Văn bản hợp nhất Thông tư hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài

• Số hiệu: 4445/VBHN-BNG
• Ngày ban hành: 16 tháng 7, 2025
• Số điều: 8

Điều Lời mở đầu

BỘ NGOẠI GIAO | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 4445/VBHN-BNG | Hà Nội, ngày 16 tháng 7 năm 2025

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ CÔNG DÂN VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Thông tư số 02/2011/TT-BNG ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài được sửa đổi, bổ sung bởi:

Thông tư số 06/2023/TT-BNG ngày 26 tháng 12 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 01/2011/TT-BNG ngày 20 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định thủ tục cấp giấy phép nhập cảnh thi hài, hài cốt; tro cốt về Việt Nam; Thông tư số 02/2011/TT-BNG ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài; Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực.

Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài ngày 18 tháng 6 năm 2009;

Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Thực hiện Nghị quyết số 50/NQ-CP ngày 10 tháng 12 năm 2010 của Chính phủ về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao, Bộ Ngoại giao hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân ở nước ngoài như sau[1]:

Điều 1 Nội dung, mục đích của việc đăng ký công dân

Điều 1. Nội dung, mục đích của việc đăng ký công dân

1. Đăng ký công dân là việc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) ghi vào Sổ đăng ký công dân các chi tiết nhân thân của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài.

2. Việc đăng ký công dân nhằm giúp các Cơ quan đại diện thực hiện chức năng bảo hộ công dân và các chức năng lãnh sự khác đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài, đồng thời phục vụ công tác tổng hợp, thống kê về công dân Việt Nam ở nước ngoài.

Điều 2 Đối tượng đăng ký công dân

Điều 2. Đối tượng đăng ký công dân

Đối tượng đăng ký công dân bao gồm:

1. Người có hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ khác có giá trị thay thế hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng.

2. Người không có một trong những loại giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này nhưng có một trong những loại giấy tờ chứng minh họ có quốc tịch Việt Nam.

Điều 3 Cơ quan có thẩm quyền đăng ký công dân

Điều 3. Cơ quan có thẩm quyền đăng ký công dân

Cơ quan có thẩm quyền đăng ký công dân bao gồm:

1. Cơ quan đại diện ở nước nơi người đề nghị đăng ký công dân đang cư trú hoặc Cơ quan đại diện kiêm nhiệm nước đó.

2. Cơ quan đại diện nơi thuận tiện nhất cho người đề nghị đăng ký công dân, nếu ở nước người đó cư trú không có Cơ quan đại diện.

Điều 4 Thủ tục đăng ký công dân

Điều 4. Thủ tục đăng ký công dân

1.[2] Người đề nghị đăng ký công dân nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

- 01 Phiếu đăng ký công dân được khai đầy đủ (có thể dưới hình thức khai trực tuyến trên trang điện tử của cơ quan đại diện);

- 01 bản chụp hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ khác có giá trị thay thế hộ chiếu Việt Nam đối với trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này;

- 01 bản chụp giấy tờ có số định danh cá nhân đối với trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này. Trường hợp công dân Việt Nam chưa có số định danh cá nhân thì nộp 01 bản chụp giấy tờ tùy thân và 01 bản chụp giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam quy định tại Điều 11 Luật Quốc tịch Việt Nam năm 2008, sửa đổi, bổ sung năm 2014 (Giấy khai sinh; Giấy chứng minh nhân dân; Quyết định cho nhập quốc tịch Việt Nam, Quyết định cho trở lại quốc tịch Việt Nam, Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi đối với trẻ em là người nước ngoài, Quyết định cho người nước ngoài nhận trẻ em làm con nuôi).

- 01 phong bì có dán sẵn tem và địa chỉ người nhận trong trường hợp đương sự muốn nhận kết quả qua đường bưu điện.

2.[3] Hồ sơ đề nghị đăng ký công dân được nộp trực tiếp tại Cơ quan đại diện hoặc gửi qua đường bưu điện.

