領務承辦人員應儘量蒐集其領務轄區內主管驗證機關、官員、公證人及公設翻譯人等之簽字及鈐印樣本，俾於受理驗證外國公文書時比對之用。 如無前項簽字及鈐印樣本可供比對，應依左列方式之一辦理： 一、要求各該簽字及鈐印須經其上級或主管機關驗證，直至該文件上之字及鈐印，有樣本可供比對。 二、照會駐在國主管機關查證。 申請驗證之文書係在中華民國未設駐外館處之國家作成，致我有權管轄之駐外館處無法依前二項程序驗證者，須先經文書制作國外交部或其他主管機關及我駐外館處所在地之該國使領館驗證。如無該等使領館官員之簽字及鈐印樣本可供比對時，並應先照會該使領館查證。
根據駐外館處文件證明辦法第 30 條的規定，領務承辦人員在受理驗證外國公文書時，應儘量蒐集其領務轄區內主管驗證機關、官員、公證人及公設翻譯人等之簽字及鈐印樣本，以便進行比對。如果沒有這些樣本可供比對，則可以依以下兩種方式之一辦理： 1. 要求該簽字及鈐印須經其上級或主管機關驗證，直至該文件上之字及鈐印有樣本可供比對。 2. 照會駐在國主管機關查證。 如果申請驗證的文書是由中華民國未設駐外館處的國家作成，使我駐外館處無法依上述兩種程序進行驗證，則需要先經由文書制作國的外交部或其他主管機關以及我駐外館處所在地的該國使領館進行驗證。如果沒有該等使領館官員的簽字及鈐印樣本可供比對，則還需要先照會該使領館進行查證。 參考資料：《駐外館處文件證明辦法》
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