最高法院檔案管理應行注意事項 第 18 條

白話解讀

根據最高法院檔案管理應行注意事項第18條，以下是對每項事項的釋義： 1. 依案件主旨或事由著錄案由之文字，並將外文譯成中文並列摘錄之。這表示在檔案管理中，應該依據案件的主旨或事由來著錄案由的文字描述，並且如果有外文文件，也需要將其翻譯成中文並一同著錄。 2. 如果發（來）文者有多個，則以主要發（來）文者為主，其他的則以次要發（來）文者著錄，次要發（來）文者至多只能有兩個，如果超過兩個，則在第二個次要發（來）文者後加上「等」字著錄。 3. 如果受文者超過三個，則只需要著錄前三個受文者，並在第三個受文者後加上「等」字著錄。 4. 如果發（來）文者或受文者不明，則應根據文件內容、形式、特徵等參考資料著錄，並加上方括弧。如果是匿名或無法考查的情況，則可以使用「匿名者」或「佚名」著錄。 5. 如果發（來）文者或受文者錯誤，則應將錯誤著錄並在後續進行考證。考證部分應加上方括弧。 6. 在著錄機關名稱時，應該以機關的全稱著錄；如果是外國機關，則應先著錄其國籍的全稱或簡稱，再著錄其中文和外文名稱，外文名稱應加上圓括弧。 7. 在著錄人名時，本國人名後面可以著錄相關的身分職務，外國人名應先著錄其國籍的全稱或簡稱，再著錄其中文譯名和原文名稱，原文名稱應加上圓括弧。 8. 在著錄收發（來）文字號時，應以原文件的文字或符號著錄，數字使用阿拉伯數字表示。 9. 日期的著錄應以文件產生日期為基準，使用阿拉伯數字表示；案卷內文件的起迄日期應根據案卷內最早和最晚文件的產生日期著錄。 10. 文件產生日期的著錄依據包括：本院發文案件的發文日期、本院創簽案件的核判日期、本院收受他機關來文案件的來文日期、公私文書及信札的發（來）文簽署日期、決議、決定及命令的核判或發布日期、條約及合約的簽署日期、報表及計畫的內容所指日期或編製日期、工程及產品圖說的設計日期、合併多件文號為一案件的情況下，根據最晚產生文件的日期著錄、文件的產生日期不明時，應根據文件內容、形式、特徵等參考資料著錄，并加上方括弧。 最高法院檔案管理應行注意事項第18條的參考資料為《最高法院檔案管理應行注意事項》。 例子：根據法條第1項，如果檔案中有外文文件，應該將外文翻譯成中文並一同著錄。例如，如果案卷中有一份英文報告，應將之翻譯成中文並列摘錄在案卷中。 例子：根據法條第8項，收發文的文字號應以原文件的文字或符號著錄，數字使用阿拉伯數字表示。例如，如果一封文件的文字號是A-1-2021，則應該將其原封不動地著錄在檔案中。 例子：根據法條第10項，文件產生日期不明時，應根據文件內容、形式、特徵等參考資料著錄，并加上方括弧。例如，如果一份文件缺乏明確的產生日期，但在文件中提到了特定事件發生的日期，可以根據該事件日期著錄文件的產生日期，并在方括弧中注明參考來源。