Hồ sơ có thể được nộp qua môi trường điện tử trong trường hợp cơ sở hạ tầng kỹ thuật tại cơ quan đại diện cho phép (bao gồm việc kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư).

3. Trên cơ sở kiểm tra, đối chiếu các thông tin trong Phiếu đăng ký công dân với các giấy tờ khác trong hồ sơ, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả bằng văn bản cho đương sự trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Trường hợp người đề nghị đăng ký công dân không có một trong những loại giấy tờ chứng minh có quốc tịch Việt Nam hoặc cần phải kiểm tra, xác minh tính xác thực của giấy tờ này, Cơ quan đại diện hướng dẫn đương sự làm thủ tục xác minh quốc tịch Việt Nam theo các quy định của pháp luật về quốc tịch. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh của cơ quan có thẩm quyền, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả bằng văn bản cho đương sự.

Điều 5 Cập nhật thông tin đăng ký công dân

Điều 5. Cập nhật thông tin đăng ký công dân

1. Người đã đăng ký công dân có trách nhiệm thông báo cho Cơ quan đại diện trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày có sự thay đổi các chi tiết nhân thân đã khai trong Phiếu đăng ký công dân để Cơ quan đại diện cập nhật vào Sổ đăng ký công dân.

2. Người đề nghị cập nhật thông tin đăng ký công dân nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

- 01 Phiếu đăng ký công dân đã được khai đầy đủ, có thể dưới hình thức khai trực tuyến trên trang tin điện tử của Cơ quan đại diện;

- 01 phong bì có dán sẵn tem và địa chỉ người nhận trong trường hợp đương sự muốn nhận kết quả qua đường bưu điện.

3. Hồ sơ đề nghị cập nhật thông tin đăng ký công dân được nộp trực tiếp tại Cơ quan đại diện hoặc gửi qua đường bưu điện.

4. Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả bằng văn bản cho đương sự trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Điều 6 Lưu trữ hồ sơ đăng ký công dân

Điều 6. Lưu trữ hồ sơ đăng ký công dân

1. Hồ sơ đăng ký công dân bao gồm Phiếu đăng ký công dân (kể cả các lần cập nhật thông tin đăng ký công dân), bản chụp giấy tờ, tài liệu mà người đề nghị đăng ký công dân đã nộp cho Cơ quan đại diện, giấy tờ xác minh và các giấy tờ, tài liệu liên quan khác.

2. Hồ sơ đăng ký công dân được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ đăng ký công dân. Sổ đăng ký công dân được lập dưới hình thức Sổ in và lưu trữ bằng Phần mềm quản lý trên máy tính.

3. Cơ quan đại diện có trách nhiệm thực hiện các biện pháp bảo quản hồ sơ đăng ký công dân và lưu trữ theo thời hạn sau:

- 05 năm đối với hồ sơ đăng ký công dân;

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với Sổ đăng ký công dân.

Điều 7 Tổ chức thực hiện

Điều 7. Tổ chức thực hiện

1. Việc đăng ký công dân đối với người có quốc tịch Việt Nam nhưng đang hưởng quy chế tị nạn theo Công ước về quy chế người tị nạn ngày 28/7/1951 và Nghị định thư về quy chế người tị nạn ngày 31/1/1967 hoặc theo pháp luật nước ngoài và đối với người đồng thời có quốc tịch Việt Nam và quốc tịch nước ngoài được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

2.[4] Ban hành kèm theo Thông tư này các biểu mẫu Phiếu đăng ký công dân (mẫu 01/LS-ĐKCD), văn bản xác nhận đăng ký công dân (mẫu số 02/NG-ĐKCD) và Sổ đăng ký công dân (mẫu 03/LS-ĐKCD) thay thế cho các biểu mẫu số 01/NG-LS và 02/NG-LS ban hành kèm theo Quyết định số 05/2002/QĐ-BNG ngày 30/7/2002 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành quy định về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự.

