

5° Nombre de frères et sœurs ;

6° Situation familiale des enfants et/ou des autres personnes à charge :

a) Nom(s) ;

b) Prénom(s) ;

c) Date et lieu de naissance ;

d) Sexe ;

e) Lien de parenté (enfant/autre) ;

f) Présence sur le territoire (oui/non) ;

7° Situation familiale des parents :

a) Nom(s) ;

b) Prénom(s) ;

c) Date et lieu de naissance ;

d) Sexe.

III. - Données relatives à la vie professionnelle

A. - Formation - Diplômes - Distinctions

1° Formations professionnelles (initiale, continue) ;

2° Diplômes civils et militaires ;

3° Spécialité ;

4° Distinctions honorifiques ;

5° Récompenses et décorations ;

6° Qualifications linguistiques civiles et militaires ;

7° Certificats et attestations ;

8° Niveau de formation supérieure et professionnelle ;

9° Etablissements fréquentés ;

10° Remise à niveau des connaissances scolaires et générales.

B. - Candidature

1° Type de candidature ;

2° Dossier de candidature :

a) Date de création du dossier ;

b) Type de formation professionnelle souhaitée ;

c) Date d'incorporation envisagée ;

d) Origine administrative de la candidature ;

e) Origine géographique ;

f) Résultat de la commission de sélection ;

3° Décision du chef de centre du service militaire volontaire suite aux résultats des enquêtes administratives.

C. - Carrière

1° Armée, corps, grade ;

2° Recrutement ;

3° Contrats, avenants aux contrats ;

4° Position administrative et statutaire ;

5° Affectations ;

6° Demandes de décision de gestion ;

7° Postes occupés et catégories d'emploi ;

8° Qualifications, compétences ;

9° Evaluations ;

10° Permissions, autres congés, motifs.

D. - Dossier d'insertion

1° Date, type et modalités d'entretien ;

2° Appréciations sur le parcours d'insertion, dont celles relatives à la situation auprès de France Travail, antérieure et postérieure au volontariat.

IV. - Données d'ordre économique et financier

1° Adresse fiscale ;

2° Régime indemnitaire ;

3° Allocations diverses, prestations sociales ou familiales ;

4° Paiement principal ;

5° Paiements complémentaires ;

6° Coordonnées bancaires ;

7° Rappels ;

8° Trop-perçus ;

9° Oppositions ;

10° Rattachement des enfants et autres personnes à charge au foyer fiscal : dates de début et de fin, mode de garde.

V. - Données médico-administratives

1° Aptitudes et inaptitudes ;

2° Date des visites médicales d'aptitudes.