最高法院檔案管理應行注意事項

一、為健全最高法院（以下稱本院）檔案管理，發揮檔案功能，維護檔案安全，特訂定本注意事項。

二、本院檔案分民事訴訟、刑事訴訟及行政事務三類，由資料科檔案室（以下稱檔案室）集中管理；各類檔案保存期限依照「最高法院檔案分類及保存年限區分表」（如附件一）辦理。

三、民事事件、刑事案件經裁判終結者，書記官應於發卷後，將底卷連同裁判原本於五日內歸檔；檔案室檔案管理人員（以下稱檔案管理人員），於收受底卷後，將裁判原本取出，並依民、刑事分類，按年度、字號依序編訂成卷，永久保存。 其他無裁判原本之台他、台銷卷，書記官應於辦畢後五日內歸檔。

四、行政事務案件，承辦人應於辦畢後五日內歸檔；多件案件合為一案卷者，應於文件產生日最晚者辦畢五日內歸檔。 歸檔之案件或案卷，均應加訂封面、封底，並於封面填明分類號、保存年限及案名後，併同該單位主管核章之歸檔清單一式二份送檔案室。

五、以本院名義對各庭室科單位行文，各受文單位辦畢後得不歸檔；本院各庭室科間行文，亦同。

六、機密文書歸檔時，承辦人員應使用封套裝封，封面註明單位名稱、收發來文字號或案號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件，並於封口處蓋章後，送檔案室辦理歸檔。但案由或案名，得以代碼或代名表示。 檔案管理人員點收機密文書時，限依封套記載事項檢視，不得拆封；封套記載不全者，應退回補正。

七、機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃，裝置密鎖存放之。

八、檔案管理人員應按月列表，統計本院歸檔、檢調及清理檔案等管理情形，簽呈院長核閱。

九、檔案管理人員應依歸檔案件及歸檔清單，予以清點並逐件查檢；經點收無誤後，即於歸檔清單上簽收，並將其中一份留存備查。

十、行政事務案件歸檔文件屬紙本型式者，其頁碼之編寫，由承辦人員逐件依下列原則為之。 （一）文件採雙面書寫或付印者，以二頁計。 （二）附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。 （三）電子公文發送後之抄本，採文稿在上，抄本在下，逐頁編寫頁碼。（四）案件依文件產生日期之先後順序，按晚者在上，早者在下，逐頁編寫頁碼。 （五）案卷內各案件編排，依文件產生日期先後，按早者在上，晚者在下，逐頁編頁碼。

十一、歸檔案件有下列不得歸檔之物品者，檔案管理人員應退回承辦人員處理。 （一）現金、有價證券、貴重物品及案內剩餘或贅繳之郵票。 （二）民、刑事訴訟有關物證。 （三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。 （四）易變質而不適長期保存之物品。 （五）其他非屬以上各款物品，經簽奉核可者。

十二、歸檔案件有下列情形為一者，檔案管理人員應退回承辦人員補正，並於歸檔清單上註記其原因及日期。 （一）案件污損或其內容不明、不全者。 （二）案件未經呈核或呈核不完者。 （三）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。 （四）案件（文稿）逾二頁以上，未加蓋騎縫章或職名章者；但公文之附件，不包括之。 （五）案件與歸檔清單之登載不符者。 （六）案件不以原件歸檔者。 前項情形經承辦人員查明補註蓋章，並由該單位主管核可後，併同原案歸檔備查。

十三、檔案管理人員應依下列原則，查檢檔案分類之正確性。 （一）檔案如有專屬類目可予歸屬時，應歸入該專屬類目；如無專屬目錄，應視其性質分入較適當之類目。 （二）凡案件涉及二類目以上者，應依重要及具體等特性，分入適當之類目，或最主要事由所屬類目；並得於檔案管理資訊系統相關欄位註記之。 （三）同一案卷之檔案，應分入同一類目。

