一、為健全最高法院（以下稱本院）檔案管理，發揮檔案功能，維護檔案安全，特訂定本注意事項。
原始資料來源：全國法規資料庫、立法院法學系統全國法規資料庫來源異動 115.07.29
最高法院檔案管理應行注意事項
壹、通則
二、本院檔案分審判業務及行政事務二類，由資料科檔案室（以下稱檔案室）集中管理；各類檔案分類及保存年限依照「最高法院檔案分類及保存年限區分表」辦理。
三、審判案件經裁判終結者，書記官應依下列期限辦理歸檔：
（一）裁判原本：按月於最後評議日之案件發卷後五日內彙訂成冊歸檔。（二）尾卷及本院卷宗：按季彙訂成冊歸檔。
（三）其他各式簿冊：按年彙訂成冊歸檔。
四、行政事務案件，公文採線上簽核者，辦理線上歸檔；採紙本簽核者，辦理整卷歸檔。
前項公文性質如屬永久保存、密件、訴訟（願）、國賠、事涉人民權益、法律信證與行政稽憑、案情複雜（如同一案件無法全程採線上辦理），或附件屬性特殊（有價券證、已裝訂成冊、須用印、實體物品）無法掃描，及其他依法令規定須以紙本辦理者，應採紙本簽核。
辦畢案件有延後歸檔之必要，由承辦人員敘明歸檔期限，線上簽請單位主管核准。
承辦人員應於公文辦畢後五日內歸檔；多件案件合為一案卷者，應於文件產生日最晚者辦畢五日內歸檔。
整卷歸檔之案件或案卷，均應加訂封面、歸檔清單及封底；歸檔清單應經單位主管核章，封底應彌封蓋職名章。
五、有下列情形之一者，得不歸檔：
（一）以本院名義對各庭室科單位行文，各受文單位辦畢後得不歸檔；本院各庭室科間行文，亦同。
（二）機關間之紙本行文經轉製為電子形式而完成線上簽核辦畢，其紙本如無重複歸檔之必要者。
（三）機關支付款項取得紙本支出憑證經電子化處理，該紙本依相關法令得免保存管理者。
六、機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，封面註明單位名稱、收發來文字號或案號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件，並於封口處蓋職名章後，送檔案室辦理歸檔。案由或案名得以代碼或代名表示之，但不得著錄「密不錄由」等無以判斷內涵之文字。
檔案管理人員點收機密文書時，限依封套記載事項檢視，不得拆封，封套記載不全者，應退回補正。
七、機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃，裝置密鎖存放之。
機密檔案由檔案管理單位主管管理，其調、離職時，應將保管之機密檔案列冊辦理點交。
八、檔案管理人員應按月列表，統計本院歸檔、檢調及經稽催仍未辦理歸檔之案件，簽呈院長核閱。
前項稽催方式得採電話、書面或電子方式行之。
貳、點收
九、檔案管理人員應依歸檔案件及歸檔清單，予以清點並逐件查檢；經點收無誤後，即於歸檔清單上簽收。
紙本公文附件有書本、影音、電子或其他方式儲存之媒體時（下稱特殊媒體），檔案管理人員應於歸檔清單註記該附件之媒體類型及數量。
紙本來文經轉製為電子型式，承辦人員採線上簽核辦畢者：
（一）屬民眾、社會團體、公司行號等非屬機關間之來文，其紙本文原件應併同歸檔。
（二）屬機關間之紙本來文，且非屬本注意事項第四點第二項之公文，經確認無重複歸檔之必要者，由承辦人員自行保管並注意安全，避免散落及遺失，並於保存一年後逕行銷毀。
十、歸檔文件屬紙本型式者，由承辦人員逐件依下列原則辦理整卷歸檔，厚度以三公分為原則：
（一）編頁方式：
1.文件採雙面書寫或付印者，編二頁。
2.附件頁碼之編寫，除已編有頁碼直接加計於本文或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。
（二）整卷方式：
1.電子公文發送後之抄本，採文稿在上，抄本在下排序。
2.案件依文件產生日期之先後順序，按晚者在上，早者在下排序。3.案卷內各案件，依文件產生日期先後，按早者在上，晚者在下或依歸檔清單順序排序。
紙本文附件有特殊媒體者，承辦人員應抽出置於卷外，於該公文加註「附件另存」，並於媒體外包裝載明媒體型式、公文號、數量及內容概要。
歸檔案件難以裝訂成卷者，應避免散落，並得放置於固定箱、盒或套袋。
十一、歸檔案件有下列不得歸檔之物品者，檔案管理人員應退回承辦人員處理。
（一）現金、有價證券、貴重物品及案內剩餘或贅繳之郵票。
（二）民、刑事訴訟有關物證。
（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
（四）易變質而不適長期保存之物品。
（五）其他非屬以上各款物品，經簽奉核可者。
