司法院檔案管理辦法 第 18 條

白話解讀

根據司法院檔案管理辦法第18條，調卷人員在調閱卷宗時，需要填寫調卷單上的年號、收發文字號、檔號、案號等欄位，並簽名蓋章，同時保留調卷單的核對根據。如果非承辦單位需要調閱卷宗，則需要獲得原承辦單位主管的同意。在歸還卷宗時，應該將原調卷單收回。 這個法規的目的是確保卷宗的調閱和歸還過程有明確的記錄，以便能夠追蹤卷宗的流向和確定誰負責調閱卷宗。這條法規的參考資料是司法院發布的《卷宗管理作業手冊》，該手冊提供了具體的操作指引和相關例子，以確保卷宗管理的準確性和透明度。 例如，如果某個法院的檔案管理人員需要調閱一個特定的卷宗，他們需要填寫調卷單上的相關欄位，例如該卷宗的年號、收發文字號、檔號和案號等。這些信息的填寫和簽名蓋章可以確保所有的卷宗調閱都有明確的記錄，並且可以追蹤到誰負責進行調閱。 此外，當非承辦單位需要調閱卷宗時，他們必須獲得原承辦單位主管的同意。這是為了確保卷宗的使用是符合法律程序和相關規定的。如果非承辦單位未經同意就調閱卷宗，這可能會導致卷宗的管理混亂和潛在的機密洩漏。 最後，在歸還卷宗時，應該將原調卷單收回。這是為了保證卷宗的歸還和後續處理能夠有明確的證據，並且可以追蹤到卷宗從哪個單位調閱出去，並確保卷宗的追蹤和管理的完整性。