ประกาศกรมทะเบียนการค้า ฉบับที่ 18 (พ.ศ. 2538) เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี

• จำนวนมาตรา: 19

มาตรา อารัมภบท

ประกาศกรมทะเบียนการค้า

ประกาศกรมทะเบียนการค้า

ฉบับที่ ๑๘ (พ.ศ. ๒๕๓๘)

เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำ

ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี เอกสาร

ที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี และการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบ

การลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจของบริษัทมหาชนจำกัด

โดยที่บริษัทมหาชนจำกัดต้องจัดให้มีการทำและเก็บรักษาบัญชีตามประกาศ

ของคณะปฏิวัติ ฉบับที่ ๒๘๕ ลงวันที่ ๒๔ พฤศจิกายน พุทธศักราช ๒๕๑๕ แต่ปัจจุบันยังมิได้มี

การกำหนดรายละเอียดและวิธีการในการจัดทำบัญชีไว้ ดังนั้น เพื่อให้การจัดทำบัญชีและการเก็บ

รักษาบัญชีของบริษัทมหาชนจำกัดเป็นไปในแนวทางเดียวกัน อาศัยอำนาจตามความในมาตรา

๑๐๙ แห่งพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. ๒๕๓๕ และความในข้อ ๘ (๑) (๒) (๓)

(๔) และข้อ ๑๓ แห่งประกาศของคณะปฏิวัติ ฉบับที่ ๒๘๕ ลงวันที่ ๒๔ พฤศจิกายน พุทธศักราช

๒๕๑๕ อธิบดีกรมทะเบียนการค้า จึงออกประกาศไว้ดังต่อไปนี้

ชนิดของบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทที่ต้องทำ

มาตรา ข้อ ๑

ข้อ ๑ ให้บริษัทมหาชนจำกัด จัดทำบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทดังต่อไปนี้

๑.๑ ธุรกิจขายสินค้าหรือซื้อขายที่ดิน ต้องจัดทำบัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย

บัญชีแยกประเภททรัพย์สิน บัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่าย

๑.๒ ธุรกิจอื่นนอกจาก ๑.๑ ต้องจัดทำบัญชีแยกประเภททรัพย์สิน บัญชี

แยกประเภทรายได้ รายจ่าย

กรณีที่มีความจำเป็นเพื่อให้การบันทึกรายการของธุรกิจนั้นครบถ้วนและถูกต้อง

ตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป ให้จัดทำบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทอื่นเพิ่มเติมด้วย

ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี

มาตรา ข้อ ๒

ข้อ ๒ บัญชีทุกประเภทและทุกชนิด

๒.๑ ปกด้านหน้าของสมุดบัญชี หรือใบปะหน้าของบัญชี กรณีที่บัญชีเป็น

แผ่นปลิวหรือแผ่นบัตร ต้องมีข้อความดังต่อไปนี้

(๑) ชื่อนิติบุคคล

(๒) ประเภทหรือชนิดของบัญชี

(๓) ตัวเลขไทยหรืออารบิคหรืออักษรไทย ลำดับเล่มบัญชีแต่ละประเภทหรือ

ชนิด ถ้ามีมากกว่าหนึ่งเล่ม ต้องเรียงลำดับเล่มต่อเนื่องกัน

๒.๒ หน้าบัญชีต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค หรืออักษรไทยเรียงลำดับทุกหน้า

มาตรา ข้อ ๓

ข้อ ๓ บัญชีทุกประเภทและทุกชนิด ต้องมีข้อความและรายการในบัญชี

ดังต่อไปนี้

๓.๑ บัญชีเงินสด ให้มีวันเดือนปี เลขที่ใบสำคัญ รายละเอียดแสดงการได้มาหรือ

จ่ายไปซึ่งเงินสด เงินฝากธนาคาร และจำนวนเงินนั้น แต่ถ้ามีรายละเอียดดังกล่าวในใบสำคัญหรือ

บัญชีรายวันชนิดหนึ่งชนิดใดแล้ว จะลงรายการรับหรือจ่ายเงินประเภทเดียวกันเป็นยอดรวมก็ได้

๓.๒ บัญชีรายวันซื้อหรือบัญชีรายวันขาย ให้มีวันเดือนปี เลขที่ใบสำคัญ และ

รายการแสดงรายละเอียด ชนิด ประเภท จำนวน และราคาของสินค้าที่ซื้อขาย แต่ถ้ามีรายละเอียด

ดังกล่าวในใบสำคัญหรือสมุดทะเบียนใดแล้ว จะลงรายการซื้อหรือขายสินค้านั้นเป็นยอดรวมก็ได้