十二、歸檔案件有下列情形之一者，檔案管理人員應敘明理由，退回承辦人員補正。
（一）案件（含附件）污損或其內容不明、不全者。
（二）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會或未完成電子憑證簽章補簽。
（三）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
（四）案件（文稿）逾二頁以上，未加蓋騎縫章或職名章者；但公文之附件，不包括之。
（五）案件與歸檔清單之次序及登載不符者。
（六）案件不以原件歸檔者。
（七）永久保存案卷未去除金屬物、卷宗之封面及封底未使用白厚紙張、未以棉麻繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之材質裝訂封卷、文件未符合公文用紙規格及卷內有特殊媒體附件未拆離註記另存者。
（八）定期保存案卷之文件未符合公文用紙規格及卷內有特殊媒體附件未拆離註記另存者。
前項情形第一款經承辦人員查明補註蓋章，並由該單位主管核可後，併同原案歸檔備查。
參、立案
十三、檔案管理人員應依下列原則，查檢檔案分類之正確性。
（一）檔案如有專屬類目可予歸屬時，應歸入該專屬類目；如無專屬目錄，應視其性質分入較適當之類目。
（二）凡案件涉及二類目以上者，應依重要及具體等特性，分入適當之類目，或最主要事由所屬類目；並得於檔案管理資訊系統相關欄位註記之。
（三）同一案卷之檔案，應分入同一類目。
十四、檔案管理人員應依檔案內容，將性質相同或案情關聯之檔案，併於同一案名處理；無前案可併者，則立新案，並依下列原則賦予簡要案名。
（一）重要案件，應以一事一案為原則。
（二）案名應能涵蓋檔案既有內容及未來發展情形。
（三）案名除力求適切外，並應註入辦理年度，以利檔案運用與管理。（四）案情單純性質相同者，得併為一綜合性案名。
（五）同一分類號案件過多時，得依案情性質、地域、時間等，分立數個案名。
十五、檔案之檔號，包括檔案年度號（Year Number）、分類號（
Classification Number）、案次號（Folder Number）、卷次號（Volume Number）及目次號（Item Number），並依下列原則編列之。
（一）年度號：指案件起始之年份號碼；案件如有跨越二個年度以上之相關文件者，其年度號應以第一件文件產生之年度為準。
（二）分類號：指代表檔案分類表所載類目名稱之文字、數字或其組合，用以集中相同性質之檔案，並說明檔案之排列順序及位置。
（三）案次號：指區分同分類號不同案次之號碼；依立案先後順序賦予之，使同一分類號不同案名之檔案，其排列有所區別。
（四）卷次號：指區分同案次號不同卷次之號碼；同一案情之案卷內容件數過多時，得視實際情形分立數卷，並依序編號。
（五）目次卷：指區分同卷次號不同案件之號碼；依文件產生日期之先後賦予之，用以表示同一檔案卷夾內各件檔案之次序。
肆、編目
十六、檔案管理人員應就檔案內容及形式，依檔案相關編目規則，加以分析、判斷並著錄整理後，編製檔案目錄，以利檔案管理及檢索。
十七、檔案管理人員應每半年編製本院檔案目錄，檢附檔案目錄彙送說明表函送國家發展委員會檔案管理局（下稱檔案局）備查；但機密檔案目錄不包括之。
十八、辦理檔案著錄應注意下列事項：
（一）案由之著錄文字，應依案件主旨或事由為之；如有外文，應譯成中文並列摘錄之。
（二）發（來）文者有數個時，以文件主辦單位為主要發（來）文者，餘者以次要發（來）文者著錄之。但次要發（來）文者至多以二個為限，如有超過，以第二個次要發（來）文者後加「等」字著錄之。
（三）受文者超過三個時，著錄前三個受文者，並於第三個受文者後加「等」字著錄之。
（四）發（來）文者或受文者不明時，應依文件內容、形式、特徵並參考有關資料著錄之，並加方括弧；如為匿名或無從考查者，得以「匿名者」或「佚名」著錄之。
（五）發（來）文者或受文者錯誤時，應照錄並考證著錄於後；考證部分，應加方括弧。
（六）著錄機關名稱，應著錄其全稱；外國機關名稱，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓括弧，再著錄其中文及外文名稱，外文名稱應加圓括弧。
（七）著錄本國人名，其後得著錄與該文件產生相關之身分職務，並加圓括弧；外國人名，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓括弧，再著錄其姓氏中文譯名及姓名原文，原文應加圓括弧。
