ข้อ ๑ ให้ยกเลิกแนวทางปฏิบัติตามข้อ ๓.๓.๙
การปฏิบัติการของกองทุนสำรองเลี้ยงชีพของข้อ ๓.๓ ระบบปฏิบัติการด้านงานสนับสนุน
แห่งประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ที่ อข/น. ๕/๒๕๔๙
เรื่อง แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน ลงวันที่ ๘
มีนาคม พ.ศ. ๒๕๔๙ และให้ใช้ความต่อไปนี้แทน
แนวทางปฏิบัติ
๑.
จัดให้มีระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุน อันได้แก่
๑.๑
ระบบการควบคุมภายในของงานด้านทะเบียนสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Fund administrator) ที่มีความเพียงพอที่จะให้มั่นใจได้ว่าการปฏิบัติงานจะเป็นไปอย่างถูกต้อง
ครบถ้วนและรัดกุม โดยควรคำนึงถึงเรื่อง ดังต่อไปนี้
๑.๑.๑
การจัดเก็บเอกสารและข้อมูล
(๑) มีระบบการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการรับโอนเงิน การขอคงเงินไว้ในกองทุน
และการขอรับเงินเป็นงวด วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) และการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่ง่ายต่อการค้นหา
มีความปลอดภัยจากผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง มีการควบคุมการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารและอยู่ในสภาพที่ผู้ใช้งาน
และบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถเรียกใช้งานได้ ภายใน ๑๐ วันทำการ
(๒) จัดเก็บเอกสาร/ข้อมูลในรูปแบบอื่นเกี่ยวกับการรับโอนเงิน
การขอคงเงินไว้ในกองทุน และการขอรับเงินเป็นงวด วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) และการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกไว้ทุกครั้ง
เป็นเวลาไม่น้อยกว่า ๕ ปี ทั้งนี้
ในกรณีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบอื่นควรสามารถเรียกดูข้อมูลในการจัดเก็บนั้นได้ด้วย
(๓) มีระบบสำรองข้อมูล (Backup) และมีมาตรการรองรับกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินเพื่อให้สามารถให้บริการได้โดยไม่หยุดชะงักนานเกินสมควร
๑.๑.๒
การรักษาความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูล
มีระบบในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารที่เพียงพอ
เช่น กำหนดให้การเข้าออกพื้นที่เฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
๑.๑.๓
การดูแลสายการปฏิบัติงาน
(๑) จัดให้มีระบบการสอบยันการปฏิบัติงานระหว่างบุคลากรภายในฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง
(Maker & checker)
(๒) มีการกำหนดหน้าที่ที่ชัดเจนของบุคคลในการปฏิบัติงาน
(๓) มีการทำคู่มือการปฏิบัติงาน (Work procedure) ให้พนักงานใช้อ้างอิงและมีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้สามารถปฏิบัติงานได้
ในกรณีมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงคู่มือ ควรมีการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบอย่างทั่วถึง
พร้อมทั้งควบคุมให้มีการปฏิบัติตาม
(๔) มีการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานขึ้น
และบันทึกถึงความผิดพลาดนั้น พร้อมทั้งแนวทางป้องกัน
๑.๒
ระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุน ประกอบด้วยงานใน ๓ ด้าน ดังต่อไปนี้
๑.๒.๑
การนำส่งเงินและการรับโอนเงินเข้ากองทุน
(๑) มีการควบคุมการนำส่งเงินเข้ากองทุน
โดยที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างนำส่งเงินเข้ากองทุนภายใน
