最高法院檔案管理應行注意事項 第 18 條

十八、辦理檔案著錄應注意下列事項： （一）案由之著錄文字，應依案件主旨或事由為之；如有外文，應譯成中文並列摘錄之。 （二）發（來）文者有數個時，以文件主辦單位為主要發（來）文者，餘者以次要發（來）文者著錄之。但次要發（來）文者至多以二個為限，如有超過，以第二個次要發（來）文者後加「等」字著錄之。 （三）受文者超過三個時，著錄前三個受文者，並於第三個受文者後加「等」字著錄之。 （四）發（來）文者或受文者不明時，應依文件內容、形式、特徵並參考有關資料著錄之，並加方括弧；如為匿名或無從考查者，得以「匿名者」或「佚名」著錄之。 （五）發（來）文者或受文者錯誤時，應照錄並考證著錄於後；考證部分，應加方括弧。 （六）著錄機關名稱，應著錄其全稱；外國機關名稱，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓括弧，再著錄其中文及外文名稱，外文名稱應加圓括弧。 （七）著錄本國人名，其後得著錄與該文件產生相關之身分職務，並加圓括弧；外國人名，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓括弧，再著錄其姓氏中文譯名及姓名原文，原文應加圓括弧。 （八）收發（來）文字號之著錄，應以原文件之文字或符號為之；數字以阿拉伯數字表示之。 （九）日期之著錄，以文件產生日期為基準，以阿拉伯數字表示；案卷內文件起迄日期，應依案卷內最早與最晚文件產生日期著錄之。（十）文件產生日期著錄之依據如下： 1.本院發文案件之發文日期。 2.本院創簽案件之核判日期。 3.本院收受他機關來文案件之來文日期，亦即來文所載發文日期。 4.公私文書及信札之發（來）文簽署日期。 5.決議、決定及命令之核判或發布日期。 6.條約及合約之簽署日期。 7.報表及計畫之內容所指日期或編製日期。 8.工程及產品圖說之設計日期。 9.合併多件文號為一案件者，例如一案件有創簽、創稿者，或一收文案件擬具簽稿呈核發文者，依最晚產生文件之日期，為該文件之產生日期。 10.文件產生日期不明時，應依文件內容、形式、特徵並參考有關資料為著錄，並加方括弧。