院信資科字第 0930108745 號

要旨

主旨

說明

前開要點係配合司法院暨所屬各機關公文橫式書寫作業實施計畫、檔案法等相關規定及業務之需要作修正，並經報奉 司法院九十三年十月二十日院台秘五字第○九三○○二五四五四號函及檔案管理局九十三年十二月十四日檔企字第○九三○○一八七九五號函准予備查。

附件

臺灣高等法院及所屬法院檔案管理要點司法院九十三年十月二十日院台秘五字第 0930025454 號函修正准予備查一、為健全臺灣高等法院及所屬法院檔案管理，特依據檔案法及相關法規與業務需要訂定本要點。

二、各類卷宗、簿冊歸檔後由檔案室集中管理。

三、訴訟卷宗應俟案件確定執行完畢後始得歸檔，行政卷宗及簿冊俟辦結後歸檔。

以機關名義對內部單位行文，各受文單位辦畢後得不歸檔；機關內部單位間行文，亦同。

四、行政文件承辦人員應隨時妥加整理辦結文件，依次編註頁數，加裝封面底頁，於封面依「臺灣高等法院及所屬法院檔案分類及保存年限區分表」填明分類號、保存年限及案名，併同經主管核章之歸檔清單 (附式一) 或歸檔簿 (附式二) 送檔案室。

五、紙本型式案件，應由承辦人員逐件依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下之原則，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。

附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。

六、多件案件合為一案卷者，應按文件產生日期先後，早者在上，晚者在下，依序排列整齊。

七、各種簿冊、聯單、卡片、單據等類文件及訴訟卷宗，應於封面載明文號 (案號) 、分類號、保存年限、案名、數量，併同經主管核章之歸檔清單或歸檔簿送歸檔。

聯單、卡片、單據等不便裝訂之文件，得使用檔案保存箱，並於箱上載明前項應載事項。

八、歸檔文件有需併案者，承辦人員應於歸檔清單或歸檔簿註明。

九、檔案室接受歸檔文件，應與歸檔清單或歸檔簿詳加核對，經點收無誤，即於歸檔清單或歸檔簿上蓋點收章後交還送歸檔人。如有不符或未依規定填載者，應退請補正。

十、機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套 (附式三) 裝封，並於封面上註明單位名稱、收發來文字號或案號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件，封口簽章後，送檔案管理單位辦理歸檔。但案由或案名，得以代碼或代名表示。

檔案管理人員點收機密文書時，僅得依封套上記載事項檢視，不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。

十一、檔案由檔案管理人員分類登入檔案管理資訊系統或保存簿 (附式四) 建檔、編給檔號，有應併案者，應執行併案。

簿冊等檔案，如承辦人員無法以其電腦系統查得檔號，檔案管理人員應於歸檔清單或歸檔簿中註記其檔號。

十二、完成編目之檔案，應分類依檔號順序存放檔架之上，並依檔案之年度或檔號之範圍等項目，於檔架明顯位置作標示，必要時並繪製位置圖，以利查閱、管理。

機密檔案應存放機密檔案櫃，並指定專人管理。

十三、檔案管理人員應注意室內乾燥通風，防止鼠嚙蛀蝕，門窗尤須堅固，並嚴禁煙火，隨時打掃清潔。

非檔案管理人員未經許可，不得進入檔案庫房。

十四、調卷應依「臺灣高等法院及所屬法院調卷處理要點」辦理。

十五、檔案目錄應按期逕彙送檔案管理局，並將檔案管理局檢核完成之日期、數量及檔案時間範圍等資料報由臺灣高等法院彙送檔案管理局。

機密檔案目錄不予彙送公布。

十六、檔案保存期限依照「司法院暨所屬法院文卷保存期限實施要點」及「臺灣高等法院及所屬法院檔案分類及保存年限區分表」辦理。

十七、檔案保存期限屆滿時，應即依照司法院暨所屬法院文卷保存期限實施要點第十五點及機關檔案保存年限及銷毀辦法之規定，採用檔案管理局之格式造具銷毀目錄報請銷毀，並應注意司法院暨所屬法院文卷保存期限實施要點第十三點規定，對卷宗內之文書，如宜特別保存以備查考者，於期限屆滿後，得抽出繼續保存之，但與國史有關者，於依規定報准銷毀後，得送請史政等有關機關保存。

