Le dossier individuel de l'agent (DIA) sur support électronique concerne les agents affectés, gérés ou rémunérés par le ministère de la culture dans le cadre du système d'information des ressources humaines (RenoiRH).
La gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique, au sens de l'article R. 137-3 du code général de la fonction publique, est réalisé via l'application « Gestion de l'archivage et du stockage unifiés du dossier individuel agent » (GAUdDI), intégrée au système d'information des ressources humaines RenoiRH prévu par le décret du 19 juin 2019 susvisé.
La liste des documents faisant l'objet d'une dématérialisation du dossier individuel des agents sur support électronique, en référence à la nomenclature cadre annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé, figure en annexe du présent arrêté.
Les agents publics mentionnés au premier alinéa de l'article 1er sont informés de la dématérialisation de leur dossier individuel.
Les documents intéressant la situation de l'agent et constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur support électronique ou qui seraient fournis ou constitués sous forme papier après cette date, sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l'identique et leur conservation pérenne.
Les documents sous une forme papier mentionnés à l'alinéa précédent peuvent faire l'objet d'une numérisation, puis le cas échéant d'une destruction sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives. A défaut, ils demeurent sous forme papier.
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document conformément aux dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé :
- au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction, conformément à la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé ;
- l'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document fixée aux quatre-vingts ans de l'agent ;
- au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents et données attachées aux documents stockés dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique font l'objet d'un versement aux Archives nationales, ou sont éliminés sous le contrôle scientifique et technique de la mission des archives du ministère de la culture.
Le service en charge de la gestion du système d'information des ressources humaines au sein du ministère de la culture délivre des habilitations, dans les conditions prévues par l'article R. 137-12 du code général de la fonction publique :
1° Aux agents chargés de la gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique ;
2° Le cas échéant, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.
Ces habilitations sont retirées selon les mêmes modalités dès lors que les bénéficiaires ne remplissent plus les conditions d'accès au dossier individuel des agents sur support électronique. Le contenu des habilitations permet la consultation et la réalisation d'opérations sur des documents dans GaudDI. Cette description des habilitations comprend notamment leurs limites dans le temps et les listes des opérations de consultation et de gestion autorisées.
L'agent accède par l'intermédiaire de GaudDI à tout document classé dans son dossier individuel sur support électronique pendant la durée maximale de conservation prévue par l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé. Pour les dossiers individuels conservés sous format papier, les modalités de consultation restent inchangées.
Les agents sont tenus informés des modalités pratiques de consultation des documents, quel que soit leur support, d'obtention d'une copie et de l'exercice des droits mentionnés dans la loi du 6 janvier 1978 susvisée. Ces modalités pratiques leur sont précisées par l'autorité de gestion des agents du ministère de la culture. Ils peuvent lui adresser toute demande de rectification, de retrait ou d'ajout d'un document soit lors de la consultation soit ultérieurement. Les observations des agents sont, sur leur demande, consignées en annexe au document concerné.
Les tiers, notamment les représentants des personnels, sont informés des modalités de consultation des documents du dossier individuel de l'agent, dans les limites de leurs attributions légales ou réglementaires, qu'ils soient contenus dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique ou demeurés sur format papier, notamment à travers les dispositions prévues à cet effet par la décision mentionnée à l'article 2 de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé.
Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.