十四、檔案管理人員應依檔案內容，將性質相同或案情關聯之檔案，併於同一案名處理；無前案可併者，則立新案，並依下列原則賦予簡要案名。 （一）重要案件，應以一事一案為原則。 （二）案名應能涵蓋檔案既有內容及未來發展情形。 （三）案名除力求適切外，並應註入辦理年度，以利檔案運用與管理。（四）案情單純性質相同者，得併為一綜合性案名。 （五）同一分類號案件過多時，得依案情性質、地域、時間等，分立數個案名。

十五、檔案之檔號，包括檔案年度號（Year Number） 、分類號（Class-ification Number）、案次號（Folder Number） 、卷次號（Vol-ume Number）及目次號（Item Number） ，並依下列原則編列之。（一）年度號：指案件起始之年份號碼；案件如有跨越二個年度以上之相關文件者，其年度號應以第一件文件產生之年度為準。 （二）分類號：指代表檔案分類表所載類目名稱之文字、數字或其組合，用以集中相同性質之檔案，並說明檔案之排列順序及位置。 （三）案次號：指區分同分類號不同案次之號碼；依立案先後順序賦予之，使同一分類號不同案名之檔案，其排列有所區別。 （四）卷次號：指區分同案次號不同卷次之號碼；同一案情之案卷內容件數過多時，得視實際情形分立數卷，並依序編號。 （五）目次卷：指區分同卷次號不同案件之號碼；依文件產生日期之先後賦予之，用以表示同一檔案卷夾內各件檔案之次序。

十六、檔案管理人員應就檔案內容及形式，依檔案相關編目規則，加以分析、判斷並著錄整理後，編製檔案目錄，以利檔案管理及檢索。

十七、檔案管理人員應每半年編製本院檔案目錄，函送檔案管理局備查；但機密檔案目錄不包括之。

十八、辦理檔案著錄應注意下列事項： （一）案由之著錄文字，應依案件主旨或事由為之；如有外文，應譯成中文並列摘錄之。 （二）發（來）文者有數個時，以文件主辦單位為主要發（來）文者，餘者以次要發（來）文者著錄之。但次要發（來）文者至多以二個為限，如有超過，以第二個次要發（來）文者後加「等」字著錄之。 （三）受文者超過三個時，著錄前三個受文者，並於第三個受文者後加「等」字著錄之。 （四）發（來）文者或受文者不明時，應依文件內容、形式、特徵並參考有關資料著錄之，並加方括弧；如為匿名或無從考查者，得以「匿名者」或「佚名」著錄之。 （五）發（來）文者或受文者錯誤時，應照錄並考證著錄於後；考證部分，應加方括弧。 （六）著錄機關名稱，應著錄其全稱；外國機關名稱，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓括弧，再著錄其中文及外文名稱，外文名稱應加圓括弧。 （七）著錄本國人名，其後得著錄與該文件產生相關之身分職務，並加圓括弧；外國人名，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓括弧，再著錄其姓氏中文譯名及姓名原文，原文應加圓括弧。 （八）收發（來）文字號之著錄，應以原文件之文字或符號為之；數字以阿拉伯數字表示之。 （九）日期之著錄，以文件產生日期為基準，以阿拉伯數字表示；案卷內文件起迄日期，應依案卷內最早與最晚文件產生日期著錄之。（十）文件產生日期著錄之依據如下： 1.本院發文案件之發文日期。 2.本院創簽案件之核判日期。 3.本院收受他機關來文案件之來文日期，亦即來文所載發文日期。 4.公私文書及信札之發（來）文簽署日期。 5.決議、決定及命令之核判或發布日期。 6.條約及合約之簽署日期。 7.報表及計畫之內容所指日期或編製日期。 8.工程及產品圖說之設計日期。 9.合併多件文號為一案件者，例如一案件有創簽、創稿者，或一收文案件擬具簽稿呈核發文者，依最晚產生文件之日期，為該文件之產生日期。 10.文件產生日期不明時，應依文件內容、形式、特徵並參考有關資料為著錄，並加方括弧。

