檔徵字第 1050009062 號

要旨

主旨

說明

一、邇來部分機關仍有因未落實歸檔管理，以致政府公務紀錄散佚情事發生，請加強辦理下列事項：

（一）落實辦畢案件歸檔作業各機關處理公務或因公務產生之各類型公務紀錄資料，含存置於業務單位或各級首長、副首長辦公室者，應確依檔案法相關規定歸檔管理；歸檔案件應以原件為原則。

（二）加強檔案銷毀作業之監控措施各機關辦理檔案銷毀作業應依檔案法、機關檔案保存年限及銷毀辦法等相關規定辦理，經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案於銷毀前，應妥善集中放置於安全場所，並注意其運送過程之安全，且檔案之銷毀，應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控。機密檔案未經解密者，以及未經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，不得銷毀。

二、另，各機關管有非屬檔案法相關規定應歸檔管理之文書，各機關應本於權責自行訂定管理規定，衡酌決定處理方式，加強相關安全與保管事宜。