檔徵字第 0910001089 號

要旨

主旨

說明

一 復 貴部九十一年三月二十九日台財總字第○九一○六○○六三二號函。

二 依檔案編目規範第三點規定，檔案著錄以案件為單元，但檔案回溯編目得以案卷為單元。上開但書規定，係考量特殊類型檔案編目需求，以及符應檔案法施行後，各機關即應將檔案目錄定期彙送本局公布，囿於時限及人力，爰訂定檔案回溯編目得以案卷為單元之權宜作法。惟案卷之著錄仍應以能表達案情或契合其要旨為原則。機關依據上開規定辦理編目建檔，於法確無不合。又機關永久保存或定期保存之檔案，如屆滿移轉或銷毀年限，依規定應造具檔案移轉目錄或銷毀目錄送本局審核，為覈實執行上開審核作業，仍請依機關檔案保存年限及銷毀辦法第八條第三項及國家檔案移轉辦法第四條第三項規定，編製以案件為單元之檔案銷毀或移轉目錄送核。

三 查檔案法施行細則第十二條第一項規定，各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案，應於施行後三年內完成檔案回溯編目建檔，但有特殊情形報經檔案中央主管機關同意者，不在此限；同條第二項規定，檔案編目應用軟體由檔案中央主管機關設計提供。另本法施行前已屆滿保存年限之檔案，可免辦理回溯編目建檔作業，逕依本局九十一年一月二十九日檔徵字第○九一○○○○二二二二號函頒之機關檔案銷毀目錄編製原則及送核作業注意事項，編製檔案銷毀目錄循序辦理銷毀。