Điều 2, chế độ quản lý tài chính hợp tác xã đã quy định: "… quản lý tài chính hợp tác xã phải quán triệt nguyên tắc… quản lý thống nhất, có kế hoạch và theo chế độ hạch toán kinh tế…"
Và điều 4 của chế độ còn quy định: "… kế hoạch thu chi tài chính phải tính toán chặt chẽ các khoản chi phí sản xuất; sau mỗi kỳ thu hoạch, hợp tác xã phải xác định đúng đắn các khoản chi phí sản xuất để bù đắp đầy đủ số hao phí vật chất đã bỏ ra cho các ngành sản xuất …"
Hiện nay, một số hợp tác xã đã tổ chức sản xuất kinh doanh nhiều ngành nghề như trồng trọt (lúa, màu và cây công nghiệp); chăn nuôi (lợn, trâu, bò, gà, vịt); nghề khác (gạch, ngói, vôi, vận chuyển ...); ngoài ra còn có đội xây dựng cơ bản, đội cơ khí. Trong mỗi ngành có nhiều đội sản xuất. Trong mỗi đội sản xuất lại có tổ chức sản xuất một số loại sản phẩm khác nhau. Đội trồng lúa hoặc đội trồng cây công nghiệp đều có trồng thêm mầu. Đội nuôi lợn, có sản xuất ra rau cho lợn ăn, … Để sau mỗi vụ thu hoạch có thể đánh giá, phân tích đúng hiệu quả kinh tế từng loại cây trồng, từng loại con gia súc của mỗi đội hoặc mỗi ngành sản xuất, hợp tác xã phải tổ chức hạch toán cụ thể phần chi phí sản xuất của từng loại cây trồng, từng loại con gia súc đã thực hiện ở từng đội sản xuất, cũng như phải hạch toán cụ thể phần chi phí sản xuất thực hiện ở hợp tác xã đem phân bổ cho từng đội hoặc từng ngành sản xuất, chi phí sản xuất của mỗi đội hoặc ngành sản xuất phải thể hiện toàn bộ phí tổn sản xuất trực tiếp, gián tiếp và bao gồm cả phần hao phí vật chất và hao phí lao động. Hao phí lao động trong hợp tác xã chưa tính được bằng tiền còn tính bằng ngày công, nhưng cũng phải hạch toán đầy đủ số lao động sống đã bỏ ra để tiến hành sản xuất trong các ngành nghề, từ đó tính được số chi phí bằng tiền và hao phí lao động để hoàn thành một đơn vị khối lượng công việc hoặc tạo ra một đơn vị sản phẩm của mỗi đội hoặc ngành sản xuất.
Việc tổ chức hạch toán chi phí sản xuất trong hợp tác xã bao gồm:
Ngành trồng trọt, gồm có:
- Hạch toán chi phí sản xuất từng vụ của từng loại cây trồng trong từng đội trồng lúa, đội trồng màu hoặc đội trồng cây công nghiệp. Nếu trong các đội ấy có trồng xen kẽ loại cây nào thì cũng hạch toán chi phí sản xuất riêng loại cây ấy. Từ đó, hợp tác xã có cơ sở so sánh số chi phí sản xuất đã bỏ ra với số sản phẩm đã thu được của từng loại cây trồng trong mỗi đội, biết được hao phí lao động vật hóa và lao động sống của một đơn vị sản phẩm, biết được hiệu quả sản xuất, kinh doanh của từng loại cây trồng trong mỗi đội;
- Hạch toán tổng số chi phí của mỗi đội đã sử dụng, so sánh với giá trị tổng sản phẩm của các loại cây trồng mà đội đã thu được, để biết hiệu quả sản xuất kinh doanh của toàn đội;
- Hạch toán chi phí sản xuất của các đội trồng trọt đã bỏ ra, so sánh với giá trị tổng số sản phẩm của các đội trồng trọt đã thu được để biết hiệu quả sản xuất, kinh doanh của toàn ngành trồng trọt.
Ngành chăn nuôi
gồm có: hạch toán chi phí sản xuất của đội nuôi lợn, đội nuôi trâu bò, đội hoặc tổ nuôi gia cầm, đội nuôi cá, tổng hợp toàn ngành chăn nuôi.
Ngành nghề khác
gồm có: đội làm gạch ngói, đội nung vôi, đội vận chuyển, v.v… tổng hợp toàn ngành nghề khác.
Ngành xây dựng
cơ bản gồm có: từng đội xây dựng, từng công trình xây dựng cơ bản.
Ngành cơ khí
gồm có: đội máy cày, tổ xay sát, nghiền thức ăn gia súc, tổ rèn…
Trong mỗi đội cùa ngành chăn nuôi, ngành nghề khác, ngành xây dựng cơ bản, hoặc ngành cơ khí, nếu có tổ chức sản xuất xen kẽ thêm một số loại sản phẩm nào khác thì cũng phải tổ chức hạch toán riêng và cụ thể từng loại sản phẩm xen kẽ ấy giống như tổ chức hạch toán của ngành trồng trọt.
