Điều 4. Trình tự, thủ tục thực hiện
1. Nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra
Người nhập khẩu lập 01 bộ hồ sơ đăng ký kiểm tra theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này và nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (nộp hồ sơ điện tử). Trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật (sau đây gọi tắt là trường hợp bất khả kháng), người nhập khẩu có thể nộp hồ sơ giấy cho cơ quan chứng nhận theo các địa chỉ công bố trên Trang thông tin điện tử của cơ quan chứng nhận.
2. Tiếp nhận hồ sơ đăng ký kiểm tra
Cơ quan chứng nhận tiếp nhận, kiểm tra thành phần hồ sơ đăng ký kiểm tra và trả kết quả trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký kiểm tra, cụ thể như sau:
Trường hợp hồ sơ đăng ký kiểm tra đầy đủ theo quy định, cơ quan chứng nhận ký xác nhận vào Bản đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, hệ thống tự động cấp số đăng ký kiểm tra và gửi lên Cổng thông tin một cửa quốc gia (đối với hồ sơ điện tử) hoặc cơ quan chứng nhận cấp số đăng ký kiểm tra, ký xác nhận vào Bản đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, trả lại người nhập khẩu (đối với hồ sơ giấy) để người nhập khẩu làm thủ tục nhập khẩu với cơ quan hải quan cửa khẩu;
Trường hợp hồ sơ đăng ký kiểm tra chưa đủ theo quy định, cơ quan chứng nhận thông báo trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (đối với hồ sơ điện tử) hoặc thông báo theo mẫu quy định tại Phụ lục X ban hành kèm theo Thông tư này (đối với hồ sơ giấy) để người nhập khẩu bổ sung, sửa đổi;
Cơ quan chứng nhận có quyền từ chối tiếp nhận hoặc trả lại hồ sơ đăng ký kiểm tra và thông báo cho người nhập khẩu trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (đối với hồ sơ điện tử) hoặc thông báo theo mẫu quy định tại Phụ lục X ban hành kèm theo Thông tư này (đối với hồ sơ giấy) trong các trường hợp sau:
a) Xe nhập khẩu không thuộc danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ Giao thông vận tải;
b) Tài liệu trong hồ sơ đăng ký kiểm tra thể hiện xe thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu quy định tại Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương (sau đây gọi tắt là Nghị định số 69/2018/NĐ-CP);
c) Tài liệu trong hồ sơ đăng ký kiểm tra có hình ảnh, nội dung thể hiện không đúng chủ quyền quốc gia hoặc có nội dung khác gây ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, kinh tế, xã hội, quan hệ ngoại giao của Việt Nam;
d) Tài liệu trong hồ sơ đăng ký kiểm tra thể hiện xe nhập khẩu có tiêu chuẩn khí thải thấp hơn tiêu chuẩn khí thải theo quy định của pháp luật;
đ) Không khai báo số khung (hoặc số VIN đối với xe cơ giới; số PIN hoặc số seri của xe máy chuyên dùng) trong hồ sơ đăng ký kiểm tra;
e) Quá 30 ngày kể từ ngày mở hồ sơ đăng ký kiểm tra, người nhập khẩu không xuất trình phương tiện để kiểm tra đối với lô hàng nhập khẩu trước đó trừ trường hợp bất khả kháng;
g) Người nhập khẩu đang trong thời gian bị đình chỉ hoạt động theo quy định của pháp luật.
3. Thực hiện kiểm tra
a) Người nhập khẩu gửi bản xác nhận kế hoạch kiểm tra theo mẫu quy định tại Phụ lục XI ban hành kèm theo Thông tư này trên Cổng thông tin một cửa quốc gia kèm theo số, ngày, tháng, năm của tờ khai hàng hóa nhập khẩu (đối với hồ sơ điện tử) hoặc gửi tới cơ quan chứng nhận bản xác nhận kế hoạch kiểm tra kèm theo bản sao tờ khai hàng hóa nhập khẩu (đối với hồ sơ giấy). Cơ quan chứng nhận thực hiện việc kiểm tra trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc đối với địa điểm kiểm tra tại cửa khẩu hoặc không quá 05 ngày làm việc đối với địa điểm kiểm tra tại kho bảo quản của người nhập khẩu, kể từ ngày kiểm tra do người nhập khẩu đề nghị trên bản xác nhận kế hoạch kiểm tra. Trường hợp bất khả kháng không thể thực hiện kiểm tra, cơ quan chứng nhận thống nhất với người nhập khẩu để kiểm tra trong thời gian phù hợp;
b) Cơ quan chứng nhận thông báo tới người nhập khẩu thông tin về đăng kiểm viên kiểm tra, thời gian kiểm tra trước khi thực hiện việc kiểm tra;
c) Trường hợp phải lấy mẫu thử nghiệm, đăng kiểm viên lập biên bản lấy mẫu theo quy định tại Phụ lục XII ban hành kèm theo Thông tư này để người nhập khẩu xuất trình khi làm việc với cơ sở thử nghiệm. Để rút ngắn thời gian thử nghiệm, người nhập khẩu có quyền lựa chọn phương án sử dụng 02 xe mẫu đối với mỗi kiểu loại: 01 mẫu để thử nghiệm an toàn và 01 mẫu để thử nghiệm khí thải nhưng phải đảm bảo nguyên tắc việc chọn mẫu là do đăng kiểm viên chọn ngẫu nhiên.