3.[5] Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 713/NG-QĐ ngày 17/5/1997 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành quy định tạm thời về thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các Cơ quan đại diện báo cáo Bộ Ngoại giao xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận: - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Bộ trưởng (để b/c); - Cục Kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính, Bộ Tư pháp; - Công báo; - Cổng Thông tin điện tử Chính phủ; - Cổng Thông tin điện tử Bộ Ngoại giao; - Lưu: HC, LS. | XÁC THỰC VĂN BẢN HỢP NHẤT KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Lê Thị Thu Hằng

Mẫu số 01/LS-ĐKCD

| (Tên Cơ quan đại diện) Tại | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc | |

||||

| PHIẾU ĐĂNG KÝ CÔNG DÂN | | Ảnh 3x4 |

| | | |

1. Họ và tên (viết chữ in hoa): .......................................................... Giới tính: Nam □ Nữ □

Ngày sinh: ............................................... Nơi sinh ..........................................................

Nghề nghiệp (nếu là cán bộ nhà nước, ghi tên cơ quan): .........................................................

............................................................................................................................................

2. Hộ chiếu/giấy tờ tùy thân/giấy tờ có số định danh cá nhân của Việt Nam (ghi rõ hộ chiếu/giấy tờ của Việt Nam hay nước nào; nếu là giấy tờ tùy thân, ghi rõ loại giấy tờ):

Loại giấy tờ: ............................................................................... Số: ................................

Ngày cấp: ................................ Cơ quan cấp: ....................................................................

Số định danh cá nhân của Việt Nam (nếu có): ......................................................................

3. Giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam (đối với trường hợp không có hộ chiếu Việt Nam còn giá trị/giấy tờ tùy thân có số định danh cá nhân của Việt Nam):

Loại giấy tờ: ............................................................................... Số: ................................

Ngày cấp: ............................................ Cơ quan cấp: ..........................................................

4. Địa chỉ cư trú ở nước sở tại: ..............................................................................................

............................................................................................................................................

Số điện thoại/fax/email: .......................................................................................................

Mục đích cư trú: ..................................... Thời gian dự định cư trú: ........................................

5. Trẻ em đi cùng (ghi rõ họ tên, năm sinh, quan hệ với người khai): ........................................

............................................................................................................................................

6. Khi cần báo tin cho ai, ở đâu? .............................................................................................

7. Trước đây, đã đăng ký công dân tại (ghi rõ tên Cơ quan đại diện Việt Nam nơi đã đăng ký công dân): .......................................................................................................................

Văn bản xác nhận số: ......................................................... Ngày cấp: ..............................

.............,ngày…….tháng…….năm…….. (Ký và ghi rõ họ tên)

Mẫu số 02/NG-ĐKCD

(Tên Cơ quan đại diện) Tại | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: | .............,ngày…….tháng…….năm……..

Kính gửi: Ông/Bà ..................................................................

Ngày…….tháng…….năm…….., (tên Cơ quan đại diện) tại ............................... đã nhận được hồ

sơ đăng ký công dân của:

Ông/Bà: ..........................................................................................................................

(ghi rõ họ tên)

Ngày sinh: ........................................................................................................................

Địa chỉ cư trú: ...................................................................................................................

(ghi địa chỉ cư trú hiện nay ở nước sở tại)

........................................................................................................................................

Phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, (tên Cơ quan đại diện) tại ................... đã đăng ký công dân cho Ông/Bà, số đăng ký: ....................., quyển số .............................., ngày đăng ký ................................

Khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến các thông tin mà Ông/Bà đã đăng ký trước đây, kính đề nghị Ông/Bà làm thủ tục cập nhật thông tin đăng ký công dân.

(Tên Cơ quan đại diện) tại .......................... trân trọng thông báo để Ông/Bà biết./.