十九、檔案管理人員應將檔案整理、裝訂並分置存放。

二十、整理檔案應注意下列事項： （一）檔案上原加附之不必要金屬物應予去除。 （二）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。 （三）檔案內如有字跡模糊者，應由承辦人員查明補註後併案。 （四）檔案應以公文用紙尺度為標準，以左右底三面邊緣對齊；過寬過大者，得予裁切、折疊，但不得損及檔案內容；未達規定之尺度標準者，得以公文用紙襯貼。 （五）檔案之附簽，應附於文件適當位置，不得脫離原件；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼。

二十一、同一案名之各件檔案應集中置於同一檔案卷夾，並於檔案卷夾封面或卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。 前項所稱檔案卷夾，包括檔案夾、盒、箱或其他得以置放檔案之容具。

二十二、同一檔案卷夾以置放同分類號案件為原則，依案次號順序排列；案件過多時，得分置為數個檔案卷夾；案件過少時，同一檔案卷夾得置不同案名之案件，但需於其封面或卷脊標明，並於不同案名之案件間，予以適當之區隔或註記。

二十三、檔案管理人員裝訂檔案應注意下列事項： （一）各冊檔案厚度以三公分為原則。 （二）採棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之材質裝訂。 （三）裝訂應整齊結實，不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱讀。 （四）檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應標記檔號及收發文號後另行存置，並於原檔案案卷目次表註明媒體型式（包括紙本、照片、底片、圖表、工程圖、幻燈片、微縮片、地圖、磁片、光碟、錄音帶或電影片等）、數量及附件存放位置。

二十四、檔案管理人員就本院永久保存檔案應定期裝訂成冊，並與定期保存檔案分置存放。檔案之分置存放，依下列原則為之。 （一）按檔號大小順序，小者在左、大者在右，由左至右、由上至下，依序排列。 （二）珍貴檔案或不便直立檔案，得予平放。 （三）定期查檢檔案排架情形。 （四）檔案中具有特殊意義或歷史價值之文物史料，得立專案保管，並註記其檔號。但原案卷應放置抄本或影本，並於目次表註記原件存放位置。

二十五、檔案管理人員應將檔案之類別、年度、保存年限等項目，於檔案架、櫃適當位置處，設置簡明標示，以利檔案之保管與檢索。

二十六、檔案室保管之檔案，檔案管理人員應定期抽期；如有遺失、毀損等情形時，應即查明原因，並簽呈院長處理。

二十七、本院各庭室科因業務需要，有借調檔案之必要時，由調案人填具「最高法院調卷卡」（下稱調卷卡，如附件二），經該單位主管核准後，送檔案室辦理；借調期間為二十日，不得逾期。

二十八、檔案管理人員依調卷卡儘速檢取檔案，並作成「最高法院調案紀錄」（下稱調案紀錄，如附件三），另將調卷卡置於調出文卷處，以資查考。 前項調案紀錄，應扼要記載調案人、調案單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還及歸還日期；其所載檔案銷毀或移轉後，該調卷紀錄始得銷毀之。

二十九、借調檔案以調卷卡所載範圍為限；但檔案如已裝訂成卷不易拆開時，檔案管理人員得整卷檢出。

三十、對已借出之檔案，如因公務需要，檔案管理人員得隨時通知調案人於指定時間內歸還，調案人不得拒絕。

三十一、調案人對於借調之檔案應慎加保管，不得遺失、污損、轉借，或擅自拆散、添註、塗改、更換、抽取、增加等破壞檔案或變更檔案內容之情事；借調檔案用畢，應即歸還。

三十二、檔案業經其他同仁借調或其他機關調用時，得向檔案管理人員辦理預約登記，俟該檔案歸還時，由檔案管理人員通知借調。

三十三、檔案管理人員對已借出之檔案，應隨時注意已否逾期，遇有逾期未還，又未提出展期申請者，檔案管理人員應予函催（如附件四）；經函催仍未於十日內歸還者，應簽請院長處理。