4. Cấp Chứng chỉ chất lượng
Trong thời hạn không quá 04 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc kiểm tra và hồ sơ được đánh giá đầy đủ, hợp lệ theo quy định của Thông tư này, cơ quan chứng nhận cấp Chứng chỉ chất lượng trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (đối với hồ sơ điện tử) hoặc bản giấy (đối với hồ sơ giấy hoặc trường hợp bất khả kháng không thể cấp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia) cho từng xe, cụ thể như sau:
a) Cấp thông báo miễn đối với trường hợp kiểm tra đạt yêu cầu theo phương thức quy định tại khoản 2 Điều 6 của Thông tư này;
b) Cấp giấy chứng nhận đối với trường hợp kết quả kiểm tra đạt yêu cầu đối với các phương thức nêu tại khoản 1, 3, 4, 5 Điều 6 của Thông tư này. Riêng đối với xe mẫu đưa đi thử nghiệm thì trong giấy chứng nhận có ghi chú “Chiếc xe này đã dùng để thử nghiệm tại Việt Nam”;
c) Cấp thông báo không đạt đối với trường hợp sau: trường hợp có kết quả kiểm tra không đạt yêu cầu; trường hợp ô tô đã qua sử dụng không được đăng ký lưu hành tại các quốc gia thuộc EU, G7, quốc gia có tiêu chuẩn khí thải tương đương hoặc cao hơn tiêu chuẩn khí thải hiện hành của Việt Nam; các trường hợp nêu tại điểm a, b, c, e, k, m, r, s khoản 5 Điều này;
d) Cấp thông báo vi phạm đối với xe nhập khẩu thuộc một trong các trường hợp sau: xe nhập khẩu thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu quy định tại Nghị định số 69/2018/NĐ-CP; tài liệu trong hồ sơ đăng ký kiểm tra hoặc xe nhập khẩu có hình ảnh, nội dung thể hiện không đúng chủ quyền quốc gia hoặc có nội dung khác gây ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, kinh tế, xã hội, quan hệ ngoại giao của Việt Nam; các trường hợp khác thuộc đối tượng bị xử lý hành chính là tịch thu hàng hóa theo quy định của pháp luật đối với hàng hóa nhập khẩu.
5. Xử lý các trường hợp phát sinh
a) Khi phát hiện số khung hoặc số động cơ xe được kiểm tra khác với hồ sơ đăng ký kiểm tra thì đăng kiểm viên dừng việc kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường các xe này và lập biên bản riêng cho từng xe để làm căn cứ cấp thông báo không đạt, trừ các trường hợp sau: trường hợp có xác nhận của cơ quan hải quan cửa khẩu về số khung, số động cơ xe nhập khẩu thực tế; trường hợp người nhập khẩu bổ sung vào hồ sơ đăng ký kiểm tra xác nhận của người bán về việc gửi nhầm hàng hóa kèm theo tài liệu có liên quan;
Đối với các trường hợp được loại trừ nêu trên, đăng kiểm viên trả lại hồ sơ đăng ký kiểm tra để người nhập khẩu sửa đổi, bổ sung số khung, số động cơ trong hồ sơ đăng ký kiểm tra đúng với số khung, số động cơ của xe nhập khẩu thực tế.
b) Cấp thông báo không đạt đối với trường hợp sau: xe không có số khung; xe có một phần hoặc toàn bộ số khung không xác định được; xe cơ giới có số khung được đóng trên tấm kim loại hoặc vật liệu khác và gắn vào khung xe bằng các phương pháp hàn, đinh tán, keo dán trừ trường hợp: xe bị tẩy xóa, đục sửa, đóng lại số khung; xe cơ giới được thiết kế không có số khung, chỉ có số VIN; xe máy chuyên dùng không có số khung, chỉ có số PIN hoặc số seri.