機密檔案未經解密，非有法定原因不得銷毀。

十八、經報准銷毀之紙質類檔案應送規模較大之紙廠溶化，相關單位應派員負責運送並監視溶化。

不適合溶化之檔案，得採焚化、擊碎、消磁等方法為之。

已銷毀之檔案，應於相關目錄或檔案資訊系統上作銷毀之註記。

十九、檔案室管理人員應盡善良管理人之責，如因疏忽招致毀損或損失，依法嚴予處罰。

二十、本要點所列簿冊、表單之格式，得以司法院或檔案管理局開發之資訊系統所列印之格式代之。

廿一、本要點經報奉 司法院核定後實施，修訂時亦同。

附件

臺灣高等法院及所屬法院調卷處理要點司法院九十三年十月二十日院台秘五字第 0930025454 號函修正准予備查一、為健全臺灣高等法院及所屬法院調卷管理，特依據檔案法及相關法規與業務需要訂定本要點。

二、臺灣高等法院及所屬法院間調卷，除法令別有規定外，依本要點行之。

三、調卷之手續如下：

(一) 法院內部各單位間，對已歸檔檔卷之調卷，應用調卷單 (附式一)或調卷簿 (附式二) ，經調卷人之主管人員核准後，向檔案室調取。調取非主管之卷時，應送會承辦業務主管同意，或經本機關權責長官核准。

(二) 法院內部各單位間，對未歸檔文卷之調卷，應用調卷單。

(三) 機關間調卷時，應備文敘明所調訴訟卷之案號、案由，或行政卷之文號、案名、案由等資料及預計歸還日期等。但遇特殊急迫情形不能同時備文時，得經同意後先以借條調卷，後補調卷公文。

四、處理調卷之手續如下：

(一) 檔案管理人員對於法院內部單位調卷者，於審查其手續齊備後應即取卷，在取卷位置以卡片等方式為適當之標示，並登錄檔案管理資訊系統或出入簿 (附式三) 後，卷交調卷人點收。除速件外，應於手續齊備後七日內完成調卷。檔案管理人員並應留存調卷單據，按調卷單位或日期順序妥存。

(二) 未歸檔文卷之保管人對於法院內部單位調卷者，應即簽具意見送請主管人員批示，如非使用中之文卷，應准調並即時交付。

(三) 機關間以公文調卷者，應將來文分由原案承辦單位依下列程序處理。

１、卷已歸檔者，應於二日內簽註檔號移送檔案室處理：

２、檔案管理人收到移來之調卷公文，應即簽具意見送請長官批示，無論准調與否，均須於七日內答復調卷機關。

３、卷未歸檔尚在承辦人保管中者，應就本單位需要情形，簽擬准調與否之意見，層送長官批示後，於七日內答復調卷機關。

４、卷已發送其他機關者，應於七日內函復調卷機關。

五、法院內部單位借調機密文卷或檔卷，應經業務承辦單位主管核准。但屬國家機密者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。

借調極機密以上等級者，應由調卷人親至保管單位簽收。

機密文卷或檔卷借出時，應注意其安全維護；必要時，得採取外加封套或機密文件傳遞專用箱盒 (袋) 等防護措施。

六、機關間借調機密文卷或檔卷，應經該機密核定機關首長或其授權人員核准後，始得提供。提供時應以書面告知機密等級及保密義務。

七、不依前開規定手續調卷者，受調卷單位得拒絕借調。

八、不依前開規定程序及限期處理調卷者，其違誤人員應予議處。

九、檢送被借調卷宗，必需編寫頁次，加蓋騎縫章，裝訂整齊，並予緘封，證物除隨卷裝訂者外，勿須交付。

十、調卷逾期未還，或本單位對該卷有所需要時，應隨時以書面催還。

十一、調卷或催還調卷經十五日不復者，應再行催調或催還，若再經十五日仍未得復，應即將經過陳報主管人員核辦。

十二、所調卷宗應善盡保管之責，如有遺失、毀損、抽換、改訂、竄改等破壞或變更檔案內容或非法提供他人檢閱、抄錄、攝影等情事，應追究責任，從嚴處分。

十三、承辦人員收受歸還之文卷時，應查檢無誤後收存，並歸還調卷單。檔卷歸還時，檔案管理人員應查檢無誤後，於調卷單或調卷簿上蓋章、註記還卷日期，並登錄檔案管理資訊系統或出入簿後，將調卷單、調卷簿退還調卷人，檔卷應速歸回原位。

機密文卷、檔卷歸還時，收受人應檢視封套是否依規定密封，如未密封，應即通知調卷人處理。

十四、民眾申請閱覽時，由該文件之原業務承辦科室受理核覆，如核准閱覽，由該科室調取後給閱。

十五、機關人員離職時，離職報告單應送會檔案室，以查檢其借調檔案情形。

十六、本要點所列簿冊、表單之格式，得以司法院或檔案管理局開發之資訊系統所列印之格式代之。

十七、本要點經報奉 司法院核定後實施，修訂時亦同。