(Tên Cơ quan đại diện) tại ............ (Ký, đóng dấu cơ quan và dấu chức danh )

Mẫu số 03/LS-ĐKCD

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG DÂN Quyển số: ......... Năm: .........

| Số TT | Ngày vào sổ | Họ tên | Giới tính | Ngày sinh | Nơi sinh | Nghề nghiệp 1 | Hộ chiếu/giấy tờ tùy thân/số định danh cá nhân 2 | Địa chỉ cư trú ở nước sở tại | Mục đích cư trú | Thời gian dự định cư trú | Địa chỉ thường trú tại Việt Nam | Trẻ em đi cùng 3 | Địa chỉ liên hệ khi cần thiết | Văn bản xác nhận 4 | Ghi chú |

|||||||||||||||||

| | | | | | | | | | | | | | | | |

| | | | | | | | | | | | | | | | |

| | | | | | | | | | | | | | | | |

| | | | | | | | | | | | | | | | |

___________________________

1 Nếu là cán bộ nhà nước, ghi rõ tên cơ quan.

2 Ghi rõ số, ngày cấp, cơ quan cấp (nếu có).

3 Ghi rõ họ tên, năm sinh, quan hệ với người khai nếu tên của trẻ em ghi trong hộ chiếu của người khai.

Nếu trẻ em có hộ chiếu riêng thì đăng ký cho trẻ em như các trường hợp khác.

4 Ghi rõ số, ngày cấp.

[1] Thông tư số 06/2023/TT-BNG ngày 26 tháng 12 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 01/2011/TT-BNG ngày 20 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định thủ tục cấp giấy phép nhập cảnh thi hài, hài cốt, tro cốt về Việt Nam; Thông tư số 02/2011/TT-BNG ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài; Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực có căn cứ ban hành như sau:

"Căn cứ Luật Cư trú số 68/2020/QH14 ngày 13 tháng 11 năm 2020;

Căn cứ Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2022 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến việc nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy khi thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công;

Căn cứ Nghị định số 81/2022/NĐ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự"

[2] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Thông tư số 06/2023/TT-BNG ngày 26 tháng 12 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 01/2011/TT-BNG ngày 20 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định thủ tục cấp giấy phép nhập cảnh thi hài, hài cốt, tro cốt về Việt Nam; Thông tư số 02/2011/TT-BNG ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài; Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực.

[3] Khoản này được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư số 06/2023/TT-BNG ngày 26 tháng 12 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 01/2011/TT-BNG ngày 20 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định thủ tục cấp giấy phép nhập cảnh thi hài, hài cốt, tro cốt về Việt Nam; Thông tư số 02/2011/TT-BNG ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài; Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực.

[4] Biểu mẫu Phiếu đăng ký công dân (mẫu số 01/NG-ĐKCD) ban hành kèm theo Thông tư số 02/2011/TT-BNG, có hiệu lực kể từ ngày 11/8/2011 được thay thế bởi Biểu mẫu Phiếu đăng ký công dân (mẫu 01/LS-ĐKCD) ban hành kèm theo Thông tư số 06/2023/TT-BNG, có hiệu lực kể từ ngày 15/02/2024. Biểu mẫu số đăng ký công dân (mẫu số 03/NG-ĐKCD) ban hành kèm theo Thông tư số 02/2011/TT-BNG, có hiệu lực kể từ ngày 11/8/2011 được thay thế bởi Biểu mẫu Sổ đăng ký công dân (mẫu 03/LS-ĐKCD) ban hành kèm theo Thông tư số 06/2023/TT-BNG, có hiệu lực kể từ ngày 15/02/2024.

[5] Điều 5 Thông tư số 06/2023/TT-BNG ngày 26 tháng 12 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 01/2011/TT-BNG ngày 20 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định thủ tục cấp giấy phép nhập cảnh thi hài, hài cốt, tro cốt về Việt Nam; Thông tư số 02/2011/TT-BNG ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài; Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2024 quy định như sau:

“Điều 5. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2024"