c) Cấp thông báo không đạt đối với các trường hợp sau:
Xe không có nhãn hiệu;
Xe cơ giới có số khung hoặc số VIN (trong trường hợp xe cơ giới không có số khung) trùng với số khung hoặc số VIN của xe cơ giới đã được nhập khẩu trước đó; xe máy chuyên dùng có số khung (hoặc số PIN hoặc số seri trong trường hợp xe máy chuyên dùng không có số khung) trùng với số khung (hoặc số PIN hoặc số seri) của xe máy chuyên dùng cùng nhãn hiệu và cùng loại phương tiện đã được nhập khẩu trước đó, trừ trường hợp tẩy xóa, đục sửa, đóng lại số khung, số động cơ, trường hợp xe nhập khẩu chính là xe đã được tái xuất khẩu hợp pháp ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
d) Trường hợp phát hiện xe nhập khẩu thuộc đối tượng nêu tại điểm d khoản 4 Điều này, đăng kiểm viên dừng việc kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường và lập biên bản theo mẫu quy định tại Phụ lục XIII ban hành kèm theo Thông tư này để làm căn cứ cấp thông báo vi phạm đối với từng chiếc xe thuộc đối tượng này.
đ) Trường hợp số khung của xe không đọc được toàn bộ các ký tự bằng mắt thường hoặc trường hợp phát hiện xe nhập khẩu có dấu hiệu của việc tẩy xóa, đục sửa, đóng lại của một trong các trường hợp: số động cơ; số khung hoặc số VIN (trong trường hợp xe cơ giới không có số khung); số khung (hoặc số PIN, số seri trong trường hợp xe máy chuyên dùng không có số khung) thì cơ quan chứng nhận gửi văn bản tới cơ quan giám định chuyên ngành đề nghị xác định tình trạng số khung, số động cơ để làm căn cứ cho việc cấp Chứng chỉ chất lượng.
e) Trường hợp tài liệu cung cấp trong hồ sơ đăng ký kiểm tra khác với xe thực tế thì người nhập khẩu được bổ sung tài liệu phù hợp trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo về việc này. Cơ quan chứng nhận có quyền yêu cầu người nhập khẩu cung cấp bằng chứng về nguồn gốc của tài liệu bổ sung này. Quá thời hạn trên, nếu người nhập khẩu không cung cấp được tài liệu phù hợp với xe thực tế, cơ quan chứng nhận cấp thông báo không đạt.
g) Đối với xe ô tô, xe mô tô, xe gắn máy: việc kiểm tra đối chiếu kết cấu của xe mẫu so với các báo cáo thử nghiệm có thể được thay thế bằng việc kiểm tra đối chiếu kết cấu của xe mẫu kiểm tra so với xe được cấp báo cáo thử nghiệm thông qua phần mềm của nhà sản xuất. Trường hợp kiểm tra xe mẫu có thông số kỹ thuật hoặc kết cấu khác với các báo cáo thử nghiệm và không phù hợp với nguyên tắc xác định xe cùng kiểu loại nêu tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này thì áp dụng phương thức kiểm tra, thử nghiệm xe mẫu. Trường hợp kết cấu hoặc phần mềm liên quan đến khí thải của xe mẫu khác với báo cáo thử nghiệm khí thải nhưng vẫn phù hợp với nguyên tắc xác định xe cùng kiểu loại thì phải thử nghiệm khí thải, trừ trường hợp có tài liệu của nhà sản xuất xe hoặc linh kiện thể hiện các thay đổi đó không làm thay đổi chức năng và kết cấu liên quan đến khí thải.
h) Trường hợp xe mẫu thử nghiệm được nhà sản xuất chạy rà tại nước ngoài để phục vụ công tác thử nghiệm tại Việt Nam thì tình trạng phương tiện thực tế phải phù hợp với xác nhận của nhà sản xuất, khi đó tình trạng phương tiện được xác định là chưa qua sử dụng.
i) Trường hợp xe cơ giới nhập khẩu chỉ đăng ký tạm thời theo quy định của pháp luật nước ngoài để di chuyển ra địa điểm để xuất khẩu, đồng thời, tình trạng xe và chỉ số quãng đường xe đã chạy phù hợp với quãng đường di chuyển từ nơi mua xe hoặc bảo quản xe tới địa điểm để xuất khẩu thì tình trạng phương tiện được xác định là chưa qua sử dụng và trong giấy chứng nhận có ghi chú: “Chỉ số đồng hồ báo quãng đường đã chạy tại thời điểm kiểm tra là … km”.
