Điều 8. Tổ chức thực hiện
1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nạm; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Các Tập đoàn kinh tế Nhà nước; - UBND, Sở Nội vụ các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Cục Kiểm tra VBQPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng; - Website Bộ Nội vụ; - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (20b); - Lưu: VT, PC. | KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Duy Thăng
PHỤ LỤC I
MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU (Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
1. Mẫu bìa Mục lục hồ sơ
| TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG ………………(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Từ năm ………đến năm ……… …, năm … |
||
2. Mẫu nhan đề Mục lục
| TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG ………………(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Từ hồ sơ ………đến hồ sơ ……… - Phông số:……… - Mục lục số (Quyển số):……… - Số trang:…… Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn | - Phông số:……… - Mục lục số (Quyển số):……… - Số trang:…… | Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn |
||||
| - Phông số:……… - Mục lục số (Quyển số):……… - Số trang:…… | Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn | |
3. Mẫu Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20...
| Hộp số | Số, ký hiệu hồ sơ | Tiêu đề hồ sơ | Thời gian tài liệu | Số tờ | Ghi chú |
|||||||
| (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) |
| | | | | | |
| | | | | | |
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp tài liệu giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.
Cột 6: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
4. Mẫu Tờ kết thúc (Kích thước A4)
| TỜ KẾT THÚC Mục lục hồ sơ gồm: …………… trang (viết bằng chữ ………………….) Trong đó thống kê gồm: …………… hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết bằng chữ………………………………) Từ số:…………… đến số………………, trong đó có ……… số trùng, ……… số khuyết. | |
|||
| | ……… ngày…… tháng……năm 20…… Người lập (Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) |
PHỤ LỤC II
MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU CÓ ĐÓNG DẤU CHỈ CÁC MỨC ĐỘ MẬT (Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
TÊN PHÔNG
| Stt | Tên văn bản/tài liệu | Số lưu trữ | Tổng số trang văn bản | Mức độ mật |
||||||
| (1) | (2) | (3) | (4) | (5) |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của văn bản/tài liệu
Cột 2: Ghi tên loại văn bản, số ký hiệu, ngày tháng năm, tác giả và nội dung của văn bản.
Cột 3: Ghi số lưu trữ của văn bản/tài liệu: tờ số, hồ sơ số, Mục lục số, Phông số.
Cột 4: Ghi tổng số trang của văn bản, tài liệu
Cột 5: Ghi Mức độ mật của tài liệu: Tối mật/ tuyệt mật/ mật./.
PHỤ LỤC III
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU (Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: ……/BB-…… | ………… , ngày ... tháng ... năm ...
BIÊN BẢN
Giao nhận hồ sơ, tài liệu
Căn cứ Thông tư số..../2014/TT-BNV ngày... tháng... năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ.... (kế hoạch công tác, kế hoạch thu thập tài liệu),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (Tên cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu)
Đại diện là:
1. Ông (bà): ...............................................................................................................
Chức vụ: ...................................................................................................................
2. Ông (bà): ...............................................................................................................
Chức vụ: ....................................................................................................................
BÊN NHẬN: (Tên Lưu trữ lịch sử)
Đại diện là:
1. Ông (bà): ...............................................................................................................
Chức vụ: ...................................................................................................................
2. Ông (bà): ...............................................................................................................
Chức vụ: ...................................................................................................................
Thống nhất lập Biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau:
1. Tên phông (khối) tài liệu giao nộp: ........................................................................
2. Thời gian của tài liệu: ............................................................................................
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp: ...........................................................................................................
- Tổng số hồ sơ, tài liệu: …………………………Quy ra mét giá: ..............................
4. Số lượng Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu:
5. Cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
6. Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (liệt kê cụ thể ....................................................
7. Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có)
8. Tình trạng vật lý của tài liệu giao nộp: ..................................................................
Biên bản này được lập thành 03 bản; bên giao (cơ quan, tổ chức) giữ 01 bản; bên nhận (Lưu trữ lịch sử) giữ 02 bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên và ghi rõ họ tên) | ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên)
Xác nhận của cơ quan, tổ chức (chức vụ, chữ kí, họ tên, đóng dấu) | Xác nhận của Lưu trữ lịch sử (hoặc của cơ quan chủ quản của Lưu trữ lịch sử)* (chức vụ, chữ kí, họ tên, đóng dấu)
* Trong trường hợp Lưu trữ lịch sử không có con dấu riêng./.
