最高法院檔案管理應行注意事項伍、保管

十九、檔案管理人員應將檔案整理、裝訂並分置存放。

二十、整理檔案應注意下列事項： （一）檔案上原加附之不必要金屬物應予去除。 （二）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。 （三）檔案內如有字跡模糊者，應由承辦人員查明補註後併案。 （四）檔案應以公文用紙尺度為標準，以左右底三面邊緣對齊；過寬過大者，得予裁切、折疊，但不得損及檔案內容；未達規定之尺度標準者，得以公文用紙襯貼。 （五）檔案之附簽，應附於文件適當位置，不得脫離原件；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼。

二十一、同一案名之各件檔案應集中置於同一檔案卷夾，並於檔案卷夾封面或卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。 前項所稱檔案卷夾，包括檔案夾、盒、箱或其他得以置放檔案之容具。

二十二、同一檔案卷夾以置放同分類號案件為原則，依案次號順序排列；案件過多時，得分置為數個檔案卷夾；案件過少時，同一檔案卷夾得置不同案名之案件，但需於其封面或卷脊標明，並於不同案名之案件間，予以適當之區隔或註記。

二十三、檔案管理人員裝訂檔案應注意下列事項： （一）各冊檔案厚度以三公分為原則。 （二）採棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之材質裝訂。 （三）裝訂應整齊結實，不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱讀。 （四）檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應標記檔號及收發文號後另行存置，並於原檔案案卷目次表註明媒體型式（包括紙本、照片、底片、圖表、工程圖、幻燈片、微縮片、地圖、磁片、光碟、錄音帶或電影片等）、數量及附件存放位置。

二十四、檔案管理人員就本院永久保存檔案應定期裝訂成冊，並與定期保存檔案分置存放。檔案之分置存放，依下列原則為之。 （一）按檔號大小順序，小者在左、大者在右，由左至右、由上至下，依序排列。 （二）珍貴檔案或不便直立檔案，得予平放。 （三）定期查檢檔案排架情形。 （四）檔案中具有特殊意義或歷史價值之文物史料，得立專案保管，並註記其檔號。但原案卷應放置抄本或影本，並於目次表註記原件存放位置。

二十五、檔案管理人員應將檔案之類別、年度、保存年限等項目，於檔案架、櫃適當位置處，設置簡明標示，以利檔案之保管與檢索。

二十六、檔案室保管之檔案，檔案管理人員應定期抽期；如有遺失、毀損等情形時，應即查明原因，並簽呈院長處理。