要旨
為防止發生機關將應歸檔之重要文件散佚情事及使各類公務紀錄能妥適保存與開放應用，請各機關確實將屬說明三性質之文件依檔案法令相關規定，辦理歸檔作業
主旨
各機關處理公務或因公務產生之各類型公務紀錄資料，請確實依檔案法令相關規定歸檔管理，請 查照。
說明
一、依據檔案管理局 98 年 5 月 22 日檔徵字第 09800091583 號函辦理。 二、本府前於 97 年 12 月 30 日府行檔字第 0970296998 號函請各機關訂處理公務或因公務產生之各類型公務紀錄資料，應依檔案法令相關規定歸檔管理在案。 三、邇來部分機關仍有應歸檔之重要文件散佚情事，為使彰顯機關發展歷程及業務成果之各類型公務紀錄妥適保存與開放應用，請就存置於業務單位或各級首長、副首長辦公室，具下列性質且足供機關內外部使用之檔案，辦理歸檔： （一）機關法定職能運作，可供業務參考或權責稽憑者。 （二）具保障個人、團體或政府機關法定權益者。 （三）具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。 （四）具學術研究參考者。 （五）具影響國家、地方發展及社會公益者。 （六）具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。
正本
臺南縣政府縣長室、臺南縣政府副縣長室、臺南縣政府秘書長室、臺南縣政府機要秘書室、臺南縣政府參議辦公室、臺南縣政府秘書辦公室、臺南縣政府各處、臺南縣政府所屬一級、二級機關、臺南縣各鄉鎮市公所、臺南縣各鄉鎮市戶政事務所、臺南縣各鄉鎮市民代表會、臺南縣各鄉鎮市衛生所、臺南縣警察局各分局、臺南縣各地政事務所
副本
行政管理處
