ข้อ ๑ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ผู้จ่ายมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย สําหรับการจ่ายเงินได้พึงประเมิน ตามข้อ 17/1 ของข้อ 2 ของกฎกระทรวง ฉบับที่ 144 (พ.ศ. 2522) ออกตามความในประมวลรัษฎากรว่าด้วยภาษีเงินได้ ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยกฎกระทรวง ฉบับที่ 273 (พ.ศ. 2553) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยภาษีเงินได้ ต้องออกให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย และผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย จํานวนสามฉบับมีข้อความตรงกันนั้น อย่างน้อยต้องมีข้อความตามแบบท้ายประกาศนี้
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ตามวรรคหนึ่ง ต้องมีข้อความแต่ละฉบับ ดังนี้
(1) ฉบับที่ 1 หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย / สําเนาใบเสร็จรับเงิน มีข้อความว่า “สําหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย (ผู้ขาย) ใช้แสดงพร้อมแบบแสดงรายการนําเข้า ส่งออกอัญมณีที่ยังมิได้เจียระไนต่อเจ้าหน้าที่ศุลกากร เพื่อผ่านพิธีการศุลกากรขาออก ขณะเดินทางออกนอกประเทศไทย”
(2) ฉบับที่ 2 สําเนาหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย / สําเนาใบเสร็จรับเงิน มีข้อความว่า “สําหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย (ผู้ขาย) เก็บไว้เป็นหลักฐาน”
(3) ฉบับที่ 3 สําเนาหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย / ใบเสร็จรับเงิน มีข้อความว่า “สําหรับผู้หักภาษี ณ ที่จ่าย (ผู้ซื้อ) เก็บไว้เป็นหลักฐาน”
ผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องจัดทําสําเนาคู่ฉบับไว้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานสําหรับออกใบแทนในกรณีที่หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ออกให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้ว แต่ชํารุด สูญหาย โดยการออกใบแทนให้ใช้วิธีถ่ายเอกสารหรือพิมพ์เอกสารจากเครื่องคอมพิวเตอร์ ในกรณีจัดทําหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และมีข้อความว่า “ใบแทน”
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะต้องมีหมายเลขลําดับของหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และหมายเลขลําดับของเล่ม เว้นแต่ในกรณีที่ไม่ได้จัดทําหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นเล่มจะไม่มีหมายเลขลําดับของเล่มก็ได้
การลงชื่อของผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ในหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะใช้วิธีประทับลายมือชื่อผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยตรายาง หรือจะพิมพ์ลายมือชื่อผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ได้มีการเก็บลายมือชื่อไว้ (SCAN) ก็ได้