Điều 6. Lập kế hoạch, tổng kết, báo cáo và đánh giá.
1. Cuộc họp đánh giá thường niên sẽ được tổ chức hàng năm. Các bên sẽ thống nhất về hình thức và thời gian của các báo cáo và các cuộc họp đánh giá giữa kỳ. Biên bản họp sẽ được chuẩn bị và ký trước khi kết thúc cuộc họp.
2.
Bản Báo Cáo Sơ Bộ Tiến Độ Thường Niên
phải được cung cấp cho Đại sứ quán Thụy Điển 15 ngày trước khi tổ chức cuộc họp thường niên. Cuộc họp thường niên sẽ xem xét bản báo cáo này, nếu có sửa đổi thì ngày nộp bản báo cáo cuối cùng sẽ được ghi trong Biên bản họp.
3.
Dự thảo Kế hoạch hoạt động hàng năm
có phần kinh phí cho năm tiếp theo phải được gửi tới Đại sứ quán Thụy Điển 15 ngày trước cuộc họp thường niên. Bản dự thảo sẽ được đưa ra hội nghị thường niên phân tích, thảo luận. Bản Kế hoạch hoạt động cuối cùng đã được sửa đổi theo nội dung đã thống nhất tại hội nghị thường niên phải được trình lên Đại sứ quán để phê duyệt 15 ngày sau khi Hội nghị thường niên kết thúc.
4.
Báo cáo tài chính hàng năm
phải được gửi tới Đại sứ quán không chậm hơn 20 ngày sau khi năm tài chính kết thúc. Báo cáo này dựa trên các báo cáo tài chính của các tài khoản và bao gồm tất cả các khoản thu, các nguồn thu, các khoản chi trong toàn bộ giai đoạn hoạt động. Việc báo cáo tài chính giữa kỳ sẽ do các bên thỏa thuận trên cơ sở xem xét báo cáo tài chính đã được thông qua như là một điều kiện tiên quyết cho việc giải ngân được đề cập trong Điều 7.
5. Đại sứ quán sẽ thông báo cho Ban Giám đốc Dự án Việt Nam tất cả các khoản do Đại sứ quán chi cho Dự án. Thông tin này sẽ được gửi tới phía Việt Nam không chậm hơn 15 ngày trước khi hết hạn nộp báo cáo của phía Việt Nam.
6. Bản dự thảo Báo cáo hoàn thành sẽ được gửi tới Đại sứ quán không chậm hơn 30 ngày trước cuộc họp tổng kết cuối cùng. Sau khi các bên cùng xem xét, bản dự thảo sẽ được chỉnh sửa và bản cuối cùng phải được gửi tới Đại sứ quán trong vòng 30 ngày sau cuộc họp. Nếu vì một số lý do cuộc họp tổng kết cuối cùng không được tổ chức thì Bản dự thảo Báo cáo hoàn thành sẽ được gửi tới Đại sứ quán 30 ngày trước khi giai đoạn hoạt động của dự án hết hạn và bản cuối cùng của Báo cáo hoàn thành sẽ được gửi tới Đại sứ quán trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được ý kiến của Đại sứ quán.
7. Một năm trước khi kết thúc giai đoạn ba và là giai đoạn cuối của quá trình hợp tác, việc đánh giá Dự án sẽ được thực hiện. Các bên sẽ thống nhất về nội dung và quy trình thực hiện trong cuộc họp thường niên năm trước khi tiến hành.
Thông tin thêm về nội dung và hình thức các báo cáo được cung cấp trong cuốn Hướng dẫn của Sida về việc lập kế hoạch, chế độ báo cáo và kiểm toán. Phía Thụy Điển sẽ cung cấp cho bên Việt Nam cuốn Hướng dẫn này. Hướng dẫn còn có thể xem tại trang điện tử
www.sida.se/partnerpoint
.
Ban Giám đốc Dự án phải thông báo kịp thời cho Đại sứ quán Thụy Điển trường hợp các báo cáo và kế hoạch không thể gửi đến Đại sứ quán như thỏa thuận. Cuộc họp đánh giá thường niên sẽ không được tổ chức và kinh phí của Dự án hàng năm cũng không được chi cho đến khi Đại sứ quán Thụy Điển nhận được báo cáo. Bên cạnh thủ tục báo cáo định kỳ đã thỏa thuận, các bên phải thông báo kịp thời cho nhau khi phát sinh sự kiện có thể làm cho Dự án không thực hiện được theo kế hoạch đã thống nhất.
Ban Giám đốc Dự án sẽ cung cấp cho Đại sứ quán Thụy Điển những thông tin khác liên quan tới Dự án nếu Đại sứ quán đưa ra yêu cầu một cách chính đáng, đồng thời phía Việt Nam sẽ tạo điều kiện cho những đại diện phía Thụy Điển có thể đến thăm, kiểm tra tài sản, hàng hóa, hồ sơ và tài liệu của Dự án. Phía Việt Nam sẽ phối hợp với và hỗ trợ phía Thụy Điển thực hiện các hoạt động đánh giá ảnh hưởng của dự án sau này. Nghĩa vụ này của phía Việt Nam còn áp dụng đối với cả các hỗ trợ trước đây của Thụy Điển cho Dự án.