k) Trường hợp xe ô tô được khai báo tình trạng phương tiện trong hồ sơ đăng ký kiểm tra là chưa qua sử dụng nhưng đăng kiểm viên xác định tình trạng xe thực tế là đã qua sử dụng thì đăng kiểm viên lập biên bản theo mẫu quy định tại Phụ lục XIII ban hành kèm theo Thông tư này, trong đó có nội dung yêu cầu trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày kiểm tra, người nhập khẩu phải bổ sung một trong các loại tài liệu sau để làm căn cứ xác định tình trạng phương tiện: tài liệu nêu tại điểm m khoản 1 Điều 5 của Thông tư này; xác nhận của nhà sản xuất về việc chạy rà tại nước ngoài; đăng ký tạm thời theo quy định của pháp luật nước ngoài để di chuyển ra địa điểm để xuất khẩu. Quá thời hạn trên, nếu người nhập khẩu không cung cấp được một trong các tài liệu nêu trên hoặc tài liệu cung cấp không phù hợp với tình trạng phương tiện thực tế, cơ quan chứng nhận cấp thông báo không đạt cho chiếc xe này.
l) Trường hợp xe ô tô có trang bị các hệ thống hỗ trợ người lái nâng cao (Advanced Driver Assistance Systems - ADAS), nếu nhà sản xuất đánh giá các hệ thống này chưa phù hợp khi sử dụng tham gia giao thông tại Việt Nam thì nhà sản xuất khuyến nghị và hướng dẫn người nhập khẩu hủy kích hoạt một phần hoặc toàn bộ các hệ thống này và phải bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng.
m) Trường hợp xe cơ giới có khối lượng toàn bộ theo thiết kế lớn hơn khối lượng toàn bộ cho phép lớn nhất hoặc có khối lượng toàn bộ phân bố lên trục xe lớn hơn khối lượng cho phép lớn nhất trên trục xe quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe ô tô QCVN 09:2024/BGTVT, Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với rơ moóc, sơ mi rơ moóc QCVN 11:2024/BGTVT, cơ quan chứng nhận tính toán và ghi nhận giá trị khối lượng toàn bộ cho phép lớn nhất của xe (gọi tắt là hạ tải xe) với điều kiện các giá trị tính toán này đạt yêu cầu đối với kích thước thùng xe quy định tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia nêu trên. Trường hợp hạ tải xe dẫn đến không đạt yêu cầu quy định đối với kích thước thùng xe hoặc trường hợp kích thước của xe lớn hơn kích thước giới hạn cho phép của xe quy định tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải thì được cấp thông báo không đạt, trừ trường hợp xe ô tô chuyên dùng, rơ moóc chuyên dùng, sơ mi rơ moóc chuyên dùng.
n) Các xe ô tô chuyên dùng, rơ moóc chuyên dùng, sơ mi rơ moóc chuyên dùng có kích thước lớn hơn kích thước giới hạn cho phép của xe hoặc có khối lượng theo thiết kế lớn hơn khối lượng cho phép lớn nhất tương ứng quy định tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường thì vẫn được kiểm tra để nhập khẩu nhưng trong giấy chứng nhận phải có ghi chú: xe này có thông số (kích thước, khối lượng) vượt quá giới hạn cho phép lớn nhất, khi tham gia giao thông trên đường dành cho giao thông công cộng phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền về quản lý đường bộ.
o) Trường hợp xe đã qua sử dụng có tài liệu kỹ thuật nhưng không đầy đủ thông số kỹ thuật cơ bản thì thông số kỹ thuật cơ bản của xe được xác định trên cơ sở kiểm tra thực tế.
p) Trường hợp xe đã qua sử dụng có sự thay đổi từ nước ngoài về một số thông số kỹ thuật hoặc kết cấu so với xe xuất xưởng ban đầu của nhà sản xuất thì người nhập khẩu phải xuất trình các tài liệu của cơ quan quản lý phương tiện nước ngoài đối với xe đã thay đổi. Riêng đối với xe ô tô thì khối lượng toàn bộ theo thiết kế của xe trong trường hợp này không được lớn hơn giá trị nêu trong tài liệu của cơ quan quản lý phương tiện nước ngoài.