๓ วันทำการถัดจากวันที่จ่ายค่าจ้าง ดังนั้น
ภายในวันทำการถัดจากวันที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องนำส่งเงินเข้ากองทุน
บริษัทจัดการควรทราบทุกครั้งว่านายจ้างมีการนำเงินเข้ากองทุนหรือไม่
หากนายจ้างไม่ได้ส่งเงินเข้ากองทุนภายในระยะเวลาดังกล่าว
บริษัทจัดการควรติดตามให้นายจ้างนำส่งเงินเข้ากองทุนไม่ช้ากว่าวันทำการถัดไป
รวมทั้งติดตามให้นายจ้างนำเงินเข้ากองทุนตามสมควร
พร้อมทั้งบันทึกการติดตามที่สามารถอ้างอิงตัวบุคคลที่ติดต่อไว้เป็นหลักฐานด้วย
สำหรับเงินที่นายจ้างจะต้องนำส่งเข้ากองทุนประกอบด้วย
(๑.๑) เงินสะสมและสมทบเข้ากองทุน
(๑.๒) เงินเพิ่มของนายจ้างกรณีที่นายจ้างส่งเงินเข้ากองทุนล่าช้า
(๒) การตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินนำส่งและเงินที่รับโอน
(ก) ภายในวันทำการถัดจาก Trade date บริษัทจัดการควรทราบและสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการบวกจำนวนเงินที่นำส่งรายสมาชิกเพื่อให้ได้ยอดรวมของจำนวนเงินนำส่งเข้ากองทุน
รวมทั้งแยกแยะได้ว่าเงินนำส่งเป็นของสมาชิกรายใด : รายปัจจุบัน
รายใหม่รวมทั้งสมาชิกที่ไม่ได้นำส่งเงินเข้ากองทุน
ในกรณีกองทุนหลายนโยบาย
บริษัทจัดการควรตรวจสอบความถูกต้องของการบวกจำนวนเงินที่นำส่งรายสมาชิกแยกรายนโยบายด้วย
ในกรณีการรับโอนเงิน
บริษัทจัดการควรตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินที่รับโอนว่าเป็นการโอนมาทั้งจำนวนจากกองทุนสำรองเลี้ยงชีพนายจ้างรายเดิมหรือกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ
แล้วแต่กรณี
(ข) กรณีที่มีการตรวจพบความผิดปกติของเงินนำส่ง
บริษัทจัดการควรสอบถามนายจ้างทันทีเพื่อให้ได้คำตอบที่ชัดเจน
และติดตามจนกว่านายจ้างจะดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้อง นอกจากนี้
หากเป็นกรณีที่นายจ้างไม่นำส่งเงินของสมาชิกรายใดเนื่องจากสมาชิกสิ้นสมาชิกภาพ บริษัทจัดการควรแจ้งและติดตามนายจ้างจนกว่านายจ้างจะได้แจ้งรายละเอียดการสิ้นสมาชิกภาพของสมาชิกดังกล่าว
เพื่อให้บริษัทจัดการสามารถจ่ายเงินให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพได้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดต่อไป
และบันทึกการดำเนินการไว้เป็นหลักฐานด้วย
ในกรณีการรับโอนเงิน
หากตรวจพบความผิดปกติ
บริษัทจัดการควรสอบถามคณะกรรมการกองทุนทันทีเพื่อให้ได้คำตอบที่ชัดเจน
หากพบว่าไม่ใช่เงินที่สามารถโอนเข้ากองทุนได้
บริษัทจัดการสามารถปฏิเสธไม่รับโอนเงินดังกล่าวเข้ากองทุน
(๓) มีระบบและมาตรการควบคุมความถูกต้องของวันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) ของสมาชิกแต่ละรายอย่างเพียงพอ เช่น
มีการสอบทานความถูกต้องของ trade date ของแต่ละกองทุนภายในวัน
trade date นั้น ๆ
และมีการระบุวันที่รับเอกสารประกอบการนำส่งเงินเข้ากองทุนของนายจ้าง
หรือการรับโอนเงินเข้ากองทุน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการใช้ trade date เป็นต้น
๑.๒.๒
ทะเบียนสมาชิกกองทุนและการจัดสรรเงินนำส่งและผลประโยชน์ของสมาชิกรายตัว ทั้งนี้ ในกรณีกองทุนหลายนโยบาย
บริษัทจัดการควรดำเนินการดังกล่าวแยกรายนโยบาย
(๑) ฐานข้อมูลสมาชิกรายตัวและการคำนวณเงินในกองทุน
(ก) มีการจัดทำฐานข้อมูลสมาชิกรายตัวที่ครบถ้วนถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน
ซึ่งสามารถแยกได้ถึงจำนวนเงินนำส่งของสมาชิกแต่ละรายอย่างชัดเจน
โดยอย่างน้อยควรมีข้อมูล ดังต่อไปนี้