（八）收發（來）文字號之著錄，應以原文件之文字或符號為之；數字以阿拉伯數字表示之。
（九）日期之著錄，以文件產生日期為基準，以阿拉伯數字表示；案卷內文件起迄日期，應依案卷內最早與最晚文件產生日期著錄之。（十）文件產生日期著錄之依據如下：
1.本院發文案件之發文日期。
2.本院創簽案件之核判日期。
3.本院收受他機關來文案件之來文日期，亦即來文所載發文日期。
4.公私文書及信札之發（來）文簽署日期。
5.決議、決定及命令之核判或發布日期。
6.條約及合約之簽署日期。
7.報表及計畫之內容所指日期或編製日期。
8.工程及產品圖說之設計日期。
9.合併多件文號為一案件者，例如一案件有創簽、創稿者，或一收文案件擬具簽稿呈核發文者，依最晚產生文件之日期，為該文件之產生日期。
10.文件產生日期不明時，應依文件內容、形式、特徵並參考有關資料為著錄，並加方括弧。
伍、保管
十九、檔案管理人員應將檔案整理、裝訂並分置存放。
二十、整理檔案應注意下列事項：
（一）檔案上原加附之不必要金屬物應予去除。
（二）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
（三）檔案內如有字跡模糊者，應由承辦人員查明補註後併案。
（四）檔案應以公文用紙尺度為標準，以左右底三面邊緣對齊；過寬過大者，得予裁切、折疊，但不得損及檔案內容；未達規定之尺度標準者，得以公文用紙襯貼。
（五）檔案之附簽，應附於文件適當位置，不得脫離原件；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼。
二一、同一案名之各件檔案應集中置於同一檔案卷夾，並於檔案卷夾封面或卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。
前項所稱檔案卷夾，包括檔案夾、盒、箱或其他得以置放檔案之容具。
二二、同一檔案卷夾以置放同分類號案件為原則，依案次號順序排列；案件過多時，得分置為數個檔案卷夾；案件過少時，同一檔案卷夾得置不同案名之案件，但需於其封面或卷脊標明，並於不同案名之案件間，予以適當之區隔或註記。
二三、檔案管理人員裝訂檔案應注意下列事項：
（一）各冊檔案厚度以三公分為原則。
（二）採棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之材質裝訂。
（三）裝訂應整齊結實，不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱讀。
（四）檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應標記檔號及收發文號後另行存置，並於原檔案案卷目次表註明媒體型式（包括紙本、照片、底片、圖表、工程圖、幻燈片、微縮片、地圖、磁片、光碟、錄音帶或電影片等）、數量及附件存放位置。
二四、檔案管理人員就本院永久保存檔案應定期裝訂成冊，並與定期保存檔案分置存放。檔案之分置存放，依下列原則為之。
（一）按檔號大小順序，小者在左、大者在右，由左至右、由上至下，依序排列。
（二）珍貴檔案或不便直立檔案，得予平放。
（三）定期查檢檔案排架情形。
（四）檔案中具有特殊意義或歷史價值之文物史料，得立專案保管，並註記其檔號。但原案卷應放置抄本或影本，並於目次表註記原件存放位置。
二五、檔案管理人員應將檔案之類別、年度、保存年限等項目，於檔案架、櫃適當位置處，設置簡明標示，以利檔案之保管與檢索。
二六、檔案室保管之檔案，檔案管理人員應定期抽查；如有遺失、毀損等情形時，應即查明原因，並簽呈院長處理。
陸、檢調
二七、本院各庭室科因業務需要，有借調本室科檔案之必要時，由調案人提出調案申請，經該單位主管核准；有借調他室科檔案之必要者，尚需經他室科主管同意後，送檔案室辦理，借調程序及期間，分列如下：
（一）審判檔案：於審判資訊系統查詢欲借調之檔案，由系統列印「最高法院調卷單」（下稱調卷單），借調期間為二十日。
（二）行政檔案：於行政公文系統查詢欲借調之檔案，線上提出申請並經主管簽核，由系統逕送檔案管理人員，得不印調卷單，借調期間為十四日。
（三）檔案無法於以上系統查得者，得填具調卷單（如附件一），借調期間為二十日。
二八、檔案管理人員收受調案申請，應儘速檢取檔案，並作成「最高法院調案紀錄」電子檔（下稱調案紀錄）。
前項調案紀錄，應扼要記載調案人、調案單位、調案日期、案名／案由、文號／案號／檔號、稽催情形、應歸還及歸還日期；其所載檔案銷毀或移轉後，該調卷紀錄始得銷毀之。
