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司法院檔案管理辦法

司法院 (以下簡稱本院) 檔案，由第一科檔案室統一編號集中管理。但各單位對承辦之案卷，為調用便利得自行分類編號，送交檔案室管理。

經本院收發編列總收發文號之文件除別有規定外，必須歸檔。各處、科、室收發之文件，亦得歸檔。

本院對歸檔案卷整理，準照行政院頒行之檔案分類目錄規定，分別門、類、綱、目，並依其所列阿拉伯數字為代號，填於卷面專欄，以示區分。但本院得視實際情形，簡化之。

為使承辦人員明瞭歸檔案卷之檔號案號，本院之公文經辦登記卡由收文人員複寫三聯單，其第一聯 (紅粉色) 送研考單位，第二聯 (黃色) 第三聯(白色) 附著於來文送各單位。第三聯 (白色) 由承辦人將處理情形填送研考單位。第二聯 (黃色) 連同公文送檔案室，俟編定檔號、案號後，將其號碼列入，再退還各單位承辦人，承辦人將號碼登入歸檔簿，以便照號調卷。創稿案件，由檔案室自行填寫登記卡第二聯，送交各承辦人登記。

本院各單位承辦人負責歸檔，設置歸檔簿，妥為保管。

檔案室建立檔案索引簿，索引簿以總收文號為準，無總收文號者以總發文號為準，無總發文號者，以各該單位發文號為準。並將每件公文之檔號案號填於索引簿號碼欄內，以利迅速調卷。

各承辦人員於經辦案件終結後，須歸檔時，應依該案進展連續情形整理文件，在各單位歸檔簿上，詳為填明各欄後，送檔案室簽收。

密件解密後歸檔。其久難解密必須歸檔者，應由承辦人員密封不記案由，另行編號歸檔，非經秘書長之核准，不得調閱。

雜項文件或僅以批「存」處理之文件，承辦人員依類歸檔。

檔案室簽收案卷，應注意左列事項： 一、收發文是否為原件。 二、本文與附件是否齊全。 三、文書處理手續上有無欠缺。 四、有無附送公文經辦登記卡。 五、有無污損或與本案無關文件。

檔案室對歸檔之案卷，應接補其破損，理平其皺折，以右上角為準，先後為序，整理齊正，然後裝訂成冊。

案卷整理後，應按文卷內容撰擬卷名，書寫卷面，繕製目錄，登記檔號案號於索引簿，並將填妥之公文經辦登記卡第三聯退還歸檔單位。

案卷依年編定檔號、案號，應登記於卷宗目錄表，並詳為核對無誤後，加貼封簽蓋用檔案室「封」字印章後，放入卷櫃。

檔案室編訂卷宗，應於卷面標明年號、檔號及案卷，檔號之編製按門、類、綱、目以次用數字代之，其前二位數字為門、第三位為類，小數後為綱，括號內為目。

存放檔案之倉庫 (或處所) 應注意清潔整齊，通風防濕，並設置防火防水防盜設備，不時散置藥物，以免鼠咬蟲蛀。

檔案管理人員對所保管之檔案，應妥善管理，隨時檢查，以策安全。

本院各單位調用案卷，應用調卷單。

調卷人員對調卷單所列之年號，收發文字號、檔號、案號等欄，均應填註明白，簽名蓋章，並留存根備查。非承辦單位調卷應經原承辦單位主管同意。歸還時，應將原調卷單收回。

調用檔案應按期送還，逾期檔案室得酌情催還，其仍須留用參考者，應以書面知復。

調用檔卷人，對調用之檔卷，應妥為保管，不得有拆封塗改或外借情事，檔案室收到送還之檔卷，應於檢查無誤後，仍放置原處。

檔案如有損失，應查明責任，報請議處。原承辦單位應依據各種簿冊紀錄及有關人員之記憶、補敘原案之大概內容，並向原案之來文受文機關查抄其全部內容，成立補抄檔案，經秘書長核准後，再行入檔。

檔案分左列三類保存之，如法令別有規定者，從其規定： 一、關係特別重要者，應永久保存。如法令規章之制訂，修正及解釋，院與院間之爭議機關之設立變更或撤銷，移交與印信案件，有關產權與重大興建工程文契，及歷史文件有關之案卷。 二、關係較重要而無須永久保存者，保存十年，如政策性文件，工作計畫與考核，有關案卷。 三、不屬前二款之尋常文件一律保存五年。 四、人民陳訴案件保存一至三年。 前項各款案件之保存期限，自結案之翌年起算。

檔案室對所保管之檔案，應每年清理一次，其應行銷燬者，應隨時清理，先查明檢出，編列擬銷燬檔案清冊，記明其案由，會該有關單位派員審查，並經秘書長複核，呈請　院長核定後會同主管單位實行銷燬，其銷燬之檔案清冊，應永久保存。

本辦法呈奉　院長核定後實施。