ข้อ ๔ บุคคลที่ได้รับความเห็นชอบต้องมีการดําเนินการดังต่อไปนี้ ในระหว่างการให้บริการด้วย
(1) มีกระบวนการติดต่อและให้บริการแก่ลูกค้าในเรื่องต่าง ๆ โดยครบถ้วนดังนี้
(ก) การสํารวจและทําความเข้าใจลูกค้า (explore & understand) เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่เพียงพอเกี่ยวกับฐานะทางการเงิน ผลการประเมินระดับความเสี่ยงที่ลูกค้ายอมรับได้ และเป้าหมายในการลงทุนของลูกค้า
(ข) การกําหนดโครงสร้างการลงทุน (portfolio construction) โดยจัดสรรและกําหนดสัดส่วนการลงทุนหรือการทําธุรกรรมในผลิตภัณฑ์ในตลาดทุนที่เหมาะสม (asset allocation) และสอดคล้องกับผลการประเมินระดับความเสี่ยงที่ลูกค้ายอมรับได้ และเป้าหมายในการลงทุนของลูกค้า
(ค) การลงทุนตามแผนจัดสรรการลงทุน (portfolio implementation) ซึ่งมีการคัดเลือกผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม และคํานึงถึงประโยชน์ของลูกค้าเป็นสําคัญ โดยใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์
(ง) การติดตามและปรับปรุงการลงทุน (monitoring & rebalancing) ให้สอดคล้องกับผลการประเมินระดับความเสี่ยงที่ลูกค้ายอมรับได้ และเป้าหมายในการลงทุนของลูกค้า โดยใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์
(จ) การรายงานภาพรวมการลงทุนของลูกค้า (consolidated reporting) โดยจัดทําและจัดส่งรายงานการลงทุนให้กับลูกค้าอย่างสม่ําเสมอ เพื่อให้ลูกค้ามีข้อมูลที่เพียงพอต่อการติดตามผลการดําเนินงาน รวมถึงการทบทวนและประเมินคุณภาพของการให้บริการ
กระบวนการติดต่อและให้บริการตาม (1) วรรคหนึ่งต้องครอบคลุมถึงการบริหารจัดการทรัพย์สินเพื่อการลงทุนของลูกค้าที่มีประสิทธิภาพ โดยอย่างน้อยต้องมีการกําหนดกรอบกลยุทธ์การลงทุน การคัดเลือกผลิตภัณฑ์ การวิเคราะห์ และการตัดสินใจลงทุนที่คํานึงถึงประโยชน์ของลูกค้าเป็นสําคัญ รวมถึงนโยบายในการบริหารความเสี่ยงที่เหมาะสม
(2) จัดให้มีระบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อรองรับการให้บริการตามที่กําหนดใน (1) (ค) และ (ง) ซึ่งต้องเป็นไปเพื่อประโยชน์สูงสุดของผู้ลงทุน ทั้งนี้ ต้องจัดให้มีผู้จัดการกองทุน นักวิเคราะห์การลงทุน หรือผู้ที่มีความรู้ความสามารถเทียบเท่ากับบุคคลดังกล่าวที่สํานักงานยอมรับ เพื่อมีส่วนร่วมในการกําหนดกระบวนการและปัจจัยในการคัดเลือกผลิตภัณฑ์ในตลาดทุนของระบบดังกล่าว ซึ่งต้องเป็นไปตามหลักวิชาอันเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป และมีมาตรการจัดการความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในเรื่องดังกล่าวอย่างมีประสิทธิภาพ
(3) มีการแบ่งแยกหน่วยงานที่ให้บริการซื้อขาย (distribution) ผลิตภัณฑ์ในตลาดทุนกับหน่วยงานที่รับผิดชอบการกําหนดกระบวนการและปัจจัยในการคัดเลือกผลิตภัณฑ์ในตลาดทุนของระบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างชัดเจน
(4) มีผู้แนะนําการลงทุนหรือผู้วางแผนการลงทุนเป็นผู้ทําหน้าที่ให้คําแนะนําเกี่ยวกับการลงทุนตามแนวทางที่กําหนดในระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยบุคคลดังกล่าวต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์เกี่ยวกับหน้าที่ของบุคลากรในธุรกิจตลาดทุนที่กําหนดในประกาศคณะกรรมการกํากับตลาดทุนว่าด้วยหลักเกณฑ์เกี่ยวกับบุคลากรในธุรกิจตลาดทุน โดยอนุโลม
(5) จัดให้มีโครงสร้างการจ่ายค่าตอบแทนให้แก่บุคลากรที่ปฏิบัติหน้าที่ในการให้บริการที่สอดคล้องกับคุณภาพการให้บริการในฐานะผู้มีวิชาชีพ
(6) มีการแจ้งข้อมูลให้ลูกค้าทราบก่อนใช้บริการเกี่ยวกับลักษณะ ขอบเขต และเงื่อนไขในการให้บริการ รวมถึงสิทธิต่าง ๆ ของลูกค้า
ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงการให้บริการตาม (6) วรรคหนึ่ง อย่างมีนัยสําคัญ ต้องแจ้งลูกค้าเพื่อทบทวนหรือปรับปรุงข้อตกลงในการให้บริการกับลูกค้าทันที
(7) มีกระบวนการให้บริการแก่ลูกค้าที่คํานึงถึงเรื่องดังนี้
(ก) การเปิดเผยข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน จําเป็น และเพียงพอแก่ลูกค้า
(ข) การรักษาความลับของลูกค้า
(ค) การรับและจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้า
(8) มีการจัดส่งรายงานข้อมูลในการให้บริการต่อสํานักงานตามแบบและวิธีการที่จัดไว้บนเว็บไซต์ของสํานักงาน
(9) มีการเก็บรักษาทรัพย์สินของลูกค้าไว้กับผู้รับฝากทรัพย์สินที่ได้รับความเห็นชอบจากสํานักงานตามประกาศคณะกรรมการกํากับตลาดทุนว่าด้วยหลักเกณฑ์ เงื่อนไข และวิธีการในการให้ความเห็นชอบผู้รับฝากทรัพย์สินของกองทุนส่วนบุคคล เว้นแต่กรณีที่บุคคลที่ได้รับความเห็นชอบมีใบอนุญาตประกอบธุรกิจหลักทรัพย์ประเภทการเป็นนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ซึ่งมิได้จํากัดเฉพาะหลักทรัพย์อันเป็นตราสารหนี้หรือหน่วยลงทุน บุคคลดังกล่าวอาจเก็บรักษาทรัพย์สินของลูกค้าไว้กับตนเองก็ได้โดยต้องแจ้งให้สํานักงานทราบล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วันก่อนวันเริ่มดําเนินการดังกล่าว
(10) มีการจัดเก็บเอกสารและหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของลูกค้าไว้ให้ครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน โดยต้องจัดเก็บในลักษณะที่พร้อมให้สํานักงานตรวจสอบได้เมื่อได้รับการร้องขอ
(11) จัดให้มีการกํากับดูแลเพื่อให้การให้บริการเป็นไปตามประกาศนี้ รวมทั้งดูแลให้การให้บริการเป็นไปตามกฎหมายหรือกฎเกณฑ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย