檔徵字第 1020000398 號

關於 貴所社會福利案件保存年限調整釋疑一案，復如說明，請 查照。說 明：一、依據內政部 102 年 1 月 21 日台內社字第 1020079245 號函辦理。

二、依機關檔案保存年限及銷毀辦法第 5 條第 1 及第 2 項規定，各機關應就主管業務，依本辦法、機關共通性檔案保存年限基準及其他相關法令規定，編訂檔案保存年限區分表（以下簡稱區分表），並依檔案法施行細則第 10 條第 1 項各款規定程序函送本局審核後實施，修正時，亦同。但依本局訂頒之機關共通性檔案保存年限基準修正者，不受此限，合先敘明。

三、經查 貴所採用之區分表係經本局 93 年 8 月 31 日檔徵字第 0930006591 號函審核通過之「嘉義縣各鄉鎮市公所檔案分類及保存年限區分表」，所詢社會福利案件之保存年限，係屬該區分表社會救濟及社會福利類（含身心障礙、低收入戶、兒童與少年福利等），保存年限列為 10 年；如有修正之必要，因涉屬人民申請案件，除應考量行政程序法有關請求權之規定年限外，亦需審酌個人權益保護、機關行政稽憑等需要及該類檔案歷年之內、外在利用情形，經檢討其妥適性並取得相關機關共識後，再依上開規定程序函送嘉義縣政府轉請本局審核後擇期實施；至先前已核列為 10 年之檔案，如欲檢討其年限者，得參酌修正後之區分表，辦理檔案保存價值鑑定及簽奉機關權責長官後始得調整保存年限，俟調整後之保存年限屆滿，辦理檔案銷毀作業時，應併附上開鑑定報告送本局審核。