q) Trường hợp nhận được khiếu nại, tố cáo, phản ánh có căn cứ liên quan đến chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với một kiểu loại xe, nếu kết quả kiểm tra, xác minh chưa đủ căn cứ để kết luận, cơ quan chứng nhận lấy mẫu xe trong kho bảo quản của người nhập khẩu để đưa đi thử nghiệm. Trường hợp không còn xe trong kho bảo quản của người nhập khẩu, cơ quan chứng nhận lấy mẫu thử nghiệm trong lô hàng nhập khẩu kế tiếp. Chi phí lấy mẫu và thử nghiệm được thực hiện theo quy định tại Điều 41 của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
r) Trường hợp xe máy chuyên dùng có kích thước lớn, phải tháo rời để phù hợp cho việc vận chuyển về Việt Nam thì người nhập khẩu phải lắp ráp hoàn chỉnh xe và xuất trình xe máy chuyên dùng để kiểm tra trong vòng 15 ngày kể từ ngày được đưa xe về bảo quản. Trừ trường hợp bất khả kháng, quá thời hạn nêu trên, nếu người nhập khẩu không xuất trình hoặc xuất trình xe máy chuyên dùng chưa được lắp ráp hoàn chỉnh, cơ quan chứng nhận cấp thông báo không đạt cho chiếc xe nêu trên. Trường hợp các bộ phận tháo rời được vận chuyển bằng các chuyến hàng khác nhau thì người nhập khẩu phải xuất trình các tài liệu thể hiện xe máy chuyên dùng được mua nguyên chiếc và việc tháo rời chỉ nhằm mục đích vận chuyển về Việt Nam; thời hạn phải xuất trình xe để kiểm tra là trong vòng 15 ngày kể từ ngày chuyến hàng cuối cùng được đưa về bảo quản.
s) Trường hợp quá hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp hồ sơ đăng ký kiểm tra, người nhập khẩu không xuất trình xe để kiểm tra, cơ quan chứng nhận gửi người nhập khẩu văn bản để nhắc nhở về việc chậm xuất trình xe để kiểm tra. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản nhắc nhở nêu trên, người nhập khẩu phải gửi văn bản giải trình lý do chậm trễ kèm theo bản sao tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Trừ trường hợp bất khả kháng, quá thời hạn nêu trên, nếu người nhập khẩu không có văn bản trả lời kèm theo bản sao tờ khai hàng hóa nhập khẩu hoặc quá thời hạn 15 ngày kể từ ngày được đưa xe về bảo quản mà người nhập khẩu không xuất trình xe để kiểm tra, cơ quan chứng nhận cấp thông báo không đạt cho chiếc xe nêu trên.
t) Trường hợp xe nhập khẩu bị hư hại trong quá trình vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam, người nhập khẩu được phép khắc phục, cụ thể như sau: trường hợp thân vỏ, buồng lái, thùng hàng bị móp méo, có lớp sơn bị trầy xước hoặc ô xi hóa cục bộ nhưng không bị mọt, thủng thì được áp dụng biện pháp khắc phục, sửa chữa hoặc thay thế bằng phụ tùng chưa qua sử dụng và cùng kiểu loại. Trường hợp kính chắn gió, kính cửa, kính cửa sổ bị nứt, vỡ; hệ thống đèn chiếu sáng, tín hiệu bị nứt, vỡ; các rơ le điều khiển bị thiếu; gương chiếu hậu bị nứt, vỡ; gạt nước bị hư hại hoặc hoạt động không bình thường; ắc quy khởi động động cơ không hoạt động; lốp bị thủng, rách thì được áp dụng biện pháp khắc phục là thay thế bằng phụ tùng chưa qua sử dụng và cùng kiểu loại.
u) Trường hợp xe máy chuyên dùng được thiết kế tăng ga tự động theo tải trọng làm việc hoặc xe máy chuyên dùng có ống xả được thiết kế đặc biệt mà không thể đưa đầu lấy mẫu khí thải vào ống xả thì không áp dụng kiểm tra khí thải.
v) Năm sản xuất của xe được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau: thông tin về năm sản xuất trên nhãn mác nguyên thủy của nhà sản xuất được gắn trên xe; thông tin về năm sản xuất do nhà sản xuất xe cung cấp hoặc tra cứu từ nhà sản xuất; thông tin về năm sản xuất trên tài liệu của nhà sản xuất như: tài liệu về tính năng và thông số kỹ thuật của xe, sổ tay thông số kỹ thuật của xe; thông tin về năm sản xuất trong bản sao giấy chứng nhận đăng ký xe hoặc Giấy hủy đăng ký xe của cơ quan thẩm quyền nước ngoài; năm sản xuất được tra cứu từ số nhận dạng của xe (số VIN, số PIN) hoặc số khung của xe tại phần mềm tra cứu của các tổ chức, hiệp hội quốc tế cung cấp thông tin về xe. Trường hợp xe được sản xuất trên xe cơ sở thì năm sản xuất của xe được xác định theo năm sản xuất của xe cơ sở.
