院臺綜字第 1040015900 號

要旨

主旨

說明

一、簽為「公文程式條例」及「文書處理手冊」所稱之公文書，屬其他公文。依「文書處理手冊」第 15 點（一）6 （5 ）規定，簽為承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。所詢文書須記載事項，依「文書處理手冊」第 20點（七）、（八）規定，文書須記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間；文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間。第 25 點、第 27 點及第 41 點亦就收發文處理之編號、登錄應注意事項訂有詳細規範。另依「檔案分類編案規範」第 2 點（六）及第 11 點規定，檔號係指由檔案年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號依序所組成之一組號碼；檔案立案時應編訂檔號。有關檔案歸檔事宜，依手冊第 44 點規定，文書歸檔應依相關檔案法規辦理；「機關檔案點收作業要點」就歸檔及得不歸檔案件類型等均有明文規定。至人民如有申請應用檔案之需要，可依「檔案法」第 17 條規定，以書面敘明理由向原收文機關申請閱覽、抄錄或複製。

二、基於政府資訊公開原則，文書處理手冊及相關函釋等資訊均登載於「行政院全球資訊網」（資訊與服務項下之行政事務），供各界瀏覽。臺端就文書處理如有相關疑義，可上網瀏覽查詢。