ข้อ ๖ การยื่นเรื่องร้องเรียนตามข้อ ๔ ต้องใช้ถ้อยคำสุภาพและมีสาระสำคัญอย่างน้อย ดังต่อไปนี้
(๑) วัน เดือน ปี ที่ร้องเรียน
(๒) ชื่อ ที่อยู่ตามภูมิลำเนาหรือที่ทำงาน และหมายเลขโทรศัพท์ซึ่งสามารถติดต่อได้ของผู้ร้องเรียน
(๓) ชื่อ ที่อยู่ตามภูมิลำเนาหรือที่ทำงาน และหมายเลขโทรศัพท์ซึ่งสามารถติดต่อได้ของผู้ถูกร้องเรียน (ถ้ามี)
(๔) วัน เดือน ปี และสถานที่ซึ่งพบการกระทำอันฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยคลังสินค้า ไซโล และห้องเย็น
(๕) รายละเอียดข้อเท็จจริงหรือพฤติการณ์ที่เป็นเหตุแห่งเรื่องร้องเรียนที่ชัดเจน และครบถ้วนพร้อมสำเนาเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
(๖) ความประสงค์ หรือเหตุผลในการร้องเรียน
การร้องเรียนด้วยตนเองโดยวาจาหรือร้องเรียนทางโทรศัพท์ ให้พนักงานเจ้าหน้าที่ผู้รับเรื่องร้องเรียน สอบถามและบันทึกสาระสำคัญตามวรรคหนึ่งในบันทึกการรับเรื่องร้องเรียน ให้ถูกต้องและครบถ้วน ตามแบบท้ายระเบียบนี้ กรณีการร้องเรียนทางโทรศัพท์ ให้พนักงานเจ้าหน้าที่ผู้รับเรื่องร้องเรียนแจ้งให้ผู้ร้องเรียนมาแสดงตน พร้อมเอกสารหลักฐานตามข้อ ๓ และวรรคหนึ่ง ภายในเจ็ดวันทำการนับแต่วันที่ได้รับแจ้งจากพนักงานเจ้าหน้าที่
กรณีที่การร้องเรียนมีสาระสำคัญไม่ครบถ้วนตามวรรคหนึ่งหรือไม่ชัดเจน ให้พนักงานเจ้าหน้าที่ผู้รับเรื่องร้องเรียนดำเนินการดังนี้
(๑) กรณีร้องเรียนเป็นหนังสือโดยผู้ร้องเรียนมายื่นหนังสือด้วยตนเอง ให้สอบถามผู้ร้องเรียนเพิ่มเติม แล้วบันทึกสาระสำคัญตามวรรคหนึ่งในบันทึกการรับเรื่องร้องเรียน ตามแบบท้ายระเบียบนี้
(๒) กรณีร้องเรียนเป็นหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ให้แจ้งเป็นหนังสือทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับให้ผู้ร้องเรียนส่งข้อเท็จจริงเพิ่มเติมให้ครบถ้วนตามวรรคหนึ่ง พร้อมเอกสารหลักฐานตามข้อ ๓ ภายในสิบห้าวันทำการนับแต่วันที่ได้รับแจ้งจากพนักงานเจ้าหน้าที่
(๓) กรณีร้องเรียนด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้แจ้งด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ร้องเรียนส่งข้อเท็จจริงเพิ่มเติมให้ครบถ้วนตามวรรคหนึ่ง พร้อมเอกสารหลักฐานตามข้อ ๓ ภายในสิบห้าวันทำการนับแต่วันที่ได้รับแจ้งจากพนักงานเจ้าหน้าที่
หากครบกำหนดระยะเวลาตามวรรคสองหรือวรรคสาม แล้วแต่กรณี ผู้ร้องเรียนไม่นำส่งข้อเท็จจริงเพิ่มเติมหรือไม่มาแสดงตนและพนักงานเจ้าหน้าที่ผู้รับเรื่องร้องเรียนไม่สามารถติดต่อผู้ร้องเรียนได้ ให้พนักงานเจ้าหน้าที่หมายเหตุไว้ในสมุดรับเรื่องร้องเรียน ตามแบบท้ายระเบียบนี้และดำเนินการตามข้อ ๘ ต่อไป