三十四、展期申請由調案人於借調期限屆滿前，填寫「借調檔案展期申請單」一式二份（如附件五），送檔案室登記；檔案管理人員登記並註明應歸還日期後，將其中一份送還調案人，一份留存備查。前項展期申請以三次為限；超過三次，如仍有續閱之需要時，以尚未經他人預約者為限；期間為二十日，不得逾期。 續調，應將檔案先行歸還，再依規定辦理借調手續。

三十五、檔案歸還，應由檔案管理人員詳加查檢；如發現有第三一條所列情事時，應於調卷紀錄載明事由，並簽報院長處理，其調卷卡不予退還。

三十六、歸還之檔案，經檔案管理人員查檢無誤後，即於調案紀錄註記歸還日期，並將原調卷卡檢出蓋「文卷已還」戳記後，交還調案人；該檔案應儘速整理完竣，歸回原位。

三十七、本院同仁調、離職時，原所借調檔案，應全部歸點，不得轉借；但該檔案如係辦理相關業務所必需，且未逾借調期限者，得列入職務移交事項。

三十八、其他機關之借調或調用本院檔案函，應由檔案管理人員簽呈院長核准後辦理。

三十九、檔案管理人員應定期依檔案目錄逐案核對進行清查，就已逾保存年限之定期保存檔案及已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀、移轉事宜。

四十、本院永久保存檔案，自文件產生日起屆滿二十五年者，應於次年辦理移轉；如以案卷為單位，其移轉期限之計算，以文件產生日最晚者為準。 前項檔案移轉，檔案管理人員應編製檔案移轉目錄函送檔案管理局審核，每年以辦理一次為原則；但經檔案管理局同意者，得酌予提前或延長移轉期限。

四十一、本院定期保存檔案已逾保存年限者，檔案管理人員應製定銷毀計畫及檔案銷毀目錄。 檔案銷毀目錄應先會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，簽註延長年限及理由；該銷毀目錄再併同銷毀計畫函送檔案管理局審核。 前項檔案銷毀，每年以辦理一次為原則。

四十二、經核准銷毀之紙質檔案，應送規模較大紙廠化為碎紙或溶為紙漿，檔案室並應派員負責運送及監視。 不適合以前項方式銷毀之檔案，得採焚化、擊碎、消磁等方法為之。

四十三、檔案管理人員就已銷毀之檔案，應於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，為銷毀文號及銷毀日期之註記；已銷毀檔案之目錄，應併同該核准銷毀之文件永久保存。

四十四、檔案管理人員應隨時注意維護檔案安全完整及避免檔案受損變質。

四十五、本院應設置檔案庫房檔案以保管檔案；檔案之保管，應採取防光、防熱、防潮、防蟲菌、防污染等措施，並注意下列事項： （一）檔案庫房應維持整潔，檔案架、檔案櫃及通道不可堆置雜物。（二）檔案庫房應減少外窗之裝設；如有裝設之必要者，應避免在東、西面開窗，並應加裝窗簾、遮陽板等遮陽設備。 （三）檔案庫房之牆壁及地板應作防潮處理。 （四）檔案庫房之溫度及相對濕度，應依檔案庫房溫濕度標準表所列標準控制（如附件六），檔案管理人員應每日查檢庫房溫濕度是否正常。 （五）檔案入庫前，應查檢檔案狀況；如有蟲害或發黴情形，應立即隔離進行除蟲或殺菌。 （六）檔案庫房每年應至少全面消毒一次。 （七）檔案庫房檔案架、檔案櫃等設備，除採行防火、防潮、防蝕外，並應兼顧耐震措施；檔案架、檔案櫃之擺設，應與壁面保持八公分以上距離，並遠離日曬或有滲水跡象之壁面。 （八）檔案庫房應設置消防安全警報系統，並裝置消防安全設備；該項消防安全設備之裝置，應注意避免損害檔案並須符合環保規定。 （九）檔案庫房內嚴禁下列行為： 1.使用或存放易燃、易爆物品。 2.吸菸。 3.飲食或儲存食物。 4.植養生物。

四十六、本注意事項未規定事項，依其他相關法令辦理。