(ก.๑) ชื่อกองทุน และชื่อนโยบาย (ถ้ามี)
(ก.๒) ชื่อนายจ้าง
(ก.๓) ชื่อหรือรหัสสมาชิก
(ก.๔) วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date)
(ก.๕) จำนวนเงินนำเข้ากองทุน
(ข) สามารถคำนวณแยกเป็นยอดเงินสะสม เงินสมทบ ผลประโยชน์ของเงินสะสม
และผลประโยชน์ของเงินสมทบดังกล่าวรายสมาชิก ณ
วันที่ตกลงกันได้อย่างถูกต้องครบถ้วนภายในวันทำการถัดไปนับจากวันที่ตกลงกัน
โดยอาจมีค่าใช้จ่ายตามสมควร
(ค) สามารถจัดทำรายงานรายตัวสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้ทุก Transaction พร้อมทั้งรายละเอียดการคำนวณจำนวนเงินนำส่ง การจัดสรรจำนวนหน่วย
และมูลค่าต่อหน่วย ตามที่สมาชิกร้องขอเป็นรายกรณี
ภายในวันที่มีการตกลงไว้กับสมาชิก โดยอาจมีค่าใช้จ่ายตามสมควรได้
(๒) การเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยให้แก่สมาชิก
(ก)
มีข้อตกลงที่ชัดเจนระหว่างบริษัทจัดการกับคณะกรรมการกองทุนเกี่ยวกับกำหนดวันคำนวณจำนวนหน่วย
(Trade date) ของแต่ละกองทุน
ซึ่งการกำหนดวัน trade date ควรคำนึงถึงการจัดสรรหน่วยสำหรับรายการเงินเข้าหรือออกจากกองทุนได้อย่างถูกต้อง
และสะท้อนถึงราคาตลาดของทรัพย์สินที่เป็นปัจจุบันมากที่สุด
แต่ไม่น้อยกว่าสัปดาห์ละครั้ง
(ข) มีการกำหนดเวลาในการปิดรับเอกสารและแจ้งให้คณะกรรมการกองทุนทราบ
เพื่อให้สามารถตรวจสอบเอกสารที่ส่งมาครบถ้วนได้ทันใช้ในการคำนวณ ใน trade date ที่จะถึงเร็วที่สุด
(ค) มีเอกสาร/ข้อมูลที่แสดงได้ว่า
การเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยให้แก่สมาชิกมีความถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนด
หรือข้อตกลงใด ๆ ระหว่างบริษัทจัดการกับคณะกรรมการกองทุน
(ง) มีการสอบทานความถูกต้องของการเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยและกรณีพบความผิดพลาดในการเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วย
ให้ดำเนินการแก้ไขในทันทีที่พบความผิดพลาดดังกล่าว
และบันทึกสาเหตุความผิดพลาดและการดำเนินการแก้ไขนั้นไว้ด้วย
เพื่อให้เงินในกองทุนของสมาชิกมีความถูกต้องครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนดหรือข้อตกลงใด
ๆ ระหว่างคณะกรรมการกองทุนกับบริษัทจัดการ
๑.๒.๓
การจ่ายเงินให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ
(๑) การตรวจสอบข้อมูลเพื่อการจ่ายเงิน
(ก)
มีข้อมูลประกอบการจ่ายเงินตามที่ข้อบังคับกองทุนกำหนดอย่างถูกต้องและเพียงพอ
โดยในรายการที่กำหนดให้คณะกรรมการกองทุนแจ้งการสิ้นสมาชิกภาพ ควรมีรายการอย่างน้อย
ดังต่อไปนี้
(ก.๑) ชื่อและรหัสสมาชิก
(ก.๒) วันที่เข้าทำงานกับนายจ้างปัจจุบัน/วันที่เป็นสมาชิกกองทุน
(ก.๓) วันที่ออกจากงานกับนายจ้างปัจจุบัน/วันที่สิ้นสมาชิกภาพ
(ก.๔) เหตุที่สิ้นสมาชิกภาพ
(ก.๕) อัตราจ่ายเงินสมทบและผลประโยชน์
(ก.๖) เหตุผลกรณีไม่จ่ายเงินสมทบและผลประโยชน์ของเงินสมทบ
(ก.๗) งวดสุดท้ายที่นำส่งเงิน
(ก.๘) วิธีการจ่ายเงิน ซึ่งควรเป็นไปตามข้อบังคับกองทุน
(ข)
มีการตรวจสอบลายมือชื่อกรรมการกองทุนในหนังสือแจ้งการสิ้นสมาชิกภาพจากคณะกรรมการกองทุนเทียบกับแบบลายมือชื่อที่คณะกรรมการกองทุนได้ให้ไว้กับบริษัทจัดการว่ามีอำนาจลงนามหรือไม่ทุกครั้ง
เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นกรรมการที่แจ้งสิ้นสมาชิกภาพเป็นกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม
(ค) ปรับปรุงข้อบังคับให้เป็นปัจจุบัน และควรจัดเก็บข้อบังคับ
และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินให้แก่สมาชิก
