Điều 4. Hồ sơ, trình tự, thủ tục và phương thức chi trả
1. Hồ sơ xét cấp tiền hỗ trợ học tập gồm có:
- Đơn đề nghị hỗ trợ học tập (mẫu đơn kèm theo Thông tư này: Phụ lục I dùng cho học sinh mẫu giáo và phổ thông; mẫu đơn theo Phụ lục II dùng cho học sinh, sinh viên học tại các trường, khoa dự bị đại học, các trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp và cơ sở dạy nghề);
- Giấy khai sinh (bản sao);
- Giấy chứng nhận hộ nghèo do uỷ ban nhân dân cấp xã cấp (bản sao).
Đơn đề nghị hỗ trợ học tập và bản sao giấy khai sinh chỉ phải nộp lần đầu khi đề nghị xét cấp trong cùng một cơ sở giáo dục.
2. Trình tự và thời gian thực hiện:
a) Đối với trẻ em 3 - 5 tuổi, học sinh, sinh viên học tại các cơ sở giáo dục (thuộc Nhóm 1) trực thuộc Uỷ ban nhân dân 6 tỉnh Lào Cai, Hà Giang, Điện Biên, Lai Châu, Nghệ An, Kon Tum:
- Đầu năm học, cơ sở giáo dục có học sinh dân tộc rất ít người theo học tổ chức phổ biến, thông báo rộng rãi, hướng dẫn cho cha mẹ (hoặc người giám hộ, người nhận nuôi) trẻ mẫu giáo hoặc học sinh, sinh viên thuộc đối tượng được hưởng chính sách viết, gửi đơn đề nghị hỗ trợ học tập.
Cha mẹ (hoặc người giám hộ, người nhận nuôi) trẻ mẫu giáo hoặc học sinh, sinh viên khi đến nộp đơn tại cơ sở giáo dục phải xuất trình bản gốc và 01 bản sao các loại giấy tờ quy định về hồ sơ xét cấp tại Khoản 1 Điều này. Người nhận hồ sơ đối chiếu bản sao với bản gốc, ký xác nhận tính xác thực của bản sao và ghi rõ họ tên vào bản sao để đưa vào hồ sơ.
Trong vòng 45 ngày, kể từ ngày khai giảng năm học, cơ sở giáo dục lập danh sách trẻ mẫu giáo, học sinh, sinh viên được đề nghị cấp tiền hỗ trợ học tập, kèm hồ sơ xét cấp, gửi đến phòng giáo dục và đào tạo (đối với các cơ sở giáo dục do Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý) hoặc sở giáo dục và đào tạo (đối với cơ sở giáo dục do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quản lý).
- Trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ, sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo tổ chức thẩm định hồ sơ, phê duyệt danh sách đối tượng được hưởng và thông báo kết quả đến các cơ sở giáo dục.
- Các cơ sở giáo dục niêm yết công khai danh sách đối tượng được hưởng và thực hiện chi trả ngay sau khi nhận được thông báo kết quả.
b) Đối với học sinh, sinh viên học tại các cơ sở dạy nghề (thuộc Nhóm 2) trực thuộc Uỷ ban nhân dân 6 tỉnh Lào Cai, Hà Giang, Điện Biên, Lai Châu, Nghệ An, Kon Tum:
- Đầu năm học/khoá học cơ sở dạy nghề có học sinh dân tộc rất ít người theo học tổ chức phổ biến, thông báo rộng rãi, hướng dẫn cho học sinh, sinh viên thuộc đối tượng được hưởng chính sách viết, gửi đơn đề nghị hỗ trợ học tập.
Học sinh, sinh viên khi đến nộp đơn tại cơ sở dạy nghề phải xuất trình bản gốc và 01 bản sao các loại giấy tờ quy định về hồ sơ xét cấp tại Khoản 1 Điều này. Người nhận hồ sơ đối chiếu bản sao với bản gốc, ký xác nhận tính xác thực của bản sao và ghi rõ họ tên vào bản sao để đưa vào hồ sơ.
Trong vòng 45 ngày, kể từ ngày khai giảng năm học/khoá học, tất cả cơ sở dạy nghề đóng trên địa bàn huyện lập danh sách học sinh, sinh viên được đề nghị cấp tiền hỗ trợ học tập, kèm hồ sơ xét cấp, gửi đến phòng lao động - thương binh và xã hội cấp huyện.
- Trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ, phòng lao động - thương binh và xã hội tổ chức thẩm định hồ sơ, phê duyệt, niêm yết công khai danh sách đối tượng được hưởng và thực hiện việc chi trả.
c) Đối với trẻ mẫu giáo 3 - 5 tuổi, học sinh, sinh viên thuộc đối tượng được hưởng ở Nhóm 1 và Nhóm 2 đang học tại các cơ sở giáo dục, cơ sở dạy nghề do Trung ương quản lý và các cơ sở giáo dục, cơ sở dạy nghề trực thuộc Uỷ ban nhân các tỉnh, thành phố khác với 6 tỉnh Lào Cai, Hà Giang, Điện Biên, Lai Châu, Nghệ An, Kon Tum:
- Đầu năm học/khoá học, cơ sở giáo dục và cơ sở dạy nghề có trẻ, học sinh, sinh viên dân tộc rất ít người theo học tổ chức phổ biến, thông báo rộng rãi và hướng dẫn cho cha mẹ (người giám hộ, người nhận nuôi) trẻ em học mẫu giáo hoặc học sinh, sinh viên thuộc đối tượng được hưởng chính sách viết, gửi đơn đề nghị hỗ trợ học tập.
Trong vòng 30 ngày, kể từ ngày khai giảng năm học/khoá học, cha mẹ (người giám hộ, người nhận nuôi) trẻ em học mẫu giáo hoặc học sinh, sinh viên phải làm đơn đề nghị cấp tiền hỗ trợ học tập, có xác nhận của cơ sở giáo dục, cơ sở dạy nghề nơi đang theo học gửi đến phòng lao động - thương binh và xã hội cấp huyện nơi gia đình cư trú, kèm bản sao chứng thực các loại giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này.
Trường hợp tại nơi theo học mà trẻ, học sinh, sinh viên đang được hưởng chính sách cùng tính chất, nhưng có mức ưu đãi thấp hơn chính sách hỗ trợ học tập quy định tại Thông tư này, cơ sở giáo dục, cơ sở dạy nghề phải ghi rõ mức được hưởng, thời gian hưởng/năm và xác nhận cụ thể thời gian ngừng cấp để phòng lao động - thương binh và xã hội có cơ sở xét duyệt.
Trường hợp tại nơi theo học mà trẻ, học sinh, sinh viên đang được hưởng chính sách cùng tính chất, nhưng có mức ưu đãi cao hơn chính sách hỗ trợ học tập quy định tại Thông tư này thì chỉ được tiếp tục hưởng chính sách đang thực hiện tại cơ sở giáo dục, cơ sở dạy nghề mà trẻ, học sinh, sinh viên theo học.
- Trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ, phòng lao động - thương binh và xã hội tổ chức thẩm định, phê duyệt, niêm yết công khai danh sách đối tượng được hưởng và thực hiện chi trả.
3. Phương thức chi hỗ trợ:
- Tuỳ theo điều kiện quản lý cụ thể, cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông thoả thuận với ban đại diện cha mẹ học sinh để quyết định phương thức chi trả cho phù hợp (khuyến khích cơ sở giáo dục tổ chức bữa ăn tập trung cho học sinh).
- Phòng lao động - thương binh và xã hội thống nhất với phòng tài chính - kế hoạch cấp huyện để chi trả tiền hỗ trợ học tập trực tiếp cho học sinh, sinh viên hoặc thông qua cha mẹ của trẻ, học sinh, sinh viên.
- Tuỳ vào tình hình thực tế của từng địa phương, việc chi trả chi phí hỗ trợ học tập có thể thực hiện theo tháng, quý hoặc theo kỳ học, khoá học.