二九、借調檔案以調案申請範圍為限；但檔案如已裝訂成卷不易拆開時，檔案管理人員得整卷檢出。
三十、對已借出之檔案，如因公務需要，檔案管理人員得隨時通知調案人於指定時間內歸還，調案人不得拒絕。
三一、調案人對於借調之檔案應慎加保管，不得遺失、污損、轉借，或擅自拆散、添註、塗改、更換、抽取、增加等破壞檔案或變更檔案內容之情事；借調檔案用畢，應即歸還。
三二、檔案業經其他同仁借調或其他機關調用時，得向檔案管理人員辦理預約登記，俟該檔案歸還時，由檔案管理人員通知借調。
三三、檔案管理人員對已借出之檔案，應隨時注意已否逾期，遇有逾期未還，又未提出展期申請者，檔案管理人員應予稽催；經稽催仍未於十日內歸還或辦理展期者，應簽請院長核閱。
前項稽催方式得採電話、書面（如附件二）或電子方式行之。
三四、展期申請由調案人於借調期限屆滿前，依審判或行政檔案，分別辦理如下：
（一）審判檔案：檔案管理人員於審判資訊系統列印「最高法院調卷展期單」送調案人及主管核章後執回檔案室收執聯，由檔案管理人員於系統登記，期間為二十日。
（二）行政檔案：由調案人於行政公文系統線上辦理展期並經主管簽核，由系統逕送檔案管理人員，得不印展期單，期間為十四日。
（三）檔案非於以上系統借調者，由調案人填寫「借調檔案展期申請單」一式二份（如附件三），送檔案室登記；檔案管理人員登記並註明應歸還日期後，將其中一份送還調案人，一份留存備查，期間為二十日。
前項展期申請以三次為限；超過三次，如仍有續調之需要時，以尚未經他人預約者為限，應將檔案先行歸還，再依規定辦理借調手續。
三五、檔案歸還，應由檔案管理人員詳加查檢；如發現有第三一條所列情事時，應於調卷紀錄載明事由，並簽報院長核閱。
三六、歸還之檔案，經檔案管理人員查檢無誤後，即於調案紀錄註記歸還日期，有調卷單者，並將調卷單檢出於「檔案已歸還」欄簽收後，交還調案人；該檔案應儘速整理完竣，歸回原位。
三七、本院同仁調、離職時，原所借調檔案，應全部歸還，不得轉借；但該檔案如係辦理相關業務所必需，且未逾借調期限者，得列入職務移交事項。
三八、其他機關之借調或調用本院檔案函，應由檔案管理人員送會原業務承辦單位簽具意見再簽呈院長核准後辦理。
人民申請檔案閱覽、抄錄或複製事項，除法令另有規定外，依「最高法院檔案應用須知」辦理。
柒、清理
三九、檔案管理人員應定期依檔案目錄逐案核對進行清查，就已逾保存年限之定期保存檔案及已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀、移轉事宜。
四十、本院永久保存檔案，自文件產生日起屆滿二十五年者，應辦理檔案保存價值鑑定，經檔案局審核同意後，依其規劃時程辦理移轉；如以案卷為單位，其移轉期限之計算，以文件產生日最晚者為準。
前項檔案移轉，檔案管理人員應編製檔案移轉目錄函送檔案局審核。
四一、本院定期保存檔案已逾保存年限者，檔案管理人員應製定銷毀計畫及檔案銷毀目錄。
檔案銷毀目錄應先會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，簽註延長年限及理由；該銷毀目錄再併同銷毀計畫函送檔案局審核。
前項檔案銷毀，每年以辦理一次為原則。
四二、經核准銷毀之紙質檔案，應送規模較大紙廠化為碎紙或溶為紙漿，檔案室並應派員負責運送及監視。
不適合以前項方式銷毀之檔案，得採焚化、擊碎、消磁等方法為之。
四三、檔案管理人員就已銷毀之檔案，應於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，為銷毀文號及銷毀日期之註記；但全卷銷毀者，其案卷目次表得不註記之。
檔案已於系統編目建檔者，依其屬審判或行政檔案，分別於審判資訊系統或行政公文系統，註記檔案局核准銷毀之文號及銷毀日期。完成銷毀之檔案，前已依第十七點規定辦理目錄彙送者，檔案管理人員應將審判資訊系統或行政公文系統完成銷毀註記之檔案電子目錄轉出辦理異動彙送，以更新本院於機關檔案目錄查詢網公開之檔案目錄資料。
已銷毀檔案之目錄，應併同該核准銷毀之文件永久保存。
四四、本注意事項未規定事項，依其他相關法令辦理。
事實摘要
以下各句為自含語境之客觀事實描述；引用請以全國法規資料庫為準。
- 最高法院檔案管理應行注意事項全文共 44 條，最新異動日為 115.07.29，全文收錄於法律人 LawPlayer；條文以全國法規資料庫為準。
- 本頁為全國法規資料庫公開法規全文之整理呈現，非正式公布文本；引用請以全國法規資料庫為準（LawPlayer 整理）。