๓.๓ บัญชีรายวันชนิดอื่น ๆ หรือบัญชีรายวันทั่วไป ให้มีวันเดือนปีรายการบัญชี

และจำนวนเงินแต่ละรายการ ในกรณีเป็นบัญชีรายวันทั่วไปให้มีคำอธิบายรายการบัญชีด้วย

๓.๔ บัญชีแยกประเภทลูกหนี้และเจ้าหน้าที่ ให้มีชื่อลูกหนี้หรือเจ้าหนี้วันเดือนปี

และรายการแสดงการก่อหนี้หรือระงับหนี้และจำนวนเงินนั้น การลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชี

และหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้

๓.๕ บัญชีแยกประเภททรัพย์สิน ให้มีชื่อบัญชี วันเดือนปี รายการแสดงการได้มา

หรือจำหน่ายไปซึ่งทรัพย์สิน จำนวนและหน่วยนับของทรัพย์สินแต่ละชนิดและจำนวนเงินนั้น

การลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้าของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้

๓.๖ บัญชีแยกประเภทรายได้ รายจ่าย ให้มีชื่อบัญชี วันเดือนปี รายการแสดง

ที่มาแห่งรายได้หรือรายจ่ายและจำนวนเงินนั้น การลงรายการดังกล่าวจะอ้างบัญชีและหน้า

ของบัญชีเงินสดหรือบัญชีรายวันก็ได้

๓.๗ บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ให้มีชื่อ ชนิดและหน่วยนับของสินค้า

วันเดือนปี และรายการแสดงการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินค้าและจำนวนสินค้านั้น

มาตรา ข้อ ๔

ข้อ ๔ รายการในบัญชีที่เป็นจำนวนเงินตามข้อ ๓ ต้องเป็นหน่วยเงินตราไทย

ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี

มาตรา ข้อ ๕

ข้อ ๕ การลงรายการในบัญชี ต้องลงรายการให้แล้วเสร็จภายในกำหนด

ระยะเวลา ดังต่อไปนี้

๕.๑ บัญชีเงินสดและบัญชีรายวันทุกชนิด ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่รายการนั้น

เกิดขึ้น

ในกรณีลงบัญชีเงินสดและบัญชีรายวันด้วยเครื่องจักรทำบัญชี ภายในสิบห้าวัน

นับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น

๕.๒ บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือน

ที่รายการนั้นเกิดขึ้น

๕.๓ บัญชีแยกประเภท ต้องผ่านรายการจากบัญชีเงินสดและบัญชีรายวันทุกชนิด

ภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น

มาตรา ข้อ ๖

ข้อ ๖ การลงรายการยอดคงเหลือในบัญชีเงินสด บัญชีแยกประเภททุกชนิดและ

บัญชีสินค้าซึ่งอยู่ในครอบครอง ณ วันปิดบัญชีแต่ละงวด ต้องลงให้แล้วเสร็จภายในหกสิบวัน

นับแต่วันปิดบัญชี

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี

มาตรา ข้อ ๗

ข้อ ๗ การลงรายการในบัญชีเงินสด บัญชีรายวันและบัญชีสินค้าซึ่งอยู่ใน

ครอบครองจะต้องมีเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถแสดงความครบถ้วนและถูกต้อง

ของรายการบัญชีและเป็นที่เชื่อถือได้

มาตรา ข้อ ๘

ข้อ ๘ เอกสารประกอบการลงบัญชี หมายถึง บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ

ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกออกได้เป็น ๓ ประเภท คือ

(๑) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

(๒) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทมหาชนจำกัด เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

(๓) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบริษัทมหาชนจำกัด เพื่อใช้ในกิจการ

การลงรายการในบัญชีจะต้องใช้เอกสารจากลำดับที่ (๑) หรือ (๒) แล้วแต่กรณี

ก่อน เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าว จึงให้ใช้เอกสารลำดับถัดไป

มาตรา ข้อ ๙

ข้อ ๙ เอกสารประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมีรายการดังต่อไปนี้

(๑) ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร

(๒) ชื่อของเอกสาร

(๓) เลขที่ของเอกสารและเล่มที่ (ถ้ามี)

(๔) วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร

(๕) จำนวนเงินรวม

มาตรา ข้อ ๑๐

ข้อ ๑๐ เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อออก

ให้แก่บุคคลภายนอกตามข้อ ๘ (๒) เพื่อเป็นหลักฐานในการรับชำระ รับฝาก หรือรับเงิน หรือตั๋วเงิน

นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๙ แล้ว จะต้องมีรายการต่อไปนี้เพิ่มขึ้นอีก คือ

(๑) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร

(๒) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร

(๓) รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน

(๔) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วยและราคาของสินค้าหรือบริการ

แต่ละรายการ เว้นแต่ได้ระบุรายละเอียดดังกล่าวไว้ในเอกสารตามข้อ ๑๑ (๓) แล้ว

(๕) ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน

มาตรา ข้อ ๑๑

ข้อ ๑๑ เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อออก

ให้แก่บุคคลภายนอกตามข้อ ๘ (๒) เพื่อเป็นหลักฐานในการจำหน่าย จ่าย โอน ส่งมอบสินค้า

หรือบริการ โดยยังมิได้มีการชำระเงินหรือตั๋วเงิน นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๙ แล้ว

จะต้องมีรายการต่อไปนี้เพิ่มขึ้นอีก คือ

(๑) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร

(๒) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร

(๓) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วยและราคาของสินค้าหรือบริการ

แต่ละรายการ

(๔) ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ และที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าหรือ

บริการ

(๕) ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือบริการ

มาตรา ข้อ ๑๒

ข้อ ๑๒ เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อออก

ให้แก่บุคคลภายนอก จะต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย ๑ ชุด

มาตรา ข้อ ๑๓

ข้อ ๑๓ เอกสารประกอบการลงบัญชีที่บริษัทมหาชนจำกัดจัดทำขึ้น เพื่อใช้

ในกิจการตามข้อ ๘ (๓) นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ ๙ แล้ว จะต้องมีคำอธิบายรายการ

และมีกรรมการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากกรรมการลงลายมือชื่ออนุมัติรายการนั้นด้วย

การเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจ

มาตรา ข้อ ๑๔

ข้อ ๑๔ บริษัทมหาชนจำกัด ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี

ไว้ ณ สถานที่ประกอบธุรกิจ เว้นแต่จะได้รับอนุญาตจากสารวัตรบัญชี หรือสารวัตรใหญ่บัญชี

ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นแล้ว

สถานที่ประกอบธุรกิจ หมายถึง สถานที่ซึ่งบริษัทมหาชนจำกัดใช้ประกอบธุรกิจ

เป็นประจำ และให้หมายความรวมถึงสถานที่ซึ่งใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำด้วย

มาตรา ข้อ ๑๕

ข้อ ๑๕ การขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอก

สถานที่ประกอบธุรกิจให้ยื่นคำขอตามแบบที่อธิบดีกำหนดต่อสำนักงานบัญชีที่สถานที่ประกอบ

ธุรกิจนั้นตั้งอยู่หรือต่อสำนักงานกลางบัญชีที่กองบัญชีธุรกิจกรมทะเบียนการค้า ก็ได้

มาตรา ข้อ ๑๖

ข้อ ๑๖ ในกรณีที่สารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชีไม่อนุญาตตามคำขอให้แจ้ง

ปฏิเสธการอนุญาตไปยังผู้ขอพร้อมเหตุผล

มาตรา ข้อ ๑๗

ข้อ ๑๗ การเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการใด ๆ ที่ได้แจ้งไว้แล้ว ให้บริษัท

มหาชนจำกัด ยื่นคำขอตามแบบที่อธิบดีกำหนดต่อสารวัตรบัญชี หรือสารวัตรใหญ่บัญชี ภายใน

สิบห้าวันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการนั้น ๆ

มาตรา ข้อ ๑๘

ข้อ ๑๘ สำหรับบริษัทมหาชนจำกัดที่ได้รับอนุญาตให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสาร

ประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจ หากมีพฤติการณ์เป็นที่ปรากฏว่า บริษัทมหาชน

จำกัดนั้นไม่ปฏิบัติตามข้อความหรือรายการที่ได้แจ้งไว้ให้สารวัตรบัญชีหรือสารวัตรใหญ่บัญชี

เพิกถอนการอนุญาตดังกล่าวได้

มาตรา ข้อ ๑๙

ข้อ ๑๙ ประกาศนี้ให้ใช้บังคับเมื่อพ้นกำหนดหกสิบวันนับแต่วันประกาศ

ในราชกิจจานุเบกษา

ประกาศ ณ วันที่ ๒ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๓๘

สุปรีชา แพ่งสภา

รองอธิบดี รักษาราชการแทน

อธิบดีกรมทะเบียนการค้า

[รก.๒๕๓๘/๓๙ง/๓๐/๑๖ พฤษภาคม ๒๕๓๘]