附則
ANNEXE
Rubrique
Type de document
Présent dans dossier numérique (Oui/Non)
1. Etat civil
Photographie
NON
Numéro d'immatriculation au répertoire national des personnes physiques
OUI
Extrait d'acte de naissance
OUI
Photocopie de la carte d'identité/titre de séjour portant mention de l'autorisation de travail
NON
Certificat de nationalité
OUI
Jugement portant changement de nom patronymique
OUI
Déclaration de choix de nom d'usage
OUI
Déclaration de domicile
NON
2. Situation de famille
Photocopie du livret de famille
OUI
Extrait d'acte de naissance ou d'adoption des enfants
OUI
Extrait d'acte de mariage/Certificat de concubinage
OUI
Jugement de divorce (sous la forme d'extrait : voir circulaire FP/n° 1118 du 8 mars 1973)
OUI
Pacte civil de solidarité (PACS)
OUI
Attestation de rupture de PACS
OUI
Attestation de scolarité des enfants
OUI
3. Situation militaire
Certificat de position militaire
NON
Etat signalétique et des services
NON
4. Recrutement Titularisation
4.1. Recrutement titulaire - non titulaire
Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2)
NON
Certificat médical d'aptitude (sans aucune mention de pathologie à l'origine d'un éventuel handicap)
NON
Etat des services accomplis
NON
Engagement à servir l'Etat
NON
Rapport sur la manière de servir pendant le stage
NON
Déclaration de cumul des pensions
NON
Acte portant titularisation/classement
OUI
Acte portant nomination/reclassement
OUI
Contrat de travail et avenants
OUI
Curriculum vitae
NON
Diplômes
NON
4.2. Recrutement art. L. 4139-2 du code de la défense
Dossier de candidature
NON
Lettre de recrutement
OUI
Notice de renseignements
OUI
Arrêté de détachement prononcé par l'administration d'origine
OUI
Intégration - Demande
NON
Intégration - Arrêté
OUI
Intégration - Notification
NON
4.3. Recrutement contractuel handicapé
Lettre de candidature
NON
Attestation de reconnaissance de la commission mentionnée à l'article L. 146-9 du code de l'action sociale et des familles
NON
Contrat
OUI
4.4. Non-titularisation
Acte portant réintégration dans le corps d'origine
OUI
Notification
OUI
Accusé de réception de la notification de réintégration
NON
Acte portant décision de licenciement
OUI
Notification de licenciement
NON
Accusé de réception de la notification de licenciement
NON
5. Changement de position statutaire ou mobilité - réintégration
5.1. Détachement/intégration
Demande de l'organisme d'accueil
NON
Candidature de l'agent et avis de la hiérarchie
NON
Notice de renseignements
OUI
Acte portant détachement
OUI
Acte portant nomination dans l'administration d'accueil
OUI
Lettre d'information de l'administration d'origine
NON
Certificat de cessation de paiement
OUI
Visa du contrôle budgétaire et comptable
OUI
Acte portant intégration dans le corps d'accueil
OUI
5.2. Mise à disposition
Candidature de l'agent (y compris réserve sanitaire)
NON
Acte portant mise à disposition et avis de la hiérarchie
OUI
Convention de mise à disposition (y compris pour exercice dans la réserve sanitaire)
OUI
5.3. Disponibilité
Demande de mise en disponibilité et pièces justificatives
NON
Demande de renouvellement
NON
Acte portant mise en disponibilité/ou maintien en disponibilité
OUI
5.4. Congé parental
Demande de congé parental (initiale et renouvellement)
NON
Acte de mise congé parental
OUI
5.5. Hors cadre
Candidature de l'agent
NON
Acte portant position hors cadre (+ ajout de la « publication de l'arrêté » si obligatoire)
OUI
5.6. Réintégration
Demande de réintégration
NON
Réponse de l'administration après demande de réintégration
NON
Acte portant réintégration
OUI
Certificat d'aptitude physique (nécessaire dans certains cas de réintégration)
NON
6. Haute Autorité pour la transparence de la vie publique/Commission de déontologie
Saisine de la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique/Commission de déontologie
NON
Avis de la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique/Commission de déontologie
NON
Pièces pour la saisine de la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique/Commission de déontologie
NON
7. Cumul d'emploi public
Déclaration de cumul d'emploi public
NON
Décision de l'administration
NON
8. Cumul pour création ou reprise d'entreprise
Déclaration d'exercice d'une activité privée
NON
Demande d'autorisation d'exercice d'une activité privée
NON
Décision de l'administration
NON
9. Cumul d'activité accessoire
Demande d'autorisation
NON
Décision de l'administration
NON
10. Changement de modalités de temps de travail
Demande de travail à temps partiel y compris demande de surcotisation
NON
Décision/notification de temps partiel et avenants de changement de quotité
OUI
Décision d'autorisation de surcotisation
OUI
11. Gestion des congés et absences
Demande de congé maternité ou adoption
NON
Décision de congé maternité ou d'adoption
OUI
Demande de congé paternité ou d'adoption
NON
Décision de congé paternité ou d'adoption
OUI
Demande de congé de formation professionnelle
NON
Décision ou avenant de congé de formation professionnelle
OUI
Attestation d'assiduité
NON
Demande de congé ordinaire de maladie (NB : au bout de 3 mois, l'agent passe à ½ traitement. La durée maximale du congé ordinaire de maladie est d'un an)
NON
Demande de congé longue maladie
NON
Demande de congé de grave maladie (agents non titulaires)
NON
Décision de congé ordinaire de maladie (NB : au bout de 3 mois, l'agent passe à ½ traitement. La durée maximale du CMO est d'un an)
OUI
Décision de congé de longue maladie
OUI
Décision de congé de grave maladie
OUI
Demande de congé de longue durée
NON
Décision de congé de longue durée
OUI
Demande de reprise de temps partiel thérapeutique
NON
Décision de temps partiel thérapeutique
OUI
Demande de congés bonifiés/administratifs
NON
Décision de congés bonifiés/administratifs
OUI
Demande de congé de solidarité familiale (effacer les éventuelles mentions relatives à l'identité du tiers aidé)
NON
Décision de congé de solidarité familiale (effacer toute information susceptible de révéler l'identité des tiers concernés)
OUI
Demande de congé de proche aidant
NON
Décision de congé de proche aidant
OUI
Demande de congé sans traitement pour mobilité
NON
Demande de congé sans traitement pour convenance personnelle
NON
Arrêté de congé sans traitement/sans rémunération
OUI
Demande de congé de formation syndicale
NON
Décision de congé de formation syndicale
NON
Demande d'autorisation de décharges syndicales
NON
Autorisation de décharges syndicales
NON
Demande de congé de représentation (association, mutuelle)
NON
Décision de congé de représentation
NON
Demande d'autorisation d'absence pour motif médical ou autre
NON
Autorisation d'absence
NON
Demande de congé de présence parentale
NON
Certificat médical pour congé de présence parentale
NON
Acte portant congé présence parentale
OUI
Demande de congé pour exercice de la réserve (sauf réserve sanitaire : rubrique 5.3)
NON
Décision de congé réserve
NON
12. Evaluation notation/avancement d'échelon
Notification individuelle d'avancement d'échelon
NON
Réduction/majoration d'ancienneté
NON
Fiche de notation
NON
Compte rendu d'évaluation (compte rendu de l'entretien d'évaluation ou compte rendu de l'entretien professionnel)
OUI
Dossier d'appel de notation/recours
NON
13. Avancement/Promotion
Demande de l'agent/fiche de candidature
NON
Rapport d'aptitude
NON
Arrêté promotion
OUI
Arrêté avancement échelon
NON
Arrêté avancement grade
OUI
Notification individuelle de changement de grade/corps/cadre d'emploi
NON
14. Mutation - affectation
Demande de mutation/fiche de vœux d'affectation lors du recrutement
NON
Pièces justificatives en cas de demande prioritaire de mutation
NON
Décision de mutation ou arrêté d'affectation
OUI
Décision de reclassement
OUI
Notification mutation/reclassement
NON
15. Gestion des compétences
Attestation de formation
NON
Fiche individuelle de formation récapitulative ou passeport de formation
NON
Compte rendu des entretiens de formation
NON
Attestation de bilan de compétence
NON
Suivi d'utilisation du droit individuel à la formation (DIF)
NON
16. Discipline
Dossier d'enquête et pièces annexes
NON
Rapport au conseil de discipline
NON
Arrêté portant sanction (sauf avertissement)
OUI
Notification
NON
Recours
NON
17. Cessation de fonction
Demande de radiation
NON
Arrêté de radiation des cadres
OUI
Notification de l'arrêté de radiation des cadres
NON
Demande d'admission à la retraite
OUI
Décision d'admission à la retraite
OUI
Notification d'admission à la retraite
OUI
Décompte provisoire des droits à pensions
NON
Demande de cessation progressive d'activité
NON
Acte portant cessation progressive d'activité (la DGFIP a précisé : uniquement en reprise)
OUI
Demande de démission
NON
Arrêté/notification de démission
OUI
Décision/notification de révocation
OUI
Décision/notification de licenciement pour insuffisance professionnelle
OUI
Décision/notification d'abandon de poste
OUI
18. Services publics - activités privées
Déclaration de services publics
NON
Etats des services accomplis dans d'autres administrations
NON
Dossier de validation de services
NON
Etat des trimestres validés dans une activité privée
NON
19. Distinctions honorifiques
Distinctions honorifiques
NON
Lettre de félicitations (suite à des distinctions honorifiques ou autres)
NON
20. Accident de service / Maladie professionnelle
Déclaration d'accident de service ou maladie professionnelle
OUI
Rapport d'enquête suite à accident de service
NON
Allocation temporaire d'invalidité
NON
Notification du taux d'IPP
OUI
Acte CITIS
OUI
Acte accident/maladie pro
OUI
21. Evénements divers
Demande de consultation du dossier
NON
Autres correspondances de l'agent et réponses de l'administration
NON
Interventions, projet de réponse et réponse définitive
NON
Affiliation PSC
NON
Dispense PSC
NON
Recours hiérarchique et recours gracieux
NON
Source : Légifrance (DILA), Licence Ouverte / Open Licence 2.0.