(๒) การคำนวณจำนวนเงินที่จะจ่ายให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ
(ก)
ตรวจสอบข้อมูลประกอบการคำนวณจำนวนเงินที่จะจ่ายให้แก่สมาชิกให้ถูกต้องครบถ้วน
ตามหลักเกณฑ์ที่ข้อบังคับกองทุนกำหนด
หากมีข้อสงสัยในข้อมูลหรือหลักเกณฑ์ที่ข้อบังคับกองทุนกำหนดแม้เพียงประเด็นเล็กน้อย
บริษัทจัดการควรสอบถามคณะกรรมการกองทุนทันทีเพื่อให้ได้ความชัดเจน
(ข) กรณีมีการตรวจพบว่าการจ่ายเงินไม่ถูกต้อง
ให้เร่งดำเนินการแก้ไขตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนดหรือข้อตกลงใด ๆ
ระหว่างคณะกรรมการกองทุนกับบริษัทจัดการ และบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
(๓) การควบคุมให้มีการจ่ายเงินภายใน ๓๐ วันนับแต่วันที่สมาชิกสิ้นสมาชิกภาพ
โดยบริษัทจัดการบันทึกรายละเอียดการนำส่งเอกสารการจ่ายเงินให้คณะกรรมการกองทุนภายในวันที่มีการนำส่งเอกสารดังกล่าว
ซึ่งอย่างน้อยประกอบด้วย ชื่อและรหัสสมาชิก เลขที่เอกสารการจ่ายเงิน จำนวนเงิน
วันที่ในเอกสารการจ่ายเงิน เพื่อสามารถตรวจสอบว่าได้จ่ายเงินอย่างถูกต้องให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ
รวมทั้งมีหลักฐานที่สามารถยืนยันว่าบริษัทจัดการนำส่งเอกสารการจ่ายเงินให้
คณะกรรมการกองทุนแล้ว
(๔) การควบคุมการรับเงินของสมาชิกหรือผู้รับประโยชน์
(ก) มีการตรวจสอบการรับเงินของสมาชิก/ผู้รับประโยชน์
เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว
กรณีบริษัทจัดการมีการจ่ายเป็นเช็คควรมีการ Reconcile บัญชีเช็คอย่างน้อยเดือนละครั้ง
และให้เสร็จสิ้นภายในเดือนถัดไป
(ข) มีทะเบียนคุมเช็คคงค้าง
เพื่อสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเช็คที่ยังไม่ได้ขึ้นเงิน
๑.๓
นอกจากระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุนตามข้อ ๑.๒ บริษัทจัดการควรดำเนินการ ดังต่อไปนี้เพิ่มเติมเพื่อรองรับกรณีสมาชิกขอคงเงินไว้ในกองทุนหรือขอรับเงินเป็นงวด
๑.๓.๑
บริษัทจัดการควรคำนวณเงินที่สมาชิกมีสิทธิได้รับจากกองทุนตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในข้อบังคับกองทุน
เพื่อจะได้ทราบจำนวนส่วนได้เสียที่สมาชิกขอคงเงินหรือรับเงินเป็นงวดมีอยู่ในกองทุน
๑.๓.๒
ในกรณีสมาชิกขอรับเงินเป็นงวด
บริษัทจัดการควรมีระบบที่สามารถแยกแยะจำนวนเงินต้นและผลประโยชน์จากการนำเงินต้นไปลงทุน
๑.๓.๓
บริษัทจัดการควรจัดทำรายงานรายตัวสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพที่แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการคำนวณจำนวนเงินของสมาชิกที่มีอยู่ในกองทุนได้ด้วย
๑.๓.๔
บริษัทจัดการควรตรวจสอบข้อมูลประกอบการจ่ายเงิน
ควบคุมให้มีการจ่ายเงินให้เป็นไปตามข้อตกลงระหว่างบริษัทจัดการกับกองทุน
๑.๓.๕
บริษัทจัดการควรตรวจสอบแบบคำขอคงเงินหรือขอรับเงินเป็นงวดที่มีข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์
รวมทั้งเงื่อนไขและวิธีการจ่ายเงินจากกองทุนด้วย
๒.
จัดให้มีระบบบัญชีกองทุน อันได้แก่
๒.๑
ระบบการคำนวณมูลค่าต่อหน่วยและมูลค่าทรัพย์สินสุทธิของกองทุน และ
๒.๒
ระบบการจัดทำบัญชีทรัพย์สินเพื่อแสดงรายการและจำนวนทรัพย์สินของกองทุน ตลอดจนการบันทึกรายการรับหรือจ่ายทรัพย์สินของกองทุน
และการจัดทำงบการเงิน
ทั้งนี้
ในกรณีกองทุนหลายนโยบาย บริษัทจัดการควรจัดให้มีระบบบัญชีกองทุนแยกรายนโยบาย
และในการจัดทำงบการเงิน ให้จัดทำงบการเงินของกองทุนโดยมีรายละเอียดแยกรายนโยบายด้วย
