最高法院檔案管理應行注意事項陸、檢調

二十七、本院各庭室科因業務需要，有借調檔案之必要時，由調案人填具「最高法院調卷卡」（下稱調卷卡，如附件二），經該單位主管核准後，送檔案室辦理；借調期間為二十日，不得逾期。

二十八、檔案管理人員依調卷卡儘速檢取檔案，並作成「最高法院調案紀錄」（下稱調案紀錄，如附件三），另將調卷卡置於調出文卷處，以資查考。 前項調案紀錄，應扼要記載調案人、調案單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還及歸還日期；其所載檔案銷毀或移轉後，該調卷紀錄始得銷毀之。

二十九、借調檔案以調卷卡所載範圍為限；但檔案如已裝訂成卷不易拆開時，檔案管理人員得整卷檢出。

三十、對已借出之檔案，如因公務需要，檔案管理人員得隨時通知調案人於指定時間內歸還，調案人不得拒絕。

三十一、調案人對於借調之檔案應慎加保管，不得遺失、污損、轉借，或擅自拆散、添註、塗改、更換、抽取、增加等破壞檔案或變更檔案內容之情事；借調檔案用畢，應即歸還。

三十二、檔案業經其他同仁借調或其他機關調用時，得向檔案管理人員辦理預約登記，俟該檔案歸還時，由檔案管理人員通知借調。

三十三、檔案管理人員對已借出之檔案，應隨時注意已否逾期，遇有逾期未還，又未提出展期申請者，檔案管理人員應予函催（如附件四）；經函催仍未於十日內歸還者，應簽請院長處理。

三十四、展期申請由調案人於借調期限屆滿前，填寫「借調檔案展期申請單」一式二份（如附件五），送檔案室登記；檔案管理人員登記並註明應歸還日期後，將其中一份送還調案人，一份留存備查。前項展期申請以三次為限；超過三次，如仍有續閱之需要時，以尚未經他人預約者為限；期間為二十日，不得逾期。 續調，應將檔案先行歸還，再依規定辦理借調手續。

三十五、檔案歸還，應由檔案管理人員詳加查檢；如發現有第三一條所列情事時，應於調卷紀錄載明事由，並簽報院長處理，其調卷卡不予退還。

三十六、歸還之檔案，經檔案管理人員查檢無誤後，即於調案紀錄註記歸還日期，並將原調卷卡檢出蓋「文卷已還」戳記後，交還調案人；該檔案應儘速整理完竣，歸回原位。

三十七、本院同仁調、離職時，原所借調檔案，應全部歸點，不得轉借；但該檔案如係辦理相關業務所必需，且未逾借調期限者，得列入職務移交事項。

三十八、其他機關之借調或調用本院檔案函，應由檔案管理人員簽呈院長核准後辦理。