最高法院檔案管理應行注意事項柒、清理

三十九、檔案管理人員應定期依檔案目錄逐案核對進行清查，就已逾保存年限之定期保存檔案及已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀、移轉事宜。

四十、本院永久保存檔案，自文件產生日起屆滿二十五年者，應於次年辦理移轉；如以案卷為單位，其移轉期限之計算，以文件產生日最晚者為準。 前項檔案移轉，檔案管理人員應編製檔案移轉目錄函送檔案管理局審核，每年以辦理一次為原則；但經檔案管理局同意者，得酌予提前或延長移轉期限。

四十一、本院定期保存檔案已逾保存年限者，檔案管理人員應製定銷毀計畫及檔案銷毀目錄。 檔案銷毀目錄應先會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，簽註延長年限及理由；該銷毀目錄再併同銷毀計畫函送檔案管理局審核。 前項檔案銷毀，每年以辦理一次為原則。

四十二、經核准銷毀之紙質檔案，應送規模較大紙廠化為碎紙或溶為紙漿，檔案室並應派員負責運送及監視。 不適合以前項方式銷毀之檔案，得採焚化、擊碎、消磁等方法為之。

四十三、檔案管理人員就已銷毀之檔案，應於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，為銷毀文號及銷毀日期之註記；已銷毀檔案之目錄，應併同該核准銷毀之文件永久保存。