Về nội dung cụ thể các khoản chi phí sản xuất từng ngành, xin xem bảng phụ lục kèm theo thông tư này. (*)
Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất như trên, sau mỗi vụ sản xuất, hợp tác xã có thể xác định chính xác phần chi phí sản xuất đã thực hiện ở từng đội sản xuất đối chiếu với sản phẩm do đội làm ra, đánh giá hiệu quả sản xuất, kinh doanh của từng đội; phân tích từng yếu tố chi phí sản xuất. Khi phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh của toàn ngành, hợp tác xã tổng hợp số chi phí sản xuất đã thực hiện ở các đội và phần chi phí thực hiện ở hợp tác xã phân bổ cho ngành, từ đó hợp tác xã có cơ sở để phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng ngành sản xuất.
II. MỘT SỐ ĐIỂM TRONG CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CẦN VẬN DỤNG CHO KHỚP VỚI CÁC CHẾ ĐỘ KHÁC.
1. Việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính
: Điều 6 của chế độ quản lý tài chính hợp tác xã đã quy định những nguyên tắc lập kế hoạch thu chi tài chính: bảo đảm việc xây dựng kế hoạch thu chi tài chính tiến hành cùng một lúc và ăn khớp với việc tính toán kế hoạch sản xuất, lao động, kỹ thuật, vật tư … của hợp tác xã. Nhưng thực tế trong mấy năm qua, việc lập kế hoạch của hợp tác xã có gặp khó khăn. Kế hoạch sản xuất kỹ thuật, tài chính của hợp tác xã không được xây dựng cùng một lúc, và trong hệ thống biểu mẫu kế hoạch có một số điểm trùng lắp và không thống nhất.
Để chấn chỉnh tình hình ấy, Bộ Tài chính và các ngành có liên quan đã nhất trí với Ủy ban Kế hoạch Nhà nước nghiên cứu và xây dựng hệ thống biểu mẫu kế hoạch của hợp tác xã gồm có các biểu mẫu kế hoạch sản xuất, lao động, tài chính, vật tư, kỹ thuật thành một hệ thống thống nhất do Ủy ban Kế hoạch Nhà nước ban hành ngày 14-5-1971.
Để bảo đảm việc xây dựng các kế hoạch trong hợp tác xã có chất lượng, bộ phân tài chính kế toán trong hợp tác xã phải phối hợp chặt chẽ với các bộ phận sản xuất lao động, vật tư, kỹ thuật trong hợp tác xã để thực hiện đúng toàn bộ hệ thống kế hoạch thống nhất do Ủy ban Kế hoạch Nhà nước đã ban hành, thông qua kế hoạch tài chính mà kiểm tra chất lượng kế hoạch, sản xuất, kỹ thuật, phát hiện các khả năng tiềm tàng, làm cho kế hoạch sản xuất của hợp tác xã vừa tích cực, vừa vững chắc.
2. Điều chỉnh kế hoạch thu hoạch tài chính
, điều 7 của chế độ có quy định: "Nếu gặp trường hợp đột xuất ảnh hưởng đến chỉ tiêu kế hoạch, ban quản trị phải kịp thời điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình mới".
Hiện nay, quy mô sản xuất kinh doanh của hợp tác xã đã phát triển, điều chỉnh bất kỳ một phần nào trong hệ thống kế hoạch của hợp tác xã cũng có ảnh hưởng đến việc đầu tư vốn chi phí sản xuất hoặc vốn xây dựng cơ bản, có liên quan đến nguyên tắc quản lý dân chủ trong hợp tác xã, và ảnh hưởng đến thu nhập của hợp tác xã và xã viên.
Vì vậy, khi có tình hình đột xuất xảy ra, có ảnh hưởng đến các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất, lao động và tài chính như thay đổi loại cây trồng, thay đổi diện tích gieo trồng, thay đổi nội dung sử dụng các quỹ tích lũy, công ích, vốn sản xuất… thì tập thể ban quản trị phải thảo luận, cân nhắc kỹ, nếu thấy cần điều chỉnh kế hoạch thì ban quản trị phải có dự kiến điều chỉnh đồng bộ cho kế hoạch sản xuất, lao động, vật tư và tài chính và tổ chức họp với đại biểu các đội sản xuất để thông qua kế hoạch điều chỉnh, sau đó ban quản trị phải báo cáo kế hoạch điều chỉnh với kỳ họp đại hội xã viên gần nhất.
Trường hợp đột xuất gây ra do nắng hạn, mưa úng hoặc do thiên tai mất mùa và các trường hợp tương tự khác… thì Ban quản trị thảo luận tập thể, quyết định bổ sung khoản chi phí sản xuất kịp thời, đáp ứng yêu cầu sản xuất. Nhưng sau đó, Ban quản trị phải báo cáo việc chi bổ sung ấy với kỳ họp đại hội xã viên gần nhất.
3. Thực hiện chế độ hợp đồng kinh tế
, thực hiện kế hoạch sản xuất, lao động, vật tư, tài chính trong hợp tác xã có liên quan đến các cơ quan kinh tế của Nhà nước và các hợp tác xã bạn. Sau khi các kế hoạch của hợp tác xã đã được đại hội xã viên thông qua, ngoài những điểm đã quy định trong chế độ về tổ chức thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, Ban quản trị còn có nhiệm vụ tổ chức ký hợp đồng với các cơ quan kinh tế của Nhà nước và các hợp tác xã bạn.
Hợp tác xã cần ký các loại hợp đồng
như:
- Mua nguyên, nhiên liệu: phân đạm, lân, vôi, giống lúa, lợn, các giống khác; vật liệu cho nghề khác, cho xây dựng cơ bản; lương thực, thực phẩm cho chăn nuôi…
- Thuê các loại máy cơ khí phục vụ cho công việc sản xuất hợp tác xã: máy kéo máy bơm, thủy lợi tưới tiêu, thuyền xe vận chuyển…
- Bán nông sản cho các cơ quan thu mua.
Thực hiện chế độ hợp đồng 2 chiều: nội dung hợp đồng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, địa điểm và thời gian giao nhận, thời gian hoàn thành, cách thức thanh toán v.v… phải có sự bàn bạc dân chủ, bình đẳng, quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lý do khách quan không thực hiện được thì hai bên bàn bạc với nhau để giải quyết kịp thời, hai bên đều phải tôn trọng hợp đồng và nghiêm chỉnh thực hiện, bên nào vi phạm hợp đồng đã ký cũng phải chịu sự xử lý của hội đồng trọng tài cấp huyện.
4. Quyết toán năm kế hoạch của hợp tác xã
, điều 8 của chế độ nói về nguyên tắc thu, chi tài chính trong hợp tác xã có quy định:
"Hợp tác xã không được ghi vào quyết toán những khoản thu chưa thực hiện và những khoản chi phí chưa có thu nhập. Trường hợp đặc biệt, những hợp tác xã chuyên trồng những loại cây mà sau ngày 31 tháng 12 mới có thu hoạch thì có thể ghi vào quyết toán năm kế hoạch những khoản thu chắc chắn thực hiện được trong vòng tháng 1 năm sau. Những khoản thu chi sẽ thực hiện từ ngày 1 tháng 2 trở đi phải chuyển hết cho năm sau".
Thực hiện quy định trên, trong mấy năm qua, nhiều hợp tác xã dự thu không chính xác, số dự thu thường cao hơn hoặc thấp hơn thực tế. Do đó khoản dự thu, một số hợp tác xã phải tạm sử dụng vốn sản xuất hoặc vốn tích lũy tương đương với số dự thu đế phân phối. Nhưng đến khi thu hoạch thực tế nếu không đạt mức sản phẩm đã dự kiến thì không đủ tiền để trả lại vốn sản xuất hoặc quỹ tích lũy, đưa đến tình trạng chia mất vốn sản xuất hoặc quỹ tích lũy.
Để khắc phục tình trạng trên, thời gian quyết toán năm sản xuất của hợp tác xã từ nay về sau vẫn lấy ngày 31 tháng 12, nhưng chỉ được ghi những khoản thu thực hiện trước ngày 31 tháng 12 vào quyết toán năm kế hoạch. Những khoản thu sẽ thực hiện từ ngày 1 tháng 1 năm sau đều chuyển hết cho năm sau. Bản quyết toán của hợp tác xã từ nay về sau không có khoản dự thu nữa. Những khoản chi phí sản xuất cho cây trồng và con gia súc sẽ thu hoạch từ ngày 1 tháng 1 trở đi thì hợp tác xã phải hạch toán rõ trên cơ sở chứng từ cụ thể cho năm sau, hợp tác xã không được ước tính số chi phí sản xuất để chuyển cho năm sau nữa.
Trong năm đầu những khoản thu sẽ thu trong tháng một năm sau quá nhiều nếu không tính thu vào năm trước, có ảnh hưởng đến giá trị ngày công. Trường hợp này, đại hội xã viên quyết định trích một phần quỹ dự trữ hoặc có kế hoạch vay tín dụng ngắn hạn để chia cho ngày công, bảo đảm giá trị ngày công của năm kế hoạch không thấp quá so với những năm thu hoạch bình thường. Số quỹ dự trữ đã trích này hoặc số tiền vay tín dụng ngắn hạn phải được bù đắp lại đầy đủ khi phân phối vụ chiêm năm sau.
III. VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁCH LÀM VIỆC CỦA BỘ PHẬN CHUYÊN TRÁCH CÔNG TÁC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN TRONG HỢP TÁC XÃ
1. Về tổ chức bộ máy